– Det finns inte en lösning som passar alla. Därför kan det vara en god idé att göra studiebesök på ett kontor för att se hur andra har gjort, säger Lisa Rönnbäck.

Foto: Ragnhild Larsson

Hitta den bästa kontorslösningen med hjälp av ett webbverktyg

Kontorslandskap, enskilda kontorsrum eller kanske både och? Det finns ingen optimal lösning som passar alla. Verktyget Forma kontoret ska hjälpa chefer, personalchefer och skyddsombud att hitta den bästa lösningen när ett nytt kontor ska byggas.

Det är Suntarbetslivs motsvarighet på privata sektorn, Prevent, som har utvecklat detta kostnadsfria webbverktyg som fokuserar på förändringsarbetet och de organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågorna när man ska bygga ett nytt kontor.

– Vi vill underlätta förändringsprocessen och bidra med ett stöd för att jobba systematiskt, förklarar Lisa Rönnbäck, projektledare på Prevent.

Verkyget bygger på aktuell forskning om kontorsmiljöer och Prevent har utvecklat det i samarbete med Aram Seddigh, på Stressforskningsinstitutet och Sara Hernäng, seniorkonsult på SWECO, och representanter från Svenskt Näringsliv, LO och PTK.

Ingen lösning passar alla

För att kunna fånga in vilken typ av kontor som är det mest optimala består verktyget av tre delar: en enkät, en faktadel och tre filmer som visar hur Swedbank gjorde när de flyttade till ett nytt kontor.

I enkäten ingår 30 frågor, där syftet är att få upp alla tänkbara frågor på bordet: fysiska, organisatoriska och praktiska, och vem som har mandat att bestämma vad.

När frågorna är ifyllda går de att spara som en pdf-fil som sedan mejlas ut till alla berörda och kan fungera som ett underlag för att se vad olika personer behöver ta tag i.

Faktadelen förklarar olika begrepp och vad olika kontorslösningar innebär, utan att värdera dem.

– Det finns inte en lösning som passar alla. Därför kan det vara en god idé att göra studiebesök på ett kontor för att se hur andra har gjort, säger Lisa Rönnbäck.

Eget rum fortfarande vanligt

Varje vardag går ungefär 2,3 miljoner svenskar till ett kontor. Enligt Vasakronans enkät Kontorsbarometern från 2014 arbetar 43 procent i ett eget rum, 24 procent sitter i ett rum med 2-5 personer, 27 procent i öppet landskap – och 4 procent har inte någon fast plats.

Den vanligaste förändringen är att gå från enskilda rum till kontorslandskap. Men de aktivitetsbaserade kontoren, där man kan välja arbetsplats beroende på vilken arbetsuppgift man ska utföra, blir alltmer populära. I storstadsregionerna där lokalerna är dyra finns det också en stark drivkraft att spara in på så många kvadratmetrar som möjligt. Samtidigt väljer många att sitta trängre, framför att flytta utanför centrum där lokalerna är billigare.

Förändringsprocessen måste få ta tid. Ofta går det alldeles för fort

Utforma kontoret från egna verksamheten

När man ska utforma ett nytt kontor är det enklast att börja tänka på färger och snygga möbler. Men först måste de inblandade fråga sig vad de vill uppnå med förändringen.

För att arbetsmiljön ska bli så bra som möjligt, måste man utforma kontoret utifrån den egna verksamheten: Vad gör vi på jobbet och när gör vi det? Behöver vi mer dynamik, någonstans att sitta när vi ska koncentrera oss eller både och?

– Förändringsprocessen måste få ta tid. Ofta går det alldeles för fort, säger Lisa Rönnbäck.

Hon menar att man får räkna med att det tar minst ett och ett halvt år att utforma ett nytt kontor. Swedbank med 2 700 anställda tog till exempel fyra år på sig innan de flyttade till ett nybyggt kontor i Sundbyberg i Stockholm.

– Vi vill visa att det lönar sig att jobba förebyggande, precis som i allt arbetsmiljöarbete. Det kan kosta mycket pengar om man måste bygga om. Och en dåligt genomförd ombyggnadsprocess kan göra att medarbetarna tappar entusiasmen inför jobbet.

Starka känslor med nytt kontor

Det väcker starka känslor att förändra kontorsmiljön. Några tycker bara att det ska bli roligt med det nya. Andra tycker att förändringen är väldigt jobbig.

– Cheferna får vara beredda på att möta medarbetarna där de är och hantera den oro som många medarbetare känner. Ett sätt att förebygga de negativa känslorna är att se till att få med sig alla i förändringsprocessen, genom att informera om vad som händer och ge medarbetarna utrymme att vara med och påverka, säger Lisa Rönnbäck.

Hon hänvisar till forskning som visar att även de som har fått ett fantastiskt fint kontor kan vara väldigt kritiska om de inte har blivit involverade i förändringsprocessen. Å andra sidan kan en väl genomförd förändring stärka gemenskapen på arbetsplatsen.

Egna positiva erfarenheter

Under tiden som Prevent utvecklade webbverktyget flyttade de själva från ett kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor, utan fasta platser. Där finns olika utrymmen som är anpassade efter olika aktiviteter, som tysta zoner för fokuserat arbete och andra utrymmen för kreativt lagarbete.

Till en början fanns det en hel del oro, men idag är de flesta nöjda. Inte ens de som var mest oroliga inför förändringen vill gå tillbaka till en egen plats idag, berättar Lisa Rönnbäck. Bland annat har nya samarbeten uppstått, eftersom man inte sitter intill samma personer hela tiden.

– Själv hade jag en jättedålig plats tidigare, där människor hela tiden gick förbi. Idag har jag mycket större möjligheter att välja var jag vill sitta, beroende på vad jag ska göra för tillfället, säger hon.

Testa själv Forma Kontoret!

 

Inlägg taggat med:

Text: Ragnhild Larsson, 06 december 2016

Senaste artiklar

”Nu är det en dröm att arbeta här”

TEMA HOT OCH VÅLD Hur kan man vända en arbetsvardag med rädsla, hot och våld till en drömarbetsplats? Det vet ungdomshuset i Sollentuna. De lämnade kaoset bakom sig med nya…

Bättre rustade att möta tufft klimat

TEMA HOT OCH VÅLD Hur hanterar man en hotfull situation? Och vad är egentligen ett hot? Bibliotekspersonal får nu utbildning i hot och våld genom en facklig satsning. Helsingborgs stadsbibliotek…

Aktiva rehabkoordinatorer sänkte sjuktalen

En mer aktiv roll och tidigare kontakt med de sjukskrivna. Det är grunden i det nya arbetssätt som rehabkoordinatorerna på två hälsocentraler i Gävle har prövat, med lyckat resultat. –…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?