Många förskolor kämpar just nu med stor sjukfrånvaro bland personalen. I Borås har man tagit fram en tydlig handlingsplan, som i nio steg berättar vad förskolor ska göra när coronapandemin gör att många i personalen är borta från jobbet. Allt för att värna både arbetsmiljö och verksamhet.
På många håll i landet sliter förskolor just nu med att pussla ihop en fungerande barnomsorg och arbetsmiljö, trots att så många i personalen sitter i karantän, vabbar eller är sjuka.
I Borås har kommunens ledning gått in för att aktivt stötta förskolorna i det arbetet. Förskoleförvaltningen har bland annat skapat en handlingsplan i nio steg, som berättar vad förskolan ska göra vid stort personalbortfall.
Steg ett är att rektor omfördelar personal mellan avdelningar på förskolan, och steg åtta är att förskolan helt enkelt stänger.
– Vi tog fram den här handlingsplanen tidigt under pandemin, tillsammans med fackliga företrädare för Kommunal och Lärarförbundet. Sedan har vi utvärderat och omarbetat den flera gånger mellan pandemins vågor. Det säger Ina Furtenbach, förvaltningschef för förskolan i Borås Stad.
En av dem som var med och tog fram rutinen var Karin Vapnar från Lärarförbundet. Hon säger:
– Från fackligt håll tycker att vi det är viktigt att det finns en rutin för att förhindra hög arbetsbelastning vid frånvaro av personal på förskolan.
Har utvecklat handlingsklokhet
Fredrik Gieth är rektor på Milstensgårdens förskola i Borås.
– Den här handlingsplanen har varit en hjälp, framför allt tidigare under pandemin. Men just nu går allt så snabbt så att vi måste nästan direkt hoppa ner till punkterna i slutet av listan. Det som är bra är att vi har arbetat med de här rutinerna så pass länge att vi har utvecklat kompetens för detta. En sorts handlingsklokhet.
När pandemins fjärde våg började torna upp sig agerade han därför snabbt. Innan situationen hade blivit ohanterlig skickade han ut ett meddelande till föräldrar där han vädjade till dem att hålla barn hemma i så stor utsträckning som möjligt.
– Vi tog höjd för smittspridningen direkt, och vi fick ett fantastiskt gensvar från föräldrarna. De hjälpte till, stöttade och höll barnen hemma, så att vi kunde bromsa smittspridningen på förskolan. Jag tror att det bygger på att vi under lång tid har byggt upp en bra relation till föräldrarna.
God relation till föräldrar
Han säger att relationen till föräldrarna bland annat har byggts upp genom korta meddelanden på både svenska och engelska, som har skickats ut två gånger i veckan under hela pandemin.
– Jag har försökt hålla meddelande korta och konkreta. Förklara vad vi gör, så att det inte bara känns som att det är föräldrarna som måste göra uppoffringar. Samtidigt förklara vad nästa steg blir – och varför.
Vi har lyckats behålla en rimlig arbetsmiljö och även lyckats bibehålla en bra pedagogik
Han tror att den väl inarbetade handlingsplanen, den goda relationen till föräldrarna och det faktum att förskolan är så stor att det finns ”utrymme för pusslande”, har gjort att han varken har behövt ändra öppettider eller stänga under pandemin.
– Vi har lyckats behålla en rimlig arbetsmiljö och även lyckats bibehålla en bra pedagogik. I veckan kunde personalen till och med gå och åka skridskor med barnen, som planerat.
Stöttar förskolorna i att prioritera
På förskoleförvaltningen är de medvetna om att de olika stegen i handlingsplanen påverkar både personal och rektorer.
– Redan de första stegen innebär att man måste prioritera bort vissa saker. Det blir en stress att inte kunna upprätthålla den kvalitet på undervisningen som man brukar ha. Men man kan inte leverera pedagogik på samma nivå när man har fokus på att pussla ihop schemat, säger Ina Furtenbach.
Det är rektorerna som hjälper personalen att prioritera bland sina arbetsuppgifter. Och rektorerna i sin tur får hjälp av kommunens förskoleförvaltning. Varje rektor har nämligen en egen coach, i form av en verksamhetschef, som bland annat kan hjälpa till med detta.
Lotta Forsberg är en av verksamhetscheferna:
– Vi bekräftar att det är okej för förskolor att sortera bland sina arbetsuppgifter nu, när situationen är extraordinär.
Hjälp med det praktiska
Verksamhetscheferna kan hjälpa rektorerna med det praktiska. Förutom att prioritera bland arbetsuppgifter kan det handla om att fatta svåra beslut, som att stänga avdelningar.
Det kan också handla om att stötta rektorerna i sin återhämtning.
– På vissa förskolor har rektorerna hoppat in i verksamheten när det har behövts. Men framför allt har de varit konstant tillgängliga dygnets alla timmar, när personal har sjukanmält sig.
Det säger Lotta Forsberg, och fortsätter:
– Då har vi stöttat dem i att hitta strategier som fungerar för just dem. För en del kan det vara att hitta tid för en skogspromenad på eftermiddagen, innan kvällens schemapusslande börjar. För andra kan det vara att delegera en del av schemaansvaret till någon annan på förskolan.
Vi lämnar dem inte ensamma när det gäller att fatta svåra beslut
Kommunens hållning är att hela tiden vara nära rektorerna, säger Ina Furtenbach:
– Vi lämnar dem inte ensamma när det gäller att fatta svåra beslut. Vi skapar rutiner för dem att följa i krissituationer – samtidigt som vi är noga med att lämna över den dagliga driften till rektorerna själva.
