Foto: Marika Sivertsson

Flexibla kontor väcker starka känslor

Ta vara på medarbetarnas erfarenheter, fundera på vad man vill med verksamheten, se till att det finns extrarum och satsa på ledarskapet. Det föreslår forskaren och arkitekten Christina Bodin Danielsson den arbetsplats som funderar på att införa flexibelt kontor.

Christina Bodin Danielsson har forskat om kontor som arbetsmiljö sedan 2002 med bas i arkitekturen. Forskningsområdet berör även miljöpsykologi, arbetspsykologi, stressmedicin och organisationsteori.

Vad handlar din forskning om?

– Jag är ansvarig för två större forskningsprojekt. Vi undersöker kontorsmiljöns betydelse för sjukfrånvaro, stressnivåer, upplevelse av ledarskap liksom förekomst av arbetsplatskonflikter. Det ena projektet är kvantitativt – vi jobbar då med en stor databas baserad på kontorsanställda med information om hälsa, arbetsorganisation, privatliv, kontorsmiljö och liknande. Denna databas gör vi olika statistiska analyser av – vi tittar bland annat på flexkontor, som är den aktivitetsbaserade kontorstyp som alla idag refererar till.

– I det andra projektet djupintervjuas chefer och medarbetare om kontorsmiljöns påverkan på upplevelse av ledarskap, hälsa och arbetsplatskonflikter, med mera.

Vad bör man tänka på när man inför ett aktivitetsbaserat arbetssätt?

– Att ha en tydlig vision av vad man vill med verksamheten – se över mål, rutiner och ledarskap och organisationskultur. Och att jobba aktivt med kontoret, den fysiska miljön ska vara ett stöd för alla olika aktiviteter. Men även med rutiner i administration, och med digitalisering. Man måste ha ett bra digitalt system som stödjer arbetssättet.

– En grundlig analys av varje verksamhet måste göras innan man börjar gestalta ett aktivitetsbaserat kontor. Tar man inte hänsyn till de särskilda arbetsuppgifterna, och de behov som följer med dem, i verksamheten, så blir kontoret inte så aktivitetsbaserat som det skulle kunna vara.

Vad ger projekten för insikter i hur aktivitetsbaserade kontor påverkar medarbetare?

– Min tidiga forskning visar på tydliga fördelar med flexkontor. Upplevelsen av allmän hälsa, och högre arbetstillfredsställelse är bättre. Senare studier där vi studerar endast fenomenet att inte ha egen arbetsplats har visat att det i sig kan skapa en negativ inverkan på upplevelse av ledarskap, sjukfrånvaro med mera.

– Troligen beror skillnaden på att just valfriheten att välja mellan olika miljöer mildrar den negativa upplevelsen av att inte ha en egen arbetsplats.

Vilka är de viktigaste resultaten?

– Vår forskning visar vikten av att skapa bra back-up rum, arbetsmiljöer som fungerar som komplement. ”Friheten att jobba var man vill” räcker inte. Och att det är ännu viktigare med ett aktivt ledarskap. Man ser inte sin närmaste chef lika mycket i ett aktivitetsbaserat kontor där medarbetarna hela tiden byter arbetsplats och kanske inte ens arbetar i.

Något som överraskade dig?

– Att aktivitetsbaserat flexkontor väcker så starka känslor hos både chefer och medarbetare. En del är oerhört positiva. Det är när kontoret passar deras arbetssätt, man arbetar aktivt med att dra nytta av olika egenskaper hos kontorstypen, och man har fått med alla på båten.

– Samtidigt kan det väcka mycket starka negativa känslor om det har genomförts utan att medarbetarnas erfarenheter tagits tillvara, och när kontoret är vare sig arkitektoniskt eller tekniskt utformat så att det verkligen stöder olika arbetsuppgifter . Eller när man inte har jobbat med ledarskap eller en så viktig sak som förvaring eller ljudfrågan på ett seriöst sätt.

Hur kan chefer och skyddsombud använda den kunskap du fått fram?

– Min forskning visar vikten av att börja med att göra en grundlig analys av den egna verksamheten. Det är en mycket mer krävande kontorstyp, och den är heller inte billig att genomföra – målet med att välja denna typ av kontor ska inte vara att dra ned på yta. Men gör man rätt och gör hemläxan bra, tar in kunskap från forskningen och experter så har man allt att vinna. Man kan öka inlärningen i organisationen, få mer informationsutbyte, ett flexiblare arbetssätt och en nöjdare personal. Men man måste då jobba med flyttprocessen, organisation, ledarskap, digitalisering och arkitektur tillsammans.

Text: Marika Sivertsson, 15 augusti 2014

Senaste artiklar

Återhämtning på schemat hos Vårdguiden

På 1177 Vårdguiden har telefonsjuksköterskorna en ständig kö av rådvilla som behöver deras hjälp. Det finns inga naturliga raster att ta igen sig på. Men för tre år sedan införde…

Lyckad satsning på ökad chefstäthet

Västra Götalandsregionen har satsat på att minska antalet medarbetare per chef. Nu har cheferna mer tid för sina medarbetare och de hinner bättre med att utveckla verksamheten. Det visar en…

Gemensamt säkerhetsarbete bättre för alla

I Region Kalmar har man numera en gemensam enkät för patientsäkerhet och arbetsmiljö. Det har lett till ett nytt sätt att arbeta med säkerheten för både patienter och vårdpersonal. På…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?