Kontorsarbetsplats, två personer arbetar i ett kontorslandskap, med ryggen mot kameran.

I det aktivitetsbaserade kontoret Kronan arbetar medarbetare från flera olika förvaltningar i Örnsköldsviks kommun. Det kräver visst nytänkande i arbetsmiljöarbetet.

Foto: Maria Isaksson

”Allt är inte klart i och med inflyttningen”

Det aktivitetsbaserade kontoret blev lyckat, även om det finns frågor kvar att jobba med. Det menar Nils Hörnström, personaldirektör i Örnsköldsvik.

År 2015 gick stora flyttlass inom Örnsköldsviks kommun. Närmare 400 tjänstemän flyttade till nya kontor. Kommunens lokaler i det gamla stadshuset såldes för att bli lägenheter.

– Det blev bra, mycket tack vare den fackliga förankringen och hela processen före inflyttningen, säger Nils Hörnström, personaldirektör i kommunen.

Nytt aktivitetsbaserat kontor

Tidigare satt de flesta medarbetare i egna arbetsrum (cellkontor). Efter flytten hade ungefär hälften av dem fortfarande egna kontorsrum. Den andra hälften flyttade till ett nybyggt så kallat aktivitetsbaserat kontor (flexkontor) som kallas Kronan. Det ligger i centrala Örnsköldsvik och användes tidigare för utbildning.

De tjänstemän som flyttade till egna rum arbetade främst inom socialtjänsten. Till det aktivitetsbaserade kontoret gick flytten för en rad olika kommunala verksamheter, till exempel kommunledning, konsult- och service, utbildning, kommunikation, ekonomi, upphandling och stadsbyggnad.

Det aktivitetsbaserade kontoret består av arbetsplatser i ett öppet landskap i flera plan. Som komplement finns olika former av smårum för enskilt arbete, konferensrum och fikautrymmen.

Antalet platser är färre än antalet individer, eftersom tanken är att inte alla ska vara där samtidigt. Medarbetarna förväntas byta arbetsplats varje dag, kanske till och med flera gånger per dag. Arbetsmaterial förvaras i personliga skåp i så kallade hemvist.

Arbetsuppgifterna avgör

En forskargrupp, under ledning av Lisbeth Slunga Järvholm vid Umeå universitet, har följt flytten. Forskarna undersökte hur medarbetarnas uppfattning om bland annat arbetsmiljö och produktivitet påverkades då de bytte från egna rum till aktivitetsbaserat kontor.

En slutsats från studien är att arbetsuppgifterna är mycket viktiga. Arbetsuppgifterna avgjorde hur medarbetarna tyckte att det fungerar att arbeta i det aktivitetsbaserade kontoret.

Minst nöjda var de som hade koncentrationskrävande arbete. Nöjdast var cheferna.

Nils Hörnström, personaldirektör, är inte förvånad över att tre av tio medarbetare är mer eller mindre missnöjda med miljön i det aktivitetsbaserade kontoret, medan övriga är nöjda eller neutrala.

– Så är det nog ofta vid förändringar. Vissa arbetsuppgifter passar bättre och andra sämre i miljön. Det är frågor som vi får fundera på inför framtiden.

Antalet anställda i kommunen ökade också rejält under den här perioden, därför att det kom många flyktingar som behövde stöd från kommunen. Det ökade trängseln i lokalerna.

– Det blev ett högre tryck på kontoren, som vi fick försöka hantera.

Jobba med tankesättet

En lärdom är, att allt inte är klart i och med att flyttkartongerna är uppackade.

– Vi måste fortsätta jobba med tankesättet, säger Nils Hörnström. Man måste arbeta på ett annat sätt i aktivitetsbaserade kontor, för att få ut det man vill. Det finns också en stor potential i digitaliseringen av vårt arbete.

Även arbetsmiljöarbetet blir annorlunda när flera verksamheter delar samma utrymmen. Det tar tid att hitta formen, med nya gemensamma rutiner. Nils Hörnström hade gärna sett att en processledare hade kunnat arbeta vidare med chefer och medarbetare.

Det är värdefullt att oberoende forskare har utvärderat kontorsflytten, anser Nils Hörnström.

Detsamma säger Johanna Martinell, biolog vid samhällsbyggnadsförvaltningen och facklig företrädare för Saco. Hon arbetar med bland annat frågor om friluftsliv, strandskydd och naturreservat och ingick i den särskilda samverkansgrupp som skapades inför flytten.

Foto: Maria Isaksson

Johanna Martinell jobbar själv i det aktivitetsbaserade kontoret.

– För somliga medarbetare fungerar det väldigt bra här, medan andra sliter ont, säger hon. En springande punkt är behovet av enskilda arbetsplatser.

De som arbetar med myndighetsutövning har arbetsuppgifter som kräver att de kan fokusera utan att bli störda.

– För många av dem skulle enskilda rum vara att föredra, säger Johanna Martinell.

Hon tycker att arbetsmiljön på Kronan blev bättre i och med att några avdelningar flyttade ut, till ett närliggande kontor. Ytterligare förändringar är på gång.

– Man ska testa att göra en tyst zon i ett hörn av huset, och göra flera rum bokningsbara. Arbetsgivaren har varit tydlig med att det här är en process. Allt är inte klart i och med inflyttningen, utan man behöver fortsätta jobba med frågorna.

En lärdom är att det krävs ömsesidig lyhördhet mellan arbetsgivare och fack före, under och efter en flytt till aktivitetsbaserat kontor. Många frågor behövde lösas innan flyttbilarna började rulla. Samverkan fungerade bra i Örnsköldsvik, anser Johanna Martinell.

Lyfta samverkansfrågorna

Den första tiden i de nya lokalerna fanns en särskild lösning – ett så kallat husråd – för att fånga upp synpunkter på arbetsmiljön. Sedan något år är samverkansarbetet knutet till respektive förvaltning igen, så som det brukar vara.

– Nu behöver vi lyfta hur samverkan och systematiskt arbetsmiljöarbete ska se ut i det här huset, där folk från olika förvaltningar arbetar i samma lokaler.

Möbler och annan utrustning har stor betydelse, konstaterar Johanna Martinell. Om medarbetarna ska kunna byta plats så som det är tänkt, måste exempelvis skärmar och stolar vara lätta att ställa in efter individuella behov.

I ett stort aktivitetsbaserat kontor behöver man också jobba med sammanhållningen i arbetsgruppen.

– Förr satt vi ju i samma korridor, vi som hörde ihop. Nu har fikapauserna blivit viktigare, eftersom det är då man träffar de närmaste arbetskamraterna, säger Johanna Martinell.

Läs också Suntarbetslivs artikel om forskningsstudien av kontorsflytten i Örnsköldsvik.

Text: Margareta Edling, 10 april 2018

Senaste artiklar

Här får de ny energi under arbetsdagen

TEMA ÅTERHÄMTNING Boosta energi på arbetstid – hur gör man det? Åhus vårdcentral satsar på återhämtande aktiviteter. – Sammanhållningen är allra viktigast, säger sekreterare Margurite Magnusson. Ta del av deras…

Vinn tid med nytt sätt att skriva

Snabbare, kortare och mer lättläst dokumentation. Socialsekreterare i 29 kommuner har vässat sitt skrivande i ett nationellt utvecklings­projekt för bättre dokumentation. – Jag kan nu lägga min tid på de…

Luleå lär av föräldrars klagomål på skolan

Alla skolor ska ha rutiner för att hantera klagomål från föräldrar. Tydliga rutiner är bra för både verksamheten och arbetsmiljön. I Luleå arbetar barn- och utbildningsförvaltningen systematiskt för att lära…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

en liten flicka tittar fram under locket på en låda full med hinkar och spadar. Förskolemiljö utomhus i bakgrunden.

Nära till chefen viktigt i förskolan

Närvarande chefer, tillräcklig bemanning och bra vardagsrutiner är viktigare än förskolans pedagogik. Det visar forskare i Umeå som har studerat...