På Blekingesjukhuset pågår just nu en total genomgång av den digitala arbetsmiljön med hjälp av IT-ronder. En satsning som kostar pengar – men som redan har sparat tid och gett mer arbetsro för läkare, sjuksköterskor och andra yrkesgrupper på sjukhuset.
– Det här har varit ett jättelyft för oss, och vi är oerhört nöjda, säger Anna Fridolfsson, avdelningschef på kirurgkliniken.
Avdelningarna 48 och 49 ligger intill varandra, med omkring 24 patienter på varje. I korridorerna rör sig anhöriga och vårdpersonal, och till de flesta salar står dörrarna öppna. Här finns mycket teknik som ska fungera för att patienterna ska få vård i rätt tid och personalen slippa bli stressad.
Anna Fridolfsson visar runt och berättar om några förbättringar som gjorts med hjälp av IT-ronderna.
– Vi har fått nya datorer, och till våra läkemedelsvagnar har vi fått datorer med större skärm. Nu fungerar datorerna bättre efter våra behov, säger hon.
Sjuksköterskorna har också fått vara med och prova ut olika tillbehör, som avtorkningsbara tangentbord för att inte riskera smitta mellan rummen när de går runt med vagnarna.
Flera av de som arbetar på avdelningen har också fått skräddarsydda instruktioner i hur man kan spara tid genom att till exempel logga in på sin mail direkt, istället för att gå en omväg via webben.
Inne i ett mötesrum pågår en läsrond – det är nästa skift med sjuksköterskor som sitter vid bärbara datorer och läser in sig på patienternas journaler. Det här rummet hade tidigare flera stationära datorer, vilket ofta orsakade problem med den trådlösa uppkopplingen.
– De bärbara datorerna gör att vi kan flytta dem till andra utrymmen. Nu fungerar uppkopplingen bra, säger Anna Friberg.
Grund för mer regelbundna kontroller
Det är systemanalytikern Sten-Åke Gustavsson och IT-teknikern Jeanna Lindblom som tillsammans har börjat gå igenom tekniken på sjukhusets 16 kliniker. Tanken är att den här första genomgången ska bli en grund för att arbeta mer systematiskt med den digitala arbetsmiljön i fortsättningen.
– Planen är att de här IT-ronderna i fortsättningen ska genomföras varje år. Och då blir det säkert lättare nästa gång, säger Sten-Åke Gustavsson.
It-ronderna kom till efter en lång tid av allt större frustration inför krånglande IT-teknik bland läkare, sjuksköterskor och andra yrkesgrupper på sjukhuset. Sten-Åke Gustavsson har full förståelse för den frustrationen.
– Det är inte bara tiden det tar för folk när de till exempel blir utloggade och måste logga in gång på gång, eller när apparatur inte fungerar. Folk blir stressade och mår dåligt, och det kan gå ut över arbetskamrater och patienter.
IT-rond i tre steg
Sten-Åke Gustavsson och Jeanna Lindblom har tillsammans utarbetat en modell som de nu använder på avdelning efter avdelning, efter lite omprövningar i början. IT-ronden består nu av tre delar.
Först går Jeanna Lindblom in och byter ut alla äldre datorer mot nya, uppgraderar program och ser över möss, tangentbord och andra tillbehör. TV-skärmar, telefoni och andra fullt synliga problem tar hon tag i direkt.
– Det jobbet brukar ta två till fyra veckor, konstaterar Jeanna Lindblom.
Tre veckor efter den här första uppfräschningen skickar de ut en enkät för att fånga upp de förbättringar av den digitala arbetsmiljön som personalen på avdelningen fortfarande tycker behövs.
I nära anknytning till enkäten bjuder de också in till ett möte på avdelningen. För att få med så många medarbetare som möjligt brukar mötena ske i skarven vid ett skiftbyte på eftermiddagen. På det mötet kan medarbetarna berätta fritt vad de skulle vilja ha för ytterligare förbättringar.
– Det kan bli ganska otrevliga möten till en början, för det finns mycket ilska inför allt IT-krångel ute på avdelningarna. Men när man är klar trekvart senare brukar folk vara rätt nöjda, eftersom vi har lyssnat på dem och tagit deras synpunkter på allvar för kanske första gången, säger Sten-Åke Gustavsson.
I ett tredje steg skuggar också han och Jeanna Lindblom tillsammans ett par medarbetare, främst läkare, på varje avdelning. Då kan de se med egna ögon vad som kan förbättras när det gäller den digitala arbetsmiljön.
– Det är inte så lätt för den som inte är IT-expert att förstå vad som kan bli bättre. Ofta har man gått med någon hemgjord lösning i flera år innan vi nu kommer in i bilden, säger Sten-Åke Gustavsson.
Bred styrgrupp
Allting går inte att lösa med nya skärmar och tangentbord. Dataprogram som inte fungerar fullt ut kräver kanske en dialog med tillverkaren, eller rent av att sjukhuset byter ut programmet mot ett annat i en upphandling.
För sådana problem krävs beslut på en annan nivå. Numera finns det en naturlig instans för den här typen av frågor – en styrgrupp där det sitter representanter för både sjukhusets ledning och den enhet som heter Landstingsservice, och där IT-enheten och enheten för systemförvaltning hör hemma.
Styrgruppen bildades våren 2016 som en del av ett större förbättringsarbete mellan sjukhuset och Landstingsservice, efter en tillsyn från Arbetsmiljöverket av arbetsvillkoren för första linjens chefer på sjukhuset. Arbetsmiljöverkets inspektör krävde förbättringar för första linjens chefer på en rad områden. Ett av kraven gällde ett tydligare stöd för cheferna vad gällde den digitala arbetsmiljön.
Arbetsmiljöverkets krav blev startskottet för de IT-ronder som Blekingesjukhuset och Landstingsservice nu gemensamt genomför.
IT-utvecklingen påverkar
Birgitta Friberg, verksamhetschef för anestesikliniken, ingår i styrgruppen. Hon har varit engagerad i arbetet med både en handlingsplan för första linjens chefer i stort, och arbetet med den digitala arbetsmiljön.
Blekingesjukhuset har kommit en bra bit på väg, men det finns en del kvar att göra, menar hon.
– Den digitala världen påverkar oss mer och mer, och vi måste ta det på allvar och lära oss hantera den, säger Birgitta Friberg.
Några saker på listan är att se till att varje avdelning i fortsättningen har en kontaktperson för IT-frågor,där personen fungerar som en länk mellan den egna verksamheten och IT-enheten. Birgitta Friberg vill också ha ett system för att kunna följa de ärenden man själv har hos IT, för att bland annat kunna se när en felanmälan ska åtgärdas och vem som är ansvarig.
IT-frågan behöver också lyftas in som en egen punkt på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper, menar Birgitta Friberg.
– Att IT-systemen fungerar är både en arbetsmiljö- och patientsäkerhetsfråga, och den är lika viktig i båda fallen, säger hon.