kontorshus trapphus med flera våningar och en flygel på bottenplan

Vissa anställda i Örnsköldsviks kommun flyttade till det nybyggda aktivitetsbaserade kontoret i Kronan. Andra flyttade till ett kontor med egna rum. Nu kan forskare visa hur arbetsmiljön påverkades.

Foto: Per-Olov Sedin

Arbetet avgör om aktivitetsbaserat passar

Aktivitetsbaserat kontor kan passa bra för vissa arbetsuppgifter. För andra fungerar det sämre, så var noga med analysen inför en kontorsflytt. Tänk också på att medarbetare har olika behov. Det råder forskaren Lisbeth Slunga Järvholm, som följt en flytt inom Örnsköldsviks kommun.

För tre år sedan flyttade omkring 400 tjänstemän i Örnsköldsviks kommun till nya kontor. Tidigare hade de flesta egna arbetsrum, så kallade cellkontor. Efter flytten satt ungefär hälften av dem fortfarande i egna rum. Den andra halvan av personalstyrkan flyttade till ett så kallat aktivitetsbaserat kontor.

– En viktig slutsats är att aktivitetsbaserade kontor passar olika bra, beroende på vilken typ av arbetsuppgifter det rör sig om, säger forskaren Lisbeth Slunga Järvholm.

Hon är överläkare och docent i yrkes- och miljömedicin vid Umeå universitet, och har lett en forskargrupp som följde flytten. De studerade hur medarbetarnas uppfattning om arbetsmiljö, produktivitet, hälsa med mera påverkades av bytet från egna rum till aktivitetsbaserat kontor.

De undersökte också om det fanns skillnader mellan grupperna, beroende på vilken typ av kontor de flyttade till. Forskarna följde processen med flera olika metoder, fram till arton månader efter flytten.

Arbetsuppgifterna avgör

Trenden idag är att allt fler verksamheter flyttar till aktivitetsbaserade, flexibla kontor. Det sparar yta och pengar. Ofta tänker man sig också att kontorsmiljön ska öka effektiviteten och samarbetet.

– Så kan det bli, men det gäller inte alla. Det beror på typen av arbete, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

De tjänstemän som flyttade till egna rum i cellkontoret arbetade inom socialtjänsten. Till det aktivitetsbaserade kontoret gick flytten för ett brett spektrum av kommunala verksamheter, till exempel kommunledning, konsult- och service, kommunikation, upphandling och fastigheter.

Forskarna såg ingen skillnad i hälsa mellan de två grupperna efter flytten. Däremot fanns det skillnader i hur nöjda medarbetarna var med sin arbetsmiljö.

Chefer mest nöjda

De som fortsatte att arbeta i cellkontor blev nöjdare i sina nya lokaler, medan de som flyttade till aktivitetsbaserat kontor blev mindre nöjda efteråt. Efter arton månader var sju av tio anställda på det aktivitetsbaserade kontoret mycket/ganska nöjda med miljön, eller neutrala. Ungefär tre av tio var ganska eller mycket missnöjda.

– Framför allt cheferna var nöjda. Nio av tio chefer ville fortsätta att arbeta i det aktivitetsbaserade kontoret. Det var kanske lite förvånande, säger Lisbeth Slunga Järvholm.

Medarbetare som arbetade mycket i grupp, och mindre tid enskilt vid sin dator, var nöjdare än andra med det aktivitetsbaserade kontoret.

Svårt med koncentrationen

Minst nöjda var de som hade koncentrationskrävande enskilda arbetsuppgifter. Handläggare som arbetade med myndighetsutövning hörde till den kategorin.

– De som arbetade med upphandling tyckte inte att kontoret passade bra. Det är mycket sekretess i deras ärenden. De som hanterade bygglov har mycket medborgarkontakter på telefon och dessutom ritningar som de måste ta med sig då de flyttar runt.

Främst var det arbetskamraternas prat och rörelser i lokalen som störde koncentrationen.

– Mänskligt tal är väldigt svårt att blockera, eftersom vår hjärna är programmerad för att lätt ta in det. De som pratade i telefon störde ofta andra. Det fungerade inte så bra med möjligheten att gå undan.

Zoner kan underlätta

De som arbetade i det aktivitetsbaserade kontoret upplevde själva att de var mindre produktiva i den nya kontorsmiljön än då de hade egna rum (cellkontor). Men produktivitetsvinster lyftes också fram. Vissa frågor kunde lösas snabbt och enkelt genom samtal mellan medarbetare från olika avdelningar.

Forskarna rekommenderar i sin slutrapport att aktivitetsbaserade kontor delas in i zoner, som är avsedda för olika typer av arbetsuppgifter. Det är också viktigt att det finns tillräckligt med avskilda arbetsplatser, som är lätt tillgängliga.

Tänk på individuella behov

En annan lärdom från studien är att personer med olika slags funktionsnedsättningar har svårare än andra att jobba i aktivitetsbaserade kontor. Det gäller till exempel medarbetare som har långvariga stressproblem, psykisk ohälsa eller tinnitus – ganska vanliga problem i dagens samhälle.

En kontorsmiljö med mycket prat och rörelse skapa stora svårigheter för dem, beskriver Lisbeth Slunga Järvholm.

– Ofta går man ut med att alla ska sitta i aktivitetsbaserade kontor, på samma sätt. Då tänker man inte på att det finns individuella behov att ta hänsyn till. Vi vill ju ha ett inkluderande arbetsliv där många kan vara med och jobba. Det kan behövas fler alternativ, beroende på arbetsuppgifterna och individernas behov.

Forskarna utvecklar nu en digital checklista för dem som överväger att flytta verksamhet till aktivitetsbaserade kontor. Den kommer att ta upp vad man bör tänka på – före, under och efter flytten – inom områdena arbetssätt, fysisk miljö och organisation.

Listan, som kallas Checkflex, är tänkt att läggas upp på webbplatsen för Yrkes- och miljömedicin, Umeå universitet, under hösten 2018.

Läs också Suntarbetslivs artikel där de lokala parterna i Örnsköldsvik ger sin syn på kontorsflytten.

Text: Margareta Edling, 10 april 2018

Senaste artiklar

”Chefoskopet ger oss ett gemensamt språk”

I Skåne har tre kommuner gått samman för att förbättra de organisatoriska förutsättningarna för sina chefer. De tre är först ut att använda Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet. – Vi hade pratat…

Kurs i svenska ger städare ett språk för jobbet

I Jönköping lär sig städare yrkes­svenska på arbets­tid. Kursen ingår i en större arbetsmiljö­satsning. – Nu vet jag namnet på sådant som vi använder i jobbet varje dag, säger Mariam…

Här blir de piggare med ljus som följer dygnet

Mer energi på dagen, lugnare nätter och mindre trötta ögon. Medarbetare vid Central­sjukhuset i Karlstad är i stort sett nöjda med dygnsrytmljus. – Man är inte lika trött efter ett…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till god organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?