Socialtjänsten runt om i landet får allt fler ärenden. Men vid utredningsenheten i Hässleholm har stressen minskat. Där har man numera en hållbar arbetsmiljö med hjälp av fler chefer, mindre arbetslag och en veckoindelning av arbetsuppgifterna.
För några år sedan var läget vid enheten ganska pressat. Personalomsättningen och sjuktalen var höga. Många anställda var stressade.
– När jag kom hit i september 2020 möttes jag av en hög stressnivå och en känsla av bristande kontroll, berättar Petter Hector, verksamhetschef vid socialtjänsten i Hässleholm.
Tidigare arbetade han i Landskrona där socialtjänsten bland annat hade en högre chefstäthet. Han ville pröva en liknande organisation på sin nya problemtyngda arbetsplats.
Fler chefer och mindre team
I mars 2021 genomförde utredningsenheten en organisationsförändring som innebar att de två arbetslagen blev fyra stycken, att antalet chefer fördubblades och att arbetet fick en tydligare struktur.
De drygt 20 medarbetarna var tidigare uppdelade i två arbetslag med en chef och en så kallad specialist till vardera laget. Fördelningen av arbetsuppgifter och ansvar mellan cheferna och specialisterna var inte helt tydlig. De bägge enhetscheferna hade ansvar för budget, medarbetare och arbetsmiljö. Specialisterna var två erfarna socialsekreterare som läste utredningar, följde upp insatser, gav stöd och handledning och hjälpte till med praktiska saker som poliskontakter och att skriva utredningar.
Tanken var att specialisterna skulle avlasta cheferna. Men systemet ledde till dubbelarbete och förvirring. Det hände också att specialisten och chefen fattade olika beslut eller inte hade samma synsätt i en viss fråga.
– Det var inte alltid klart vem, specialisten eller chefen, som gjorde vad, säger Yvonne Mattsson, en av fyra enhetschefer vid utredningsenheten.
Mer närvarande chefer
Enhetens ärenden är ofta komplicerade. De handlar om barn och unga och kan i slutändan landa i exempelvis en placering på ett boende. Förutom att det nu är tydligare vem medarbetarna ska vända sig till när de har frågor om ett ärende så har varje chef färre medarbetare och behöver inte ha koll på lika många ärenden.
– Man fick chefer som var närvarande och det sänkte stressnivån hos alla, säger Petter Hector.
Att arbetslagen är mindre och bara består av fem-sex personer underlättar också.
– Det gör att vi samarbetar mer med varandra och kan varandras ärenden. Då blir det också lättare att hoppa in och täcka upp om någon blir sjuk, säger Matilda Johansson, skyddsombud och socialsekreterare.
Ny struktur för arbetet
Utredningsenheten har också styrt om arbetsflödet till en tydligare struktur där arbetslagen veckovis arbetar med olika arbetsuppgifter. Det gör de i fyraveckorsperioder. Ett av de fyra arbetslagen har alltid jourvecka där de tar in nya ärenden. Då kan de andra tre lagen arbeta ostört. Efter jourveckan följer tre veckor där arbetslaget kan arbeta i fred med sina egna ärenden.
– Det innebär att man i princip är fredad från att ta emot inkommande ärenden och från att gå in i akuta situationer eftersom teamet som har jourvecka hanterar det, säger Yvonne Mattsson.
Att kunna arbeta ostört med sina ärenden och ha färre bollar i luften har sänkt stressnivån hos socialsekreterarna. Stressen har minskat även för cheferna. De har färre medarbetare under sig, färre ärenden att ha koll på och bättre kontroll över vad de ska göra. När cheferna hinner med sitt arbete bättre blir de mer tillgängliga för medarbetarna.
Färre är sjukskrivna eller vill byta jobb
Omorganisationen har lett till tydliga och positiva resultat. Personalomsättningen, sjukskrivningarna och övertidsuttaget har minskat. Att det inte är lika många nyrekryteringar innebär också en ekonomisk besparing.
Arbetsmiljön får bättre betyg i de senaste medarbetarundersökningarna och i OSA-enkäterna, som mäter den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Dessutom har förändringarna lett till bättre kvalitet för klienterna. Utredningstiderna är kortare och beslut fattas snabbare när socialsekreterarna inte är lika stressade.
– Besluten är mer avvägda och kommer varken för tidigt eller för sent, som de lätt gör vid tidspress, säger Petter Hector.
Det här är det bästa sättet att arbeta på som jag stött på under mina tjugo år i socialtjänsten
Verksamhetschefens, enhetschefens och skyddsombudets gemensamma bild är att stressen minskat. De menar att det beror på ökad kontroll över arbetet, mer tillgängliga chefer och ett bättre flöde av inkommande ärenden, utredning och insatser.
– Det här är det bästa sättet att arbeta på som jag stött på under mina tjugo år i socialtjänsten, säger Yvonne Mattsson.
