Barn- och ungdomsenheten i Nässjö sätter poäng på arbetstyngden i socialsekreterarnas jobb. Arbetstyngdsmätning är ett sätt att försöka mäta enskilda medarbetares arbetsbelastning. Balansen i organisationen mellan uppdrag och resurser blir också synlig.
Michelle Ryan är socialsekreterare och jobbar inom socialtjänstens ungdomsgrupp i Nässjö. Varannan månad fyller hon i en digital blankett om sitt arbete. Blanketterna är grunden i den regelbundna mätning av arbetstyngden som barn- och ungdomsenheten gör sedan två år tillbaka.
Lite förenklat går det till så, att Michelle Ryan och de andra cirka 40 socialsekreterarna prickar i hur många pågående ärenden de har, och vad de gäller. Vissa ärenden brukar vara lättare, som att skriva ett yttrande till domstol. Andra är mer krävande, till exempel att följa upp placeringen av en ung person i ett familjehem.
På blanketten anger Michelle Ryan också hur hon själv upplever sin arbetsbelastning – med en siffra från ett till fem. Hon skriver in att hon har drygt två års yrkeserfarenhet, att hon jobbar heltid och noterar dessutom sitt flextidssaldo. Hon tar även upp utredningar som hon ännu inte har hunnit börja skriva, eller som dragit ut för mycket på tiden.
– Det är väldigt enkelt, och tar kanske en kvart att göra, säger Michelle Ryan.
Hon behöver inte börja från noll varje gång. Ganska många ärenden kan hon föra över från den förra rapporten, även om de flyttar sig framåt i hennes arbetsprocess.
Ärenden poängsätts
Den ifyllda blanketten går sedan till hennes närmaste arbetsledare, som kompletterar den med poängsiffror och lägger in dem i en excelfil.
Poängen bygger på hur tidskrävande olika slags ärenden erfarenhetsmässigt brukar vara. Till exempel ger arbetet med ett yttrande 3 poäng i Michelle Ryans sammanställning. Uppföljningen av en familjehemsplacering ger 10–14 poäng, beroende på restiden mellan arbetsplatsen och familjehemmet.
För en heltidsarbetande socialsekreterare, som har mer än fem års yrkeserfarenhet, anses 150 poäng vara en normal arbetstyngd. Motsvarande siffra för dem som arbetat tre–fem år i yrket är 138 poäng. För Michelle Ryan, som har jobbat i mindre än tre år, gäller 126 poäng. För socialsekreterare som arbetat kortare tid än ett år, är siffran 120 poäng.
Dialog om resultatet
Michelle Ryan och hennes närmaste arbetsledare har regelbundna genomgångar, där de följer upp de utredningar och insatser som hon arbetar med. Då går de också igenom arbetstyngdsmätningen.
– Man kan filtrera på olika sätt och se hur det har sett ut för mig över tid, med poängen och flexsaldot till exempel. Det blir väldigt tydligt hur man ligger till, och vi kan prata om vad det beror på, säger Michelle Ryan.
Hon tycker att samtalen har gett henne bättre kontakt med sina chefer.
– Jag uppskattar att vi har en dialog om arbetssituationen. De är tydliga med att de tar ansvar och att de är rädda om oss socialsekreterare.
Det är en fördel att arbetsledaren – inte varje medarbetare – sätter poäng på arbetstyngden, utifrån en bedömningsnyckel, anser hon. Det ökar likvärdigheten.
Göteborgsmodell är grunden
Modellen för att mäta socialsekreterarnas arbetstyngd utvecklades först i Göteborg. Forsknings- och utvecklingsavdelningen inom Region Jönköping byggde vidare på det göteborgska arbetssättet. Flera kommuner i regionen gör nu arbetstyngdsmätningar.
I Nässjö har Angelica Florin, enhetschef inom barn- och ungdomsenheten, och Jon Rydholm, avdelningschef för myndighetsutövning inom socialtjänsten, varit drivande i arbetet.
Det fanns flera motiv till satsningen. Främst handlade det om arbetsmiljö, personalomsättning och rekryteringsbehov.
Modellen värnar om arbetsmiljön och medarbetarna.
– Modellen värnar om arbetsmiljön och medarbetarna, men också om kvaliteten i arbetet och om rättssäkerheten, säger Jon Rydholm.
Han fortsätter:
– Den tvingar oss, på ett positivt sätt, att vara i de här frågorna, värdera, prioritera och hitta lösningar. Vi har skaffat oss ett verktyg för att skjuta oss själv framåt. I kommunernas socialtjänst har man ofta tänkt att en ökning av antalet ärenden inte får några konsekvenser, man ska bara lösa det. Nu ser vi: nej, det måste ges rimliga förutsättningar.
Tydliga färgmarkeringar
Systemet innehåller färgmarkeringar, som visar olika nivåer av arbetsbelastning. Det går från blått – ”för lite att göra” – via grönt, gult och orange upp till rött – ”alldeles för mycket”. Genom att filtrera kan man se hur arbetstyngden sett ut för olika tidsperioder på individnivå, för grupper och för hela organisationen.
– För vissa vet man varför det ser ut som det gör, och att det är en tillfällig situation. För andra är det inte tillfälligt. Situationen löser sig inte om vi inte får mer resurser, eller omfördelar arbetet, säger Angelica Florin.
Ibland kan chefen behöva lyfta bort arbetsuppgifter, eller se till att den anställda får fredad tid att jobba ikapp, beskriver hon.
Det är också viktigt att prata om sådant som sticker ut. Till exempel om medarbetare känner sig mycket pressade, trots att de inte har särskilt höga poäng.
– Eller om någon har en jättehög arbetsbelastning, som lyser rött, men ändå säger att situationen är okej, säger Jon Rydholm. Har man då förstått helheten i vad man ska göra? Eller har man hamnat så i bakvattnet att man rationaliserat bort den löpande journalföringen till exempel?
Samtalet är viktigast
Arbetstyngdsmätningen är alltså tänkt att leda till samtal mellan chefen och den anställda. Det är den största vinsten, anser Jon Rydholm.
– Ju enklare det är att visa resultatet på individ-, grupp- och organisationsnivå, desto mer intressant kommer det att vara för chefer och medarbetare att använda modellen i vardagen.
Angelica Florin brukar visa enhetsstatistik på arbetsplatsträffarna. Det blir ett bra avstamp för diskussioner.
Mycket rött förra året
För helåret 2017 visade mätningen ett stort inslag av rött för hela enheten.
– Den bilden var ganska oroande, säger Angelica Florin. Den visade en belastad organisation.
Förra året var utmanande när det gällde bemanningen, men det har blivit bättre, konstaterar hon. Och verktyget för arbetstyngdsmätning spelar en viktig roll i sammanhanget.
– Vi har använt det genom hög delaktighet och transparens. Vi har arbetat målmedvetet med att planera personalbehovet utifrån mätningen, även om det är en utmaning att rekrytera socialsekreterare idag.
Underlag för politikerna
Socialtjänstens arbetstyngdsmätning ger ett faktaunderlag inför politiska beslut. Det blir lättare för politikerna att få en bild av balansen mellan uppdrag och resurser i socialtjänsten.
Både Jon Rydholm och Angelica Florin tycker att politikerna har blivit mer medvetna om socialtjänstens behov. Det har gjort att verksamheten har fått utrymme i budgeten för ökad bemanning.
Nu, i augusti 2018, har man den bemanning som uppdraget kräver, enligt Angelica Florin. Det finns till och med lite extra luft i systemet.
– Det gör mig som chef stolt, glad och tacksam, säger hon. Arbetstyngdsmätningen visar än så länge inga röda siffror efter sommaren. Nu ligger många medarbetare på grönt, eller till och med blått, eftersom vi har haft ett lågt inflöde av ärenden.
