Snabb och korrekt information - det har varit en av de viktigaste åtgärderna i handlingsplanen, tycker huvudskyddsombudet Mariela Ferré-Hofman och HR-strategerna Moa Elfström och Louise Sylvan på SUS.

Foto: Helene Holmqvist / SUS

Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om medarbetarnas oro. Många åtgärder handlar om kommunikation.

I början av april hade coronaviruset under flera veckor spridit sig i Sverige.

Onsdagen för påsk begärde Vårdförbundet därför att Region Skåne skulle ta fram en modell för riskbedömning av arbetsmiljön på sjukhusen och andra arbetsplatser. Förbundet hänvisade till arbetsmiljölagen (6 kap. 6 a §) och krävde skriftligt svar inom 24 timmar.

Den begäran kom till sedan allt fler medlemmar hörde av sig till Vårdförbundet. De undrade hur de skulle skydda sig mot viruset: Fanns det tillräckligt med skyddsutrustning? Hur och när skulle den användas?

Det berättar Maria Buhre, regionalt huvudskyddsombud.

– När larmet går finns ju i praktiken ingen tid att dra på sig förkläde, visir och handskar, säger hon.

När det gäller tillgången på utrustning är hon glad över att det nu finns en organisation som gör det möjligt för personalen att få information om tillgång och inflöde.

Alla parter engagerade

Fredrik Dahl, regional HR-strateg, är imponerad över det breda och positiva engagemang som funnits i arbetet med riskbedömningen.

– Frågan fick högsta prioritet och arbetet satte igång direkt efter påskhelgen, säger han.

De hittade snabbt nya arbetsformer med korta digitala möten och täta avstämningar.

Nu träffas den regionala skyddskommittén var 14:e dag, men har beredskap för tätare möten om och när de behöver det.

Många åtgärder om kommunikation

Arbetet med att ta fram handlingsplanen gick fortare än väntat. Efter drygt två veckor, den 27 april, var den första versionen klar. Hittills har de följt upp planen vid två tillfällen, och de kommer att följa upp den flera gånger under året.

Planen är indelad i elva riskområden, varav flertalet inleds med ordet oro. Till varje område finns en rad åtgärder. Många av dem handlar om kommunikation.

– För att göra största möjliga nytta behöver innehållet brytas ned från regional nivå till enskilda arbetsplatser, via förvaltningar och enheter. Det arbetsplatsnära arbetsmiljöarbetet gör oftast störst skillnad, säger Fredrik Dahl.

En stor del av kommunikationen vilar på huvudskyddsombuden och på att lokala skyddsombud tar upp riskbedömning på arbetsplatsträffar. Några frågor att ta ställning till är: Vad betyder handlingsplanens punkter för oss? Vad behöver vi lägga till? Vilka åtgärder behöver vi göra?

Information ska vara lätt att hitta

Mariela Ferré-Hofman är huvudskyddsombud för Vision på Skånes universitetssjukhus (SUS) med cirka 14000 anställda. Hon pekar på vikten av att information kommer ut snabbt och är lätt att hitta.

Att hålla informationen aktuell skapar trygghet.

– En konkret fråga som ”Hur gör jag om jag blir sjuk?” kräver ett snabbt svar. Att hålla informationen aktuell skapar trygghet, och vi uppmanar alla att kolla ofta. Det som gällde igår kanske ändras idag, säger hon.

Återkoppling med digital skyddskommitté

Varje vecka stämmer hon av läget med 50 skyddsombud från sjukhusen i Ystad, Trelleborg, Lund, Malmö och Landskrona vid ett digitalt möte. Då uppmanar hon alla att lyfta aktuella frågor från arbetsplatserna.

– Vissa löser vi direkt som till exempel vilken typ av plexiglas som funkar bäst i en reception.

I slutet av maj ligger fokus på arbetsmiljön på sjukhusens allmänna ytor. Hur ska sekreterarna förhålla sig när deras kollegor går omkring på avdelningen i ”rymddräkter”? På vilket sätt kan de möblera väntrummen? Hur ofta måste de sprita sig? Måste kortläsaren spritas mellan varje patient?

En viktig fråga är också att skapa trygga arbetsvillkor för högriskmedarbetare. Ett sådant exempel är möjligheter till distansarbete.

Stöd till enhetscheferna

Enhetscheferna behöver också stöd.  Mitt i ett förändringsarbete ska de hantera både sin egen och medarbetarnas oro. Samtidigt förväntas de hålla koll på ett stort flöde av information.

På SUS tog HR-strategerna Moa Elfström och Louise Sylvan redan i slutet av mars fram riskbedömningsmallar för att hjälpa cheferna komma igång med riskbedömning. Det finns mallar för samtliga organisatoriska nivåer; från hela sjukhus till verksamhetsområden som barnmedicin eller hjärt-lungmedicin, ner till enskilda mottagningar och avdelningar.

Partsgemensamt arbete

De betonar, liksom övriga, vikten av det partsgemensamma arbetet. Det starka engagemanget beror till stor del på att uppdraget är att bekämpa en gemensam fiende i form av ett oförutsägbart virus, menar de.

– Det partsgemensamma arbetsmiljöarbetet är viktigare än någonsin, säger Moa Elfström.

Idag kommer vi snabbare överens.

Här menar hon att digitala möten kan vara en fördel.

– Mötena är kortare och kräver en annan mötesdisciplin. Idag kommer vi snabbare överens i frågor som tidigare kunde ta lång tid.

Riskbedömning ett utmärkt verktyg för att stävja oro, menar de båda HR-strategerna.

– Värdet av dialog kan inte nog poängteras, säger Louise Sylvan.

Både hon och Moa Elfström påpekar också att det som Region Skåne gör just nu, egentligen ”bara” är ett klassiskt arbetsmiljöarbete.

– Vi följer de riktlinjer och arbetssätt som redan fanns och förhoppningsvis har vi lyckats ”avskräckifiera” riskarbetet för all framtid.

Text: Birgita Klepke, 15 juni 2020

Relaterade verktyg

Senaste artiklar

Samverkan gav svalare somrar på boenden

När fem äldreboenden i Vänersborg skulle byggas om, involverades personalen i processen redan från början – långt innan byggstart. Det har lett till mindre stress, sänkta sjuktal och behagligare inomhustemperaturer…

Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om…

Reflektionsstöd svetsar samman gruppen

Fyra korta reflektionsfrågor, i början och slutet av varje arbetspass. Det är en metod som används i Region Östergötland för att skapa tydlighet, lyfta svåra frågor och svetsa samman vårdlag.…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Handbok för återhämtning

Pressad vårdpersonal behöver återhämtning för att orka. Även små förändringar i rätt riktning är viktiga. Nu har forskare skrivit en...