Så tog Region Skåne fram sin handlingsplan

15 juni 2020 Lästid: 5 min
Mariela Ferré Hofman, Moa Elfstrom, Louise Sylvan på Skånes universitetssjukhus.
Snabb och korrekt information - det har varit en av de viktigaste åtgärderna i handlingsplanen, tycker huvudskyddsombudet Mariela Ferré-Hofman och HR-strategerna Moa Elfström och Louise Sylvan på SUS.

Foto: Helene Holmqvist / SUS

Som en följd av coronaviruset har Region Skåne tagit fram en handlingsplan för att bedöma risker i arbetsmiljön. Arbetet tog bara några veckor. De flesta punkter i planen handlar om medarbetarnas oro. Många åtgärder handlar om kommunikation.

I början av april hade coronaviruset under flera veckor spridit sig i Sverige.

Onsdagen för påsk begärde Vårdförbundet därför att Region Skåne skulle ta fram en modell för riskbedömning av arbetsmiljön på sjukhusen och andra arbetsplatser. Förbundet hänvisade till arbetsmiljölagen (6 kap. 6 a §) och krävde skriftligt svar inom 24 timmar.

Den begäran kom till sedan allt fler medlemmar hörde av sig till Vårdförbundet. De undrade hur de skulle skydda sig mot viruset: Fanns det tillräckligt med skyddsutrustning? Hur och när skulle den användas?

Det berättar Maria Buhre, regionalt huvudskyddsombud.

– När larmet går finns ju i praktiken ingen tid att dra på sig förkläde, visir och handskar, säger hon.

När det gäller tillgången på utrustning är hon glad över att det nu finns en organisation som gör det möjligt för personalen att få information om tillgång och inflöde.

Alla parter engagerade

Fredrik Dahl, regional HR-strateg, är imponerad över det breda och positiva engagemang som funnits i arbetet med riskbedömningen.

– Frågan fick högsta prioritet och arbetet satte igång direkt efter påskhelgen, säger han.

De hittade snabbt nya arbetsformer med korta digitala möten och täta avstämningar.

Nu träffas den regionala skyddskommittén var 14:e dag, men har beredskap för tätare möten om och när de behöver det.

Många åtgärder om kommunikation

Arbetet med att ta fram handlingsplanen gick fortare än väntat. Efter drygt två veckor, den 27 april, var den första versionen klar. Hittills har de följt upp planen vid två tillfällen, och de kommer att följa upp den flera gånger under året.

Planen är indelad i elva riskområden, varav flertalet inleds med ordet oro. Till varje område finns en rad åtgärder. Många av dem handlar om kommunikation.

– För att göra största möjliga nytta behöver innehållet brytas ned från regional nivå till enskilda arbetsplatser, via förvaltningar och enheter. Det arbetsplatsnära arbetsmiljöarbetet gör oftast störst skillnad, säger Fredrik Dahl.

En stor del av kommunikationen vilar på huvudskyddsombuden och på att lokala skyddsombud tar upp riskbedömning på arbetsplatsträffar. Några frågor att ta ställning till är: Vad betyder handlingsplanens punkter för oss? Vad behöver vi lägga till? Vilka åtgärder behöver vi göra?

Information ska vara lätt att hitta

Mariela Ferré-Hofman är huvudskyddsombud för Vision på Skånes universitetssjukhus (SUS) med cirka 14000 anställda. Hon pekar på vikten av att information kommer ut snabbt och är lätt att hitta.

Att hålla informationen aktuell skapar trygghet.

– En konkret fråga som ”Hur gör jag om jag blir sjuk?” kräver ett snabbt svar. Att hålla informationen aktuell skapar trygghet, och vi uppmanar alla att kolla ofta. Det som gällde igår kanske ändras idag, säger hon.

Återkoppling med digital skyddskommitté

Varje vecka stämmer hon av läget med 50 skyddsombud från sjukhusen i Ystad, Trelleborg, Lund, Malmö och Landskrona vid ett digitalt möte. Då uppmanar hon alla att lyfta aktuella frågor från arbetsplatserna.

– Vissa löser vi direkt som till exempel vilken typ av plexiglas som funkar bäst i en reception.

I slutet av maj ligger fokus på arbetsmiljön på sjukhusens allmänna ytor. Hur ska sekreterarna förhålla sig när deras kollegor går omkring på avdelningen i ”rymddräkter”? På vilket sätt kan de möblera väntrummen? Hur ofta måste de sprita sig? Måste kortläsaren spritas mellan varje patient?

En viktig fråga är också att skapa trygga arbetsvillkor för högriskmedarbetare. Ett sådant exempel är möjligheter till distansarbete.

Stöd till enhetscheferna

Enhetscheferna behöver också stöd.  Mitt i ett förändringsarbete ska de hantera både sin egen och medarbetarnas oro. Samtidigt förväntas de hålla koll på ett stort flöde av information.

På SUS tog HR-strategerna Moa Elfström och Louise Sylvan redan i slutet av mars fram riskbedömningsmallar för att hjälpa cheferna komma igång med riskbedömning. Det finns mallar för samtliga organisatoriska nivåer; från hela sjukhus till verksamhetsområden som barnmedicin eller hjärt-lungmedicin, ner till enskilda mottagningar och avdelningar.

Partsgemensamt arbete

De betonar, liksom övriga, vikten av det partsgemensamma arbetet. Det starka engagemanget beror till stor del på att uppdraget är att bekämpa en gemensam fiende i form av ett oförutsägbart virus, menar de.

– Det partsgemensamma arbetsmiljöarbetet är viktigare än någonsin, säger Moa Elfström.

Idag kommer vi snabbare överens.

Här menar hon att digitala möten kan vara en fördel.

– Mötena är kortare och kräver en annan mötesdisciplin. Idag kommer vi snabbare överens i frågor som tidigare kunde ta lång tid.

Riskbedömning ett utmärkt verktyg för att stävja oro, menar de båda HR-strategerna.

– Värdet av dialog kan inte nog poängteras, säger Louise Sylvan.

Både hon och Moa Elfström påpekar också att det som Region Skåne gör just nu, egentligen ”bara” är ett klassiskt arbetsmiljöarbete.

– Vi följer de riktlinjer och arbetssätt som redan fanns och förhoppningsvis har vi lyckats ”avskräckifiera” riskarbetet för all framtid.

Handlingsplan inför corona – så gjorde Region Skåne

  • Vårdförbundet begärde en riskbedömning. Därefter tog HR på regionnivå initiativet till en handlingsplan.
  • HR samlade den regionala skyddskommittén, regionens högsta ledning och representanter för Smittskydd, Vårdhygien, Ekonomistyrning/Inköp.
  • Handlingsplanen blev klar på knappt tre veckor.
  • Planen innehåller riskbedömningar med åtgärder inom 11 områden.
  • Den följs upp och uppdateras löpande.

Regional handlingsplan i Coronatid – några råd:

  • Skapa snabba kommunikationsvägar uppifrån och ner – och tvärtom.
  • Informera strikt och enhetligt från en regional krisledning.
  • Informera både skriftligt och muntligt och kolla att innehållet når fram och blir förstått.
  • Återkoppla snabbt.
  • Underlätta för medarbetare och chefer att hitta information, till exempel genom samlingssidor om covid-19.
  • Uppdatera informationen ofta och uppmana alla medarbetare att kolla ofta.
  • Utveckla digitala mötesformer.
  • Kalla till möten så ofta det behövs och håll mötena korta.
  • Var transparent när det till exempel gäller tillgång till skyddsutrustning.
  • Underlätta enhetschefernas arbete genom utbildning och administrativt stöd.

Text: Birgita Klepke