Riskbedömningar är ett sätt att förbättra arbetsmiljön. Men hur många gör dem vid förändringar i den digitala arbetsmiljön? Nu har Göteborgs stad tagit fram checklistor för chefer och skyddsombud inför upphandling och införande av nya IT-system i staden.
– De standardmallar som finns för riskbedömningar ger inte mycket stöd för att bedöma den digitala arbetsmiljön, eftersom de är väldigt allmänt hållna. Vi tyckte att vi behövde tydligare frågeställningar, säger David Lönnbark, projektledare på Intraservice i Göteborgs stad.
Checklistorna har tagits fram inom ramen för en handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön på flera sätt inom äldreomsorgen i staden.
En del av den handlingsplanen handlar om att införa och förändra arbetssätt för att säkerställa en bra arbetsmiljö när staden ska upphandla och införa nya IT-stöd och tjänster inom äldreomsorgen. Eftersom Intraservice är den enhet inom Göteborgs Stad som stöttar övriga förvaltningar med IT-lösningar, blev det deras uppgift att ta fram ett sådant stöd.
David Lönnbark berättar att det från början inte var bestämt exakt vad som skulle bli resultatet av projektet.
– Men att göra riskbedömningar när det ska ske förändringar är något som vi visste påverkar arbetsmiljön positivt.
Tre olika riskbedömningar
Projektet landade alltså i att ta fram tre olika riskbedömningar. En för förstudier av nya IT-system, alltså innan upphandling, en för själva upphandlingen och en tredje när ett projekt ska göra ändringar eller uppdateringar av IT-system som är igång.
Alla tre riskbedömningarna är i formen av checklistor med frågor som ska hjälpa organisationen att identifiera olika typer av risker. De har också skapat en modell för att mäta både önskade och oönskade effekter. Dessutom kan checklistorna användas för alla IT-system inom Göteborgs Stad, inte bara de som ska användas av äldreomsorgen, förklarar David Lönnbark.
Fokus när man gör förändringar i den digitala miljön ska alltid vara nyttan för användaren. Det förklarar Sara Lerén, användbarhetsexpert från företaget Inuse, som har hjälpt Göteborgs stad med projektet.
– Syftet med riskbedömningarna är att få syn på när det finns en risk att nyttan för användarna blir försämrad eller när det inte blir någon nytta alls. Det är vanligt att man bara fokuserar på funktionella krav, som ofta är väldigt tekniska. Om teknikkraven är uppfyllda, men inte ger någon nytta för användaren så är det inte tillräckligt bra, säger Sara Lerén.
Workshops med personal
I arbetet med att ta fram checklistorna har projektteamet tittat på både lyckade och misslyckade projekt för att lära av dem. Misslyckade projekt är sådana där användarna i slutändan har drabbats negativt.
– Inget IT-stöd skapar automatiskt nytta för verksamheten. Nyttan sker först när IT-stödet hjälper användarna i deras arbetsuppgifter. Tyvärr saknar beställaren av de digitala systemen ofta just den insikten, säger Sara Lerén.
Det är lätt att underskatta vad det innebär att införa ett nytt digitalt verktyg. Det kräver ett förändringsarbete hos mottagaren av verktyget för att få full nytta av det, menar hon.
För att få fram bra frågor i checklistorna har David Lönnbark och projektteamet haft flera workshops med personal och fackliga representanter inom olika verksamheter, som är med, och har varit med, när man fört in nya IT-system i deras verksamheter.
I stadsdelsområdet Västra Hisingen i Göteborgs Stad har hemtjänsten infört två nya IT-system i ett pilotprojekt under våren. I de projekten har personal och ledning gjort riskanalyser på IT-systemen utifrån samma modeller som de använder vid förändringar i den fysiska arbetsmiljön. De risker som deltagarna såg där har nu David Lönnbarks projekt använt för att förbättra de nya checklistorna för den digitala arbetsmiljön.
Bra med specifika checklistor
Kalle Fredriksson, enhetschef inom stadsdelsområdet Västra Hisingen, tror att särskilda checklistor för IT-system gör att det går snabbare att identifiera risker.
– Det är jätteviktigt att det finns en samsyn och gemensamma ord och begrepp när personer från olika funktioner i verksamheten ska göra en riskanalys. Det hjälper checklistorna till med, säger Kalle Fredriksson.
Helen Eriksson jobbar på hemtjänsten inom Västra Hisingen och är Kommunals representant i pilotprojektet för de nya IT-systemen. Hennes erfarenhet är att nya digitala verktyg ofta införs väldigt snabbt. Det har gjort att de inte alltid blir så genomtänkta vilket sedan skapar problem för henne och hennes kollegor när de ska använda dem.
– Jag tycker att det är bra med specifika checklistor att utgå ifrån. De hjälper till att hitta risker som vi kanske inte tänker på eller som vi har glömt sedan förra gången man införde ett nytt IT-system, säger Helen Eriksson.
Suntarbetsliv kommer i höst att lansera ett verktyg till stöd för den digitala arbetsmiljön, som delvis bygger på checklistorna i Göteborgs stad.