Kirurgavdelningen på Hudiksvalls sjukhus har testat Suntarbetslivs verktyg Digi-ronden. En enda digital skyddsrond ledde snabbt till flera förbättringar.
— Vi har fått en ökad medvetenhet om vår digitala arbetsmiljö. Men det som var riktigt bra var att vi kunde åtgärda en del saker direkt, säger Linda Knutsson Fröjd.
Hon är vårdenhetschef på den kirurgiska avdelningen på Hudiksvalls sjukhus. Avdelningens hjärta är sjuksköterskereceptionen som ligger där avdelningens två korridorer möts i en T-korsning.
Här finns både akut och planerad kirurgi. Men kirurgen är ingen egen värld, de har ett nära samarbete och dagliga avstämningar med fyra andra avdelningar på det lilla sjukhuset. Avdelningen har cirka 55 medarbetare, de flesta sjuksköterskor och undersköterskor.
Och nu har de alltså testat Suntarbetslivs verktyg Digi-ronden. Det är ett stöd för att på arbetsplatsen tillsammans undersöka och utveckla den digitala arbetsmiljön.
Digi-ronden tog en timme på apt
Är det här med den digitala arbetsmiljön ens något vi kan påverka, funderade Linda Knutsson Fröjd när hon fick frågan från HR om att göra Digi-ronden. Hon var fel ute med de farhågorna, skulle det visa sig.
Först lade hon en timme på att sätta sig in i Digi-ronden. Tillsammans med receptionisten Kajsa Peräinen, som arbetar i flera olika IT-system, valde hon ut en av tre digitala skyddsronder som finns i Digi-ronden: ”Stöd för verksamheten”. Den skulle de göra på en arbetsplatsträff.
På arbetsplatsträffen visade hon först en film från Digi-ronden. Filmen är tre minuter lång och handlar om hur en nyanställd möter en rad dråpliga situationer där IT strular på olika sätt.
— Alla bara bubblade av skratt! Filmerna var en fantastisk ingång till att vi började förstå att det digitala också är en del av vår arbetsmiljö, säger Linda Knutsson Fröjd.
Det blir en igenkänningskomik, och på samma gång får man en första insikt om vad digital arbetsmiljö är, menar hon. Efter den inledande filmen hade de ett kort samtal utifrån de reflektionsfrågor som finns i verktyget.
Alla bara bubblade av skratt!
— Diskussionerna kom igång direkt. Vi insåg att när det gäller datorer har vi en väldig acceptans för att de inte fungerar som de ska. Som att man inte kommer in i vissa program eller ens ut på nätet från vissa datorer. Man bara köper läget och finner sig i det.
När de började prata om sin digitala arbetsmiljö kom de snart på flera lösningar.
— Det blev ett bra idéutbyte och vi delade kunskap. Någon önskade en knapp i ett program, och då berättade en annan att knappen ju redan fanns, och kunde visa den.
Sen fortsatte de med den valda skyddsronden.
Kunde snabbt rätta till fel
Tillsammans svarade gruppen på tolv frågor som på olika sätt tar upp om de digitala systemen är fungerande stöd för verksamheten. Några exempel på frågor:
- Är de digitala systemen tillräckligt anpassade till verksamheten, så att medarbetarna inte behöver söka efter andra lösningar?
- Har medarbetarna tillgång till snabb och bra hjälp när det inträffar fel i de digitala systemen?
- Finns det en fungerande policy för när medarbetarna förväntas vara tillgängliga på sin mobil och e-post?
Med svaren som utgångspunkt kan man sedan skapa en handlingsplan i Digi-ronden. På den här arbetsplatsträffen valde de att istället göra en enkel checklista på papper med sånt som de tänkte att de skulle kunna göra något åt.
— Det kom fram en massa konkreta saker. En trasig tangent som behövde bytas, datorer som inte har rätt program, som den där datorn som läkarna inte kunde skriva ut recept på. Det var så lätt att göra något åt med hjälp av IT-supporten.
På sjuksköterskereceptionen har det till exempel inte gått att logga in i IT-systemet Lifecare som de använder för att kommunicera med kommunen.
— En sån brist kunde IT-supporten rätta till på fjärr, de behövde inte ens komma hit. Och det krävde ingen insats alls från vår sida, mer än att påpeka behovet då, säger Linda Knutsson Fröjd.
Jobbar vidare med nya insikter
När de gjorde skyddsronden insåg de också vad som fungerar bra.
— Vi får snabb hjälp när vi mejlar IT-supporten, och vi kom på att det är något som vi är nöjda med.
En annan insikt blev att de även har problem som de själva inte kan göra så mycket åt. Det gäller till exempel vilka digitala system de har och att de måste registrera samma uppgifter i olika system, vilket skapar dubbelarbete, enligt Linda Knutsson Fröjd.
— Vi tror att det kan vara bra med ett närmare samarbete med IT-supporten, till exempel att göra gemensamma IT-ronder. För vi har en kunskap och de har en annan.
Frågan är hur de nu fortsätter att jobba med sin digitala arbetsmiljö. Än har de inte börjat jobba systematiskt med frågan, konstaterar Linda Knutsson Fröjd. Men hon märker en större benägenhet att ringa IT-supporten och säga till om något är trasigt.
— På varje arbetsplatsträff har vi en punkt om arbetsmiljön. Då kan vi lyfta även den digitala arbetsmiljön.
”Fler kom till tals”
Tanken är att Digi-rondens skyddsronder görs i en mindre skara med chef, skyddsombud och några medarbetare. Den här gången var inget skyddsombud med.
Sara Hulén är sjuksköterska och Vårdförbundets skyddsombud på avdelningen. Schemat med treskift gör att hon och fler med henne inte kan vara med på alla arbetsplatsträffar. Den här gången hade tolv av cirka 55 medarbetare deltagit. Men hon deppar inte för att hon inte kunde vara med.
— Det kanske till och med var bra att skyddsronden gjordes på en arbetsplatsträff och att jag som är skyddsombud inte var med. Nu kunde många fler vara delaktiga och komma till tals, säger Sara Hulén.
Läkarna som arbetar på akutkirurgen var inte heller med på arbetsplatsträffen, eftersom de inte hör hit organisatoriskt.
Sara Hulén tror att Digi-ronden gjorde att de som jobbar på avdelningen blev mer uppmärksamma på hur omfattande det digitala är i verksamheten.
— Det är så mycket mer än att sitta vid en dator. Vi är beroende av digitala stöd och tar vi inte tag i problemen direkt så skapar det bara merjobb. Därför är det så mycket bättre att lägga några minuter på att ringa IT-supporten när något krånglar, än att bara lösa problemet i stunden genom att gå till en annan dator eller kopiator.
Varje år gör vårdenhetschefen och skyddsombuden en arbetsmiljörond på avdelningen, och de tar fram en handlingsplan som bygger på resultatet i medarbetarenkäten. Framöver kanske det märks en ökad medvetenhet om det digitala i medarbetarenkäten, siar vårdenhetschefen Linda Knutsson Fröjd.
tror mycket på att göra något åt gruset i vardagen
— Jag tror mycket på det här med att göra något åt gruset i vardagen. När man känner IT-stressen i bröstet får man tänka att nu är det min arbetsmiljö som är dålig. Vi har fått begrepp och kan sätta ord på att det finns något som digital arbetsmiljö och att vi kan åtgärda det som går.
