En snabbinloggning för att komma åt patientjournaler minskade stressen markant för personalen på Södersjukhusets akutmottagning. Lösningen var enkel – men det krävdes att it-avdelningen samarbetade med läkarna på golvet för att komma dit.
Att snabbt kunna komma åt en patients journal, det är livsviktigt på akuten. Men fram till nyligen så behövde medarbetarna logga in på Windows innan de kunde nå journalsystemet. Det tog mellan 30 sekunder och tre minuter, varje gång.
– Det är jättelång tid att stå och vänta på ingenting. Och det är inget man har lust att göra när en patient har hjärtstopp.
Det säger Emmanuele Patti, ST-läkare på Södersjukhusets akutmottagning.
50 procent av arbetstiden vid datorn
På Södersjukhusets akut finns det datorer ”överallt”; totalt mellan 100 och 150 stycken. De är utplacerade på akutens arbetsstationer, och används till exempel för att komma åt journaler eller skriva remisser till röntgen.
– Jag skulle gissa att jag tillbringar jag mer än femtio procent av min arbetstid framför datorn. Jag loggar in i olika system kanske 30 – 50 gånger per arbetspass. Det är därför jätteviktigt att vi har enkla inloggningssystem, säger Emmanuele Patti.
Medarbetarna flyttar sig mellan datorerna hela tiden, beroende på var patienterna befinner sig.
Det skapade en evig mikrostress
I det tidigare systemet var medarbetarna alltså tvungna att logga in sig på nytt i datorns operativsystem Windows, varje gång de bytte dator. Varje gång man stoppade in sitt e-tjänstekort i datorn så laddades alltså hela Windowsskrivbordet upp, och alla tillhörande program startade.
– Det skapade en evig mikrostress. Och det visar att den som utvecklat systemet inte förstår verksamheten. Vi är inte intresserade av skrivbordet. Det enda vi behöver är att komma åt journalsystemet och några onlineresurser.
Krokade arm med it
Så Emmanuele Patti bestämde sig för att försöka göra något åt saken. Han gick till Sandra Eklund, it-samordnare på akuten, och föreslog att de gemensamt skulle titta på problemet. Ganska snabbt kom de på en lösning som skulle spara en massa tid för alla medarbetare: en snabbinloggning.
Men istället för att gå via ledningen, gick de direkt till en ”lösningsorienterad it-tekniker”, för att fråga om det över huvud taget var möjligt att skippa Windowsinloggningen. Och det var det. De fick snabbt fram ett exempel på hur en snabbinloggning kunde se ut.
– Det är ingen rymdforskning som it-teknikern har gjort, utan en slags minimalistisk Windowsinstallation med inställningar som passar oss. Det är så enkelt att det nästan är löjligt, säger Emmanuele Patti.
Fick med sig ledningen på tåget
Och när de visade sin föreslagna lösning var det inga problem att få med cheferna och resten av it-avdelningen på tåget.
– Vi hade med oss en sjuksköterska, som hade mätt hur mycket tid han lade på inloggningar. På ett åttatimmarspass lade han 53 minuter på att titta på ”välkommen-loggan”. Det var enormt mycket arbetstid som gick förlorad, säger Sandra Eklund.
Sedan gick det snabbt. Lösningen var både enkel och gratis, och sedan ett år tillbaka är det nya systemet implementerat på hela akuten. Med andra ord är Windows alltid inloggat på alla datorer. Det enda som startas nu, när man stoppar in e-tjänstekortet, är journalsystemet. Det tar åtta sekunder.
– Vi har haft det nya systemet i ett drygt år, och alla är supernöjda, säger Sandra Eklund.
– Förutom en person, som klagade. Han vill ha tillbaka Windowsskrivbordet. Men det är en person på 400 anställda, säger Emmanuele Patti med ett leende.
Dubbelt prisade
Både Sandra Eklund och Emmanuele Patti har prisats för sitt arbete. Emmanuele Patti har fått priset ”bästa förbättringsarbete”, som delas ut av Södersjukhuset till ST-läkare varje år. Och tillsammans har de fått Region Stockholms medarbetarpris Gyllene äpplet, som är till för att uppmärksamma och belöna medarbetares och chefers förbättringsarbete.
– Jag hoppas att priset innebär att vi kan fortsätta utveckla. Även om vi lägger arbetstid på det, så får vi igen det många gånger om, säger Sandra Eklund.
Det visar vikten av att förstå verksamheten när man utvecklar produkter
Emmanuele Patti håller med.
– Egentligen är det otroligt att något så enkelt kan få pris. Det visar vikten av att förstå verksamheten när man utvecklar produkter.
De vill båda fortsätta jobba fram nya it-lösningar. Och de är överens om vad som är viktigast då.
– It måste komma nära verksamheten. De måste samarbeta med nyckelpersoner inne på avdelningarna, som förstår och kan kommunicera it. Man måste också våga tänka utanför boxen, avslutar Emmanuele Patti.
Sandra Eklund och Emmanuele Patti är båda sugna på att fortsätta hitta lösningar för att förbättra arbetsmiljön på akuten.
