Måste vi ägna så mycket arbetstid åt mejl, dokumentation och möten? Många anställda lägger allt mer av sin arbetstid på administration. Men det finns sätt att frigöra tid till det man egentligen vill göra på jobbet.
En undersökning från Sveriges Lärare visar att lärare ägnar en tredjedel av sin arbetstid åt möten och administration. I en tidstudie från 2019 ägnade läkare på vårdcentraler mindre än en tredjedel av arbetstiden åt direkta patientuppgifter. Resten gick till exempelvis e-posthantering och möten.
Andra yrkesgrupper i kommuner och regioner anser också att de ägnar för mycket tid åt administration, visar forskning.
Idén är att kärnverksamheten blir undanträngd.
Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning
– Idén är att kärnverksamheten blir undanträngd och att man inte kan utföra sin arbetsuppgifter som man skulle vilja, säger Anders Ivarsson Westerberg, professor i offentlig förvaltning vid Södertörns högskola under en webbföreläsning om administration. Föreläsningen arrangerades av Institutet för Stressmedicin.
Flera orsaker till ökningen
Enligt Anders Ivarsson Westerberg har administrationen ökat generellt i samhället under de senaste decennierna. Han pekar på flera orsaker till den utvecklingen:
- Det administrativa arbetet fördelas ut på verksamheten istället för att utföras av särskild administrativ personal. Alla ska vara sin egen sekreterare och administratör. Sekreterare som yrkesgrupp har nästan försvunnit.
- Det har tillkommit fler som ägnar sig åt administration på stabsnivå. Till exempel kommunikatörer och samordnare. Det kan leda till bland annat ökade krav på kommunikation och dokumentation.
- Den ökade styrningen av offentlig sektor innebär mer administration. Här handlar det framför allt om idén att offentliga organisationer kan styras som företag, så kallad New Public Management.
- Offentlig sektor har konkurrensutsatts. Att vi till exempel kan välja vårdgivare leder till mer administration.
- Myndigheter ställer högre krav på riktlinjer och handlingsplaner inom olika områden som exempelvis IT-säkerhet.
- Inte minst hälso- och sjukvården vill gärna friskriva sig från att ha gjort fel. Det kan leda till att man dokumenterar extra mycket för säkerhets skull.
Kan påverka arbetsmiljön negativt
Samtidigt kan den ökade administrationen få negativa konsekvenser, enligt Anders Ivarsson Westerberg:
- Administrationen kommer i förgrunden istället för att man koncentrerar sig på det praktiska arbete man ska utföra.
- Verksamheten blir mindre effektiv om resurserna används fel.
- Administrativt arbete kan enligt forskning leda till stress och utmattning i yrkesgrupper som inte har det som huvuduppgift.
- Arbetsglädjen kan minska. Om man utbildat sig i ett yrke vill man ägna arbetsdagen åt det istället för administration.
En del administration behövs
Anders Ivarsson Westerberg betonar dock att all administration inte är av ondo och att organisationer måste administreras. Löner ska betalas ut, verksamhetsmål ställas upp, lagkrav uppfyllas och så vidare. Han räknar med att mellan tio och fyrtio procent av arbetet i en organisation behöver bestå av administration.
Problemet med hög administrationsbörda finns inte heller bara i staten, kommuner och regioner.
– Det är mer knutet till stora organisationer, säger han och hävdar att det är verksamhetsstorlek snarare än verksamhetstyp som avgör hur mycket administration en organisation behöver.
