4 Ess sänkte sjukskrivningstalen i Småland

4 augusti 2020 Lästid: 6 min

Samverkansmöten tidigt i sjukskrivningsprocessen och arbetsmiljöutbildningar för chefer. Det är två viktiga delar i metoden 4 Ess, som har lett till drastiskt sänkta sjukskrivningstal i tre småländska kommuner.

Mathilda Rainford, HR-specialist i Torsås, och Git Nilsson, rehabkoordinator vid hälsocentralen står framför kommunhuset i Torsås
Mathilda Rainford, HR-specialist i Torsås, och Git Nilsson, rehabkoordinator vid hälsocentralen, var aktiva i projektet 4 Ess. De är överens om att projektet har bidragit stort till de minskade sjukskrivningstalen.

Foto: Rebecca Wikström / Torsås kommun

4 Ess står för Smart Samverkan i Småland Sydost. Det är ett samarbetsprojekt som pågick i Småland mellan 2017 och början av 2020, med syftet att minska sjukskrivningstalen bland kommunanställda.

– Vi ville flytta fokus från efterhjälpande till förebyggande.

Det säger Kerstin Petersson på Försäkringskassan, som har varit projektledare för 4 Ess. Hon fortsätter:

– Vi ville ta reda på vad som händer när arbetsgivarna kommer in tidigt, och tar sitt ansvar för att förebygga ohälsa. Vi satte fokus på första linjens chefer och ville rusta dem för att klara av det.

Två olika delar

Rent konkret innebar projektet att kommunen som arbetsgivare samverkade med Försäkringskassan och med hälsocentralerna (som vårdcentralerna i Småland kallas).

Projektet bestod dels av en strukturell del, som handlade om att förebygga sjukskrivningar på organisatorisk nivå. Projektets olika parter träffades på ortgruppsmöten för att finjustera insatser och samarbete. Man utbildade också alla chefer i arbetsmiljöarbete.

– Cheferna fick praktisk träning, bland annat i att leda svåra samtal. Teori var de ju redan matade med. De fick också praktisk träning i att få till OSA och att jobba med friskfaktorer.

Runt hundra deltagare

Den andra delen av projektet var individuell. Den vände sig till kommunanställda som antingen var, eller låg i riskzonen för att bli, långtidssjukskrivna. Till den delen bjöd man in runt hundra deltagare ­­– antingen via deras närmaste chef eller via hälsocentralen.

En viktig poäng var att fånga upp dem tidigt, redan vid de första signalerna på psykisk ohälsa eller diffus smärtproblematik. Sedan fick de snabbt komma på ett möte med sin chef, kommunens HR-person, Försäkringskassans handläggare och hälsocentralens rehabkoordinator.

– På mötet försökte vi nysta i vad som var kärnan i problemet. Varför gick de inte till jobbet? Var det sjukdom, vantrivsel, eller kanske något problem hemmavid?

Det säger Johanna Olofsson, försäkringsutredare på Försäkringskassan, som var med på mötena i Torsås.

Arbetsgivaren satt vid rodret

Under mötet lades en plan för rehabiliteringen upp. Skillnaden mellan detta möte och andra liknande möten, är att i detta format var det arbetsgivaren – och inte Försäkringskassan – som hela tiden satt vid rodret.

– När chefen kallade till och höll i mötet, kände sig medarbetarna mycket mer bekväma. De kände sig inte utpekade eller uthängda.

När chefen kallade till och höll i mötet, kände sig medarbetarna mycket mer bekväma

En annan fördel var att arbetsgivarna brukade komma till mötet väldigt väl förberedda.

– De hade ofta redan börjat diskutera med den anställde, och inte sällan hade de redan påbörjat en plan för rehabiliteringen, fortsätter Johanna Olofsson.

Positiva möten

En annan som var med på mötena var Git Nilsson, rehabkoordinator vid Torsås hälsocentral. Hon berättar att mötena togs emot väldigt positivt av de flesta deltagarna.

– Efter en vecka ungefär ringde jag upp deltagaren och hade ett uppföljningssamtal. Jag frågade hur de upplevde det som hade sagts på mötet. Och majoriteten hade upplevt att det var ett jättebra möte. Innan mötet var de ofta nervösa, men väl på plats upplevde de att de verkligen hade blivit lyssnade på.

Hon arbetade mycket med att deltagarna skulle känna sig bekväma.

– Vi var noggranna med att poängtera att det inte handlade om att hänga ut medarbetaren, utan att också prata om arbetsgivarens ansvar.

Efter mötet och uppföljningssamtalet övertog arbetsgivaren ansvaret att fortsätta rehabiliteringen. Några uppföljande möten brukade inte bokas in. Det gjordes bara om rehab-planen behövde göras om.

Tydliga resultat

Projektet har gett tydliga resultat. Bland de sjukskrivna som deltog i samverkansmötena har heltidssjukskrivningarna gått från 44 till 9 procent. Och de totala sjukskrivningstalen bland kommunanställda i Torsås har gått ner från 7,78 till 5,81 procent.

– Det är jättefina siffror. Jag tror att projektet har varit en väldigt stor bidragande orsak till det. Det har sparat in på lidande i form av sjukskrivningar och dessutom sparat en massa pengar. Det säger Mathilda Rainford, HR-specialist i Torsås Kommun.

Även om projekttiden nu är över, så fortsätter kommunen att arbeta på samma sätt. Skillnaden är att under projektet kunde Försäkringskassan vara med på mötena redan från dag ett. Nu kommer de inte in förrän vid dag 15 av sjukskrivningen.

Men det finns fortfarande fast avsatta tider, en förmiddag varje vecka, där kommunen snabbt kan boka in möten för sina medarbetare med hälsocentralen och Försäkringskassan.

– Det är jättelyxigt att den här tiden finns avsatt, och att det snabbt går till att få till ett möte med Försäkringskassan. Det är fantastiskt för oss som arbetsgivare, fortsätter Mathilda Rainford.

Deltagarna nöjda

Monica Anderberg är undersköterska och huvudskyddsombud för Kommunal i Torsås kommun. Hon har varit med vid ett par av mötena, när arbetstagaren har velat det. Hon tycker att projektet har varit jättebra.

– Jag har förstått på siffrorna, och på människorna bakom siffrorna, att det har varit bra. De jag har pratat med har varit väldigt nöjda. För dem har det lett till åtgärder som har gjort att de är kvar i arbete.

Hon är glad över att arbetssättet nu fortsätter i kommunen.

– Jag är väldigt stolt över att Torsås har valt att fortsätta med samma arbetssätt även efter att projektet har tagit slut. Det gynnar våra medlemmar väldigt mycket.

Det här är 4 Ess

4 Ess står för Smart Samverkan i Småland Sydost.

Projektet pågick mellan 2017 och 2020, i Torsås, Ljungby och Vimmerby kommun.

Syftet var att minska sjukskrivningstalen bland kommunanställda.

Här kan du läsa mer om 4 Ess.

Två delar i 4 Ess

Projektet finansierades av Europeiska socialfonden. Försäkringskassan var projektägare och stod för projektledare och projektadministratör.

Övriga deltagande parter var Torsås, Ljungby och Vimmerby kommun, vårdcentraler och hälsocentraler, region Kalmar och Arbetsmiljöverket. Representanter från dessa parter bemannade projektets styrgrupp och utbildningsgrupp.

Projektet hade två delar, varav en var strukturell och en individuell.

Den strukturella delen gick ut på att utveckla en hållbar arbetsprocess med ett tydligare ansvarstagande från arbetsgivare. Här ingick bland annat ortgruppsmöten var femte till sjätte vecka. På mötena deltog Försäkringskassans handläggare, HR-personal från kommunerna, rehabkoordinatorer och chefer från hälsocentralerna. På mötena gick man igenom vad som fungerade bra och mindre bra, och skapade förståelse för de olika parternas uppdrag och roller.

I den strukturella delen ingick också att utbilda första linjens chefer. I utbildningen ingick bland annat praktisk träning i svåra samtal, och praktisk träning i att skapa bättre arbetsmiljö genom att arbeta med friskfaktorer och med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Den individuella delen gick ut på att utveckla bättre samarbetsrutiner i rehabiliteringsprocessen. Man arbetade för att tidigt fånga upp personer i riskzonen för långtidssjukskrivning. Första linjens chefer kunde redan vid tidiga tecken på ohälsa boka in möten med Försäkringskassan och hälsocentralen. Ifall arbetstagaren önskade var även ett skyddsombud med på mötet. Det var hela tiden chefen som var drivande i processen.

Tips – ta hjälp av Prehabguiden

Suntarbetslivs verktyg Prehabguiden vägleder i hela processen vid arbetsanpassning och rehabilitering. Verktyget vänder sig till

  • Chefer och HR
  • Medarbetare
  • Skyddsombud

Klicka här för att börja utforska verktyget!

Text: Anna Wettergård