Två kvinnor som tittar i en skrivbok och diskuterar.

Inflytande och delaktighet. Använd papper och penna när ni planerar ett nytt IT-system. Då blir det lättare att ta vara på medarbetarnas behov och erfarenheter.

Foto: Maskot/TT

Så kan medarbetarna bidra till bättre IT-system

Det går att skapa IT-system som gör jobbet enklare och bidrar till ett friskare arbetsliv. Men då behöver medarbetarna få vara med tidigt i processen. Experten Jan Gulliksen ger sina bästa tips.

När en verksamhet står inför förändringar ska medarbetarna få information om planerna och möjlighet att säga sin mening. Men av någon anledning sker det inte så ofta när det gäller IT-systemen.

Upphandling av nya system sköts av IT-enheter och upphandlingsfunktioner, fjärran från medarbetarnas vardag på jobbet i till exempel hemtjänsten eller sjukvården. Redan där sker det första snedsteget. Men så behöver det inte bli, enligt Jan Gulliksen som är professor i människa-datorinteraktion på Kungliga Tekniska högskolan, KTH.

Han är även en av författarna till boken Digitaliseringen och arbetsmiljön, och har studerat digital arbetsmiljö inom offentlig sektor under lång tid.

Boken handlar om hur man kan utnyttja digitaliseringen för att bidra till ett effektivare och friskare arbetsliv.

Ta vara på medarbetarnas erfarenheter

När man skaffar ett nytt system är målet att det blir användbart. Precis som vid annan verksamhetsförändring är medarbetarnas erfarenheter viktiga för att nå målen. Arbetsmiljölagen och andra föreskrifter från Arbetsmiljöverket gäller även för den digitala arbetsmiljön.

Porträttbild på Jan Gulliksen.– Användbarhet är en förutsättning för att systemen ska stödja arbetet som det är tänkt. Då måste det begreppet uttryckligen finnas med redan när man specificerar kraven vid en upphandling, menar Jan Gulliksen.

Annars riskerar man att få ett system som inte uppfyller behoven.

– Och för att förstå vad som behövs måste man börja på arbetsplatsen. Därför är det viktigt att ställa krav på hur processen fram till ett nytt IT-system ska gå till.

Första steget är att utvecklarna av det nya systemet studerar det arbete som programmet eller appen ska stödja. Om till exempel hemtjänsten eller sjukvården behöver ett nytt digitalt stöd är det enligt Jan Gulliksen klokt att börja med att göra riktiga studier av medarbetarnas jobb.

– Det är inte alltid så lätt att veta själv hur man jobbar. Därför är det bra att få någon utifrån som observerar. Utvecklarna behöver även bygga kunskap om vilka behov som kan väntas framöver i form av nya rutiner eller regelverk.

Rita med papper och penna

När utvecklarna kommit så långt är det dags att börja involvera användarna.

– Rita med papper och penna. Tekniker och användare tillsammans. Man behöver inte ens ha byggt ett system för att börja testa, det kan vara ritat på papper och användaren kan förklara var den skulle klicka.

Varför är det viktigt att användarna blir involverade?

– Användarna begriper ofta inte teknikernas språk och kan känna sig väldigt utanför. Men när man jobbar med papper och penna blir det mer konkret för alla. Då förstår även teknikern vad användarna vill ha. En annan aspekt är att om det tidigt ser ut som ett färdigt system kan användaren tro att det är färdigt och inte våga kritisera för att det kanske redan kommit för långt.

Skyddsombudens roll

Nya digitala stöd kan påverka arbetsmiljön. Då är det självklart att skyddsombuden är med när systemen tas fram. Eller?

– Skyddsombud är jättebra att ha med i processen. Men skyddsombudens deltagande ska inte ersätta användarnas direkta inblandning i utvecklingsarbetet. Det är användarna som är experterna på sitt arbete och de som är bäst skickade att delta i design och utveckling. Skyddsombuden är också viktiga, men spelar en annan roll och ska inte ersätta användarna.

Digitala skyddsronder är ett verktyg för att utvärdera den digitala arbetsmiljön.

– Men det är inte nödvändigtvis skyddsombuden som ska påläggas detta ansvar, utan snarare en kollegialt sammansatt grupp av medarbetare med kompetens att förstå arbetet mer i detalj.

Utbildning är också viktigt

Användarna behöver dessutom få utbildning i de nya systemen. Det finns mycket att vinna på att användarna även är med och utformar utbildningarna.

– Designa utbildningsprogrammen samtidigt som systemen tas fram. Då kan ni hitta fel som kan rättas till.

Vad betyder det för medborgarna om den digitala arbetsmiljön inte fungerar i till exempel skola, hemtjänst och hälso- och sjukvård?

– Det kan få massor av konsekvenser och skapa en ineffektiv verksamhet. Medarbetarna kan få ägna mer tid åt systemet istället för åt människorna som verksamheten är till för. Och vad händer när medarbetaren på grund av dåliga IT-system känner sig stressad och otillräcklig?

Text: Anna Norrby, 04 juni 2019

Senaste artiklar

Samverkan gav svalare somrar på boenden

När fem äldreboenden i Vänersborg skulle byggas om, involverades personalen i processen redan från början – långt innan byggstart. Det har lett till mindre stress, sänkta sjuktal och behagligare inomhustemperaturer…

Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om…

Reflektionsstöd svetsar samman gruppen

Fyra korta reflektionsfrågor, i början och slutet av varje arbetspass. Det är en metod som används i Region Östergötland för att skapa tydlighet, lyfta svåra frågor och svetsa samman vårdlag.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Handbok för återhämtning

Pressad vårdpersonal behöver återhämtning för att orka. Även små förändringar i rätt riktning är viktiga. Nu har forskare skrivit en...