Hur upphandlar man IT-system som ger en god arbetsmiljö för dem som arbetar med systemen? Och hur sjösätter man systemen på ett sätt som leder till bättre arbetsmiljö? Sådana frågor studerar en grupp forskare i ett nytt projekt. De följer en stor IT-upphandling i Kungsbacka kommun.
IT-system som inte är anpassade till arbetet kan skapa stress, frustration och merarbete. De ger en dålig digital arbetsmiljö för användarna, på samma sätt som exempelvis krånglande datorer eller brist på datorer på arbetsplatsen. Att köpa in ett nytt IT-system till en verksamhet är oftast en stor och komplicerad process.
I ett nytt forskningsprojekt, som stöds av AFA Försäkring, ska en grupp forskare nu studera hur offentliga organisationer kan utforma och upphandla IT-system på ett sätt som ger bättre arbetsmiljö för dem som ska arbeta med systemen. Forskarna ska också undersöka hur man kan organisera och styra införandet av nya IT-system – med användarnas arbetsmiljö för ögonen.
Projektet är tvärvetenskapligt och leds av Jörgen Johansson, lektor i statsvetenskap vid Högskolan i Halmstad. Där ingår också tre andra forskare från samma högskola: Mats Holmquist, arbetsvetenskap, samt Michel Thomsen och Maria Åkesson, informatik.
– Vår ingång är arbetsmiljöaspekterna, säger Jörgen Johansson. I grunden ger ju den digitala utvecklingen något slags hjälp, men det finns också mycket stress kopplad till IT-system. Det har till exempel fackförbundet Vision visat i sina undersökningar.
Följer upphandling i Kungsbacka
Jörgen Johansson och hans forskarkolleger följer som konkret exempel utbildningsförvaltningarna (Förskola/Grundskola och Gymnasium/Vuxenutbildning) i Kungsbacka. Där pågår upphandlingen av IT-system för både administrativa och pedagogiska frågor. I kommunen går upphandlingen under namnet Projekt Användbar.
Hittills har forskarna intervjuat medarbetare som ska använda IT-systemen, enskilt eller i fokusgrupper. Lärare, administratörer, chefer, fackligt förtroendevalda och personer som ingår i upphandlingsgruppen har kommit till tals. Huvudfrågorna har varit: Vad menar ni med en god digital arbetsmiljö? Och vilka aspekter av systemen påverkar arbetsmiljön?
Det finns alltid en risk att IT-system skapar arbetsmiljöproblem, menar Jörgen Johansson. Komplexa IT-system skapar ofta frustration hos användarna. Ett vanligt misstag är att överutnyttja de möjligheter att samla in information som systemet ger, säger han.
Tar tid från kärnuppgifter
– Man lägger in uppföljningar av nyckeltal och skapar olika slags instrument. Lärare kan hela tiden få uppmaningar att fylla i uppgifter i systemet, trots att det kanske inte behövs. Risken är att det tar mycket tid för medarbetarna, till exempel från lärarnas arbete med pedagogiska frågor.
Forskarna har också gjort en översikt över vilken kunskap som finns att hämta från forskningen om IT-system, upphandling och digital arbetsmiljö. Den ska under hösten presenteras för de lokala företrädarna. I nästa steg ska de följa och analysera implementeringen av de nya systemen i Kungsbacka, i nära samverkan med kommunen.
Forskningsprojektet ska pågå till i mitten av 2018. Avsikten är att arbetet ska utmynna i förändringsstrategier, arbetsmetoder och konkreta råd, som andra ska kunna ha nytta av.
– Tanken är att det ska kunna bli en spridningseffekt. De erfarenheter som finns ska dokumenteras, vi skriver en rapport och vi räknar med att anordna ett nationellt seminarium för att sprida erfarenheterna, säger Jörgen Johansson.
Användarvänlighet väger tungt
Arbetsmiljöaspekterna fanns med redan från början av upphandlingsprocessen i Kungsbacka, beskriver Anders Alverstrand, projektledare i förvaltningen Förskola och grundskola. Arbetet inleddes med en analys av hur dagens IT-system fungerar, hur olika personalgrupper arbetar med dem, vad som behöver förbättras och vilka behov de nya systemen ska uppfylla.
– Meningen är att det ska bli mer lätthanterligt och användbart med de nya systemen. De ska fokusera på kärnverksamheten. Det är en viktig arbetsmiljöfråga, säger Anders Alverstrand.
Bilden av verksamhetens behov, önskemål och krav blev grunden för förvaltningens underlag till de företag som ville lämna anbud. Frågan om användarvänlighet kommer att väga mycket tungt när kommunen väljer leverantör av IT-systemen, beskriver Anders Alverstrand. Tanken är att systemen ska införas under hösten och börja användas nästa år.
– Vårt upphandlingsprojekt ligger lite före forskningsprojektet, men vi har ändå nytta av forskningen under resans gång i och med att vi får ett inflöde av kunskap till vår process. Det finns också ett större perspektiv. Vi kommer att ha nytta av forskningsresultaten vid nästa upphandling, säger han.