Foto: Marika Sivertsson

Flexibla kontor väcker starka känslor

Ta vara på medarbetarnas erfarenheter, fundera på vad man vill med verksamheten, se till att det finns extrarum och satsa på ledarskapet. Det föreslår forskaren och arkitekten Christina Bodin Danielsson den arbetsplats som funderar på att införa flexibelt kontor.

Christina Bodin Danielsson har forskat om kontor som arbetsmiljö sedan 2002 med bas i arkitekturen. Forskningsområdet berör även miljöpsykologi, arbetspsykologi, stressmedicin och organisationsteori.

Vad handlar din forskning om?

– Jag är ansvarig för två större forskningsprojekt. Vi undersöker kontorsmiljöns betydelse för sjukfrånvaro, stressnivåer, upplevelse av ledarskap liksom förekomst av arbetsplatskonflikter. Det ena projektet är kvantitativt – vi jobbar då med en stor databas baserad på kontorsanställda med information om hälsa, arbetsorganisation, privatliv, kontorsmiljö och liknande. Denna databas gör vi olika statistiska analyser av – vi tittar bland annat på flexkontor, som är den aktivitetsbaserade kontorstyp som alla idag refererar till.

– I det andra projektet djupintervjuas chefer och medarbetare om kontorsmiljöns påverkan på upplevelse av ledarskap, hälsa och arbetsplatskonflikter, med mera.

Vad bör man tänka på när man inför ett aktivitetsbaserat arbetssätt?

– Att ha en tydlig vision av vad man vill med verksamheten – se över mål, rutiner och ledarskap och organisationskultur. Och att jobba aktivt med kontoret, den fysiska miljön ska vara ett stöd för alla olika aktiviteter. Men även med rutiner i administration, och med digitalisering. Man måste ha ett bra digitalt system som stödjer arbetssättet.

– En grundlig analys av varje verksamhet måste göras innan man börjar gestalta ett aktivitetsbaserat kontor. Tar man inte hänsyn till de särskilda arbetsuppgifterna, och de behov som följer med dem, i verksamheten, så blir kontoret inte så aktivitetsbaserat som det skulle kunna vara.

Vad ger projekten för insikter i hur aktivitetsbaserade kontor påverkar medarbetare?

– Min tidiga forskning visar på tydliga fördelar med flexkontor. Upplevelsen av allmän hälsa, och högre arbetstillfredsställelse är bättre. Senare studier där vi studerar endast fenomenet att inte ha egen arbetsplats har visat att det i sig kan skapa en negativ inverkan på upplevelse av ledarskap, sjukfrånvaro med mera.

– Troligen beror skillnaden på att just valfriheten att välja mellan olika miljöer mildrar den negativa upplevelsen av att inte ha en egen arbetsplats.

Vilka är de viktigaste resultaten?

– Vår forskning visar vikten av att skapa bra back-up rum, arbetsmiljöer som fungerar som komplement. ”Friheten att jobba var man vill” räcker inte. Och att det är ännu viktigare med ett aktivt ledarskap. Man ser inte sin närmaste chef lika mycket i ett aktivitetsbaserat kontor där medarbetarna hela tiden byter arbetsplats och kanske inte ens arbetar i.

Något som överraskade dig?

– Att aktivitetsbaserat flexkontor väcker så starka känslor hos både chefer och medarbetare. En del är oerhört positiva. Det är när kontoret passar deras arbetssätt, man arbetar aktivt med att dra nytta av olika egenskaper hos kontorstypen, och man har fått med alla på båten.

– Samtidigt kan det väcka mycket starka negativa känslor om det har genomförts utan att medarbetarnas erfarenheter tagits tillvara, och när kontoret är vare sig arkitektoniskt eller tekniskt utformat så att det verkligen stöder olika arbetsuppgifter . Eller när man inte har jobbat med ledarskap eller en så viktig sak som förvaring eller ljudfrågan på ett seriöst sätt.

Hur kan chefer och skyddsombud använda den kunskap du fått fram?

– Min forskning visar vikten av att börja med att göra en grundlig analys av den egna verksamheten. Det är en mycket mer krävande kontorstyp, och den är heller inte billig att genomföra – målet med att välja denna typ av kontor ska inte vara att dra ned på yta. Men gör man rätt och gör hemläxan bra, tar in kunskap från forskningen och experter så har man allt att vinna. Man kan öka inlärningen i organisationen, få mer informationsutbyte, ett flexiblare arbetssätt och en nöjdare personal. Men man måste då jobba med flyttprocessen, organisation, ledarskap, digitalisering och arkitektur tillsammans.

Text: Marika Sivertsson, 15 augusti 2014

Senaste artiklar

Samverkan gav svalare somrar på boenden

När fem äldreboenden i Vänersborg skulle byggas om, involverades personalen i processen redan från början – långt innan byggstart. Det har lett till mindre stress, sänkta sjuktal och behagligare inomhustemperaturer…

Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om…

Reflektionsstöd svetsar samman gruppen

Fyra korta reflektionsfrågor, i början och slutet av varje arbetspass. Det är en metod som används i Region Östergötland för att skapa tydlighet, lyfta svåra frågor och svetsa samman vårdlag.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Handbok för återhämtning

Pressad vårdpersonal behöver återhämtning för att orka. Även små förändringar i rätt riktning är viktiga. Nu har forskare skrivit en...