På Fysioterapimottagningen på Östra sjukhuset i Göteborg är alla arbetsplatsträffar olika varandra. Ett team förbereder varje möte med engagerande frågor. Bikupor och cafémodellen är knep för att skapa levande diskussioner.
I gymnastiksalen där fysioterapeuterna på Östra sjukhuset i Göteborg tränar patienter är det dags för månadens arbetsplatsträff. Enhetschef Sara Lundqvist och några ur deras så kallade APT-team är på plats lite innan övriga medarbetare för att ställa ut stolar i en stor halvcirkel framför whiteboarden.
På väggarna vid sidan om whiteboarden sitter tre stora ark täckta med post-it-lappar. De är resultatet från förra arbetsplatsträffen då de började jobba med temat Hållbart arbetsliv, som de kommer att diskutera på olika sätt under vårens APT. Enheten har haft stor personalomsättning med bland annat mycket föräldraledigheter. Det har gjort att de är en grupp med många unga medarbetare som har kort erfarenhet av arbetslivet.
— Vi tycker att det finns behov av att prata om de utmaningar som arbetslivet kan innehålla och hur de påverkar en. Vi ville ta tillfället i akt att ge oss tid att reflektera kring vad som är viktigt för att få ett hållbart arbetsliv och en attraktiv arbetsplats. Det är nyttigt för alla, oavsett arbetslivserfarenhet, säger Sara Lundqvist.
APT-teamet förbereder
Innan mötet har APT-teamet förberett frågor som gruppen gemensamt ska diskutera. APT-teamet består av fyra medarbetare och Sara Lundqvist. För henne blir det ett sätt att stämma av frågeställningar som hon tänker är bra att ta upp, och få feedback på det från medarbetare, så att det som de väljer att ta upp känns viktigt och relevant.
Snart fylls stolarna i gymnastiksalen och det sorlas och dricks kaffe ur medhavda muggar. Vid whiteboarden tar APT-teamet till orda och förklarar hur dagens träff är upplagd.
Efter en inledande sammanfattning om den förra träffen berättar de att ämnet idag är medarbetarskap och anställning. På ett papper som delas ut till alla finns några frågor som de ska diskutera och de börjar med medarbetarskap.
Men först får var och en fundera enskilt under fem minuter, innan det är dags att sätta sig i så kallade bikupor. Med det menas att diskutera i smågrupper om fyra till fem personer. Gruppen ska tillsammans enas om sju ord som beskriver vad medarbetarskap innebär för dem.
Så många som möjligt ska komma till tals
Åsa Sörman, fysioterapeut och en av medlemmarna i APT-teamet, berättar att de försöker anpassa upplägget på träffarna så att så många som möjligt kommer till tals. En metod utöver bikupor är café-modellen som de använt när det har funnits flera olika diskussionsämnen. Då har de placerat ut så många bord i gymnastiksalen som antalet förberedda frågor.
— Du kanske inte är intresserad av att diskutera alla frågorna, men någon har du oftast intresse av, och går då till det bordet. Det hjälper till att ge mer engagerade diskussioner, säger Åsa Sörman.
APT-teamet försöker alltså anpassa formen för mötena efter vad som ska diskuteras. Men det handlar också om att få så många som möjligt att delta i diskussionerna. På alla arbetsplatser finns det personer som har lättare att ta till orda och som tar mer plats än andra. Genom att till exempel låta var och en fundera för sig själv och skriva ner sina tankar på lappar innan gruppdiskussionerna kan fler åsikter komma fram.
Arbetsplatsträff en gång i månaden
— Vi har googlat för att få inspiration till olika metoder och former för mötena. Våra medarbetare jobbar också ute på sjukhuset på flera olika avdelningar och team och får inspiration från hur andra gör. Men även i ledningsgruppen, där jag ingår, delar vi chefer med oss av olika metoder, säger Sara Lundqvist.
Normalt brukar de ha en arbetsplatsträff en gång per månad som är en och en halv timme långt. Det tycker Sara Lundqvist känns bra eftersom de trots allt kräver en del förberedelser. Däremellan har de mer traditionella informationsmöten varje vecka som är en timme långa. På det viset håller de nere tiden som går åt till ren information på APT.
— Det gäller att vårda den tid som vi har tillsammans i gruppen och lyfta fram att det är vår möjlighet att påverka. Den ska användas till något som leder till bra kvalité och som vi kan ta med ut till patienterna. Det viktiga är inte alltid att vi enas kring något eller når ett mål utan att vi sitter ihop och diskuterar, säger Åsa Sörman.
Läs också artikeln Så skapar ni bättre arbetsplatsträffar, och ta del av forskning och en handbok i ämnet.
