Nu satsar hela Förskoleförvaltningen i Göteborg på att införa friskfaktorer i sitt arbetsmiljöarbete. På sikt ska det märkas på alla kommunala förskolor. Målet är att öka frisknärvaron hos medarbetare och chefer.
Tidigare hörde förskolorna i Göteborg till de olika stadsdelarna, men numera är de samlade i en gemensam förskoleförvaltning. Den bildades 2018 och har drygt 7000 medarbetare. Omorganisationen ledde även till en nystart i arbetsmiljöarbetet och förvaltningen har bland annat tagit fram en ny hälsofrämjande arbetsmiljöstrategi.
– Vi hade sett i medarbetarenkäter och statistiken om sjukfrånvaro att vi behövde förbättra arbetsmiljön, säger Pia Kragh Jensen.
Hon är hr-specialist på Förskoleförvaltningen i Göteborg, och processledare för att införa friskfaktorer i hela förskoleförvaltningen.
Under 2019 sökte förskoleförvaltningen stöd från Suntarbetslivs resursteam, som ett sätt att få draghjälp att nå målet i den nya arbetsmiljöstrategin: att öka frisknärvaron hos medarbetare och chefer.
Vill skapa hållbara arbetsplatser
Men det finns också ett ännu större syfte, berättar Pia Kragh Jensen.
– Vi vill skapa attraktiva och hållbara arbetsplatser så att vi kan göra ett bra jobb för barnen på förskolorna i Göteborg.
Samarbetet med resursteamet startade i november 2019 och pågick under våren 2020. Satsningen berör hela förskoleförvaltningen och är väl förankrad i förvaltningsledningen.
Det har blivit enklare för cheferna att prata utifrån det som fungerar istället för att fokusera på bristerna
Först genomförde resursteamets verksamhetsutvecklare en serie på fem workshoppar om friskfaktorer och beteendeförändring för 55 chefer i ledningsgrupper och förvaltningsledning. Det gav effekt i statistiken.
– Sjukfrånvaron gick snabbt nedåt med omkring 2,3 procent. Men sen kom pandemin och rörde om i statistiken.
Parallellt började även Pia Kragh Jensen att genomföra digitala workshoppar med samma upplägg för övriga chefer, och i juni 2020 var alla förvaltningens då 230 chefer klara. Det gav också effekt.
– Vi märker att det har blivit enklare för cheferna att prata utifrån det som fungerar istället för att fokusera på bristerna. Workshopparna har också varit en uppskattad reflektionsstund för cheferna om vad friskfaktorerna kan bidra med.
Men vad är då friskfaktorer?
Friskfaktorer kan beskrivas som ett antal tillstånd som kännetecknar friska arbetsplatser.
De åtta friskfaktorer som Suntarbetslivs resursteam utgår från i sitt stöd till olika verksamheter är baserade på forskning:
- Rättvis och transparent organisation
- Närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap
- Delaktighet och inflytande
- Kommunikation och återkoppling
- Prioritering av arbetsuppgifter
- Kompetensutveckling hela arbetslivet
- Systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen
- Tidiga insatser och arbetsanpassning
I workshopparna har cheferna skattat nuläget i verksamheterna utifrån friskfaktorer. De har prioriterat de friskfaktorer som de tycker är viktigast att stärka och beskrivit hur de vill att det önskade läget ser ut.
Beteenden kan påverka arbetsmiljön
Cheferna har också lärt sig om beteendeförändring, för att bli medvetna om att egna beteenden kan påverka arbetsmiljön i olika riktningar.
– De har undersökt vilka beteenden som behövs för att nå det önskade läget.
En annan tidig effekt blev att cheferna själva bad styrgruppen för satsningen om nya stöd för att kunna beskriva och följa upp det främjande arbetsmiljöarbetet.
Väver in friskfaktorer i arbetsmiljöronden
En partssammansatt grupp fick därför i uppdrag att utveckla förvaltningens arbetsmiljörond. Den nya mallen för arbetsmiljöronden började användas våren 2021.
– Vi ska fortfarande bedöma risker när vi gör våra arbetsmiljöronder, men nu ska vi även ta upp vilka styrkor vi har på arbetsplatsen och vilka beteenden som behövs för att nå önskat läge.
I arbetsmiljöronden väver Förskoleförvaltningen ihop friskfaktorerna med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Pia Kragh Jensen har hört att de som använt den tycker att det är skönt att inte bara leta fel utan också se sina styrkor.
Det nya sättet att bedriva arbetsmiljöarbete
Detta gör att det också går att följa förändringen mot att arbeta mer främjande i den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM.
– Det här blir det nya sättet att bedriva arbetsmiljöarbete hos oss. Det är viktigt att få in friskfaktorerna i bärande strukturer, annars riskerar satsningen att bara bli ett projekt som blåser förbi.
Nästa steg: verkstad på förskolorna
Och nu, när trycket från pandemin lättar, börjar förändringsarbetet även för medarbetarna på förskolorna. Det är cheferna som ska introducera medarbetarna i friskfaktorer och vad beteenden kan göra för arbetsmiljön och trivseln. Till stöd får de ett färdigt material med manus och körschema för två halvdagar att använda rakt av eller anpassa efter behov. Vad som skulle ingå bestämdes av den partsgemensamma gruppen. Sen ska varje förskola välja vilka två friskfaktorer som de vill stärka.
Samarbetet med Suntarbetsliv är nu avslutat enligt plan. Men Pia Kragh Jensen fortsätter att hålla i införandet av friskfaktorer även under 2022. Förskoleförvaltningen nöjer sig inte heller med en engångsinsats med workshoppar. Det kommer ju nya chefer som även de under fem dagar ska få en introduktion om friskfaktorer och beteendeförändring.
Struktur och tydlighet behövs
Men det finns också utmaningar i att skapa förändring, konstaterar Pia Kragh Jensen.
– En viktig lärdom är att det inte är alldeles enkelt att vrida om arbetsmiljöarbetet så att det blir främjande. Många chefer och även HR upplever det främjande som lite luddigt. De vet inte riktigt vad de kan göra med det.
Därför är det viktigt att fokusera på konkreta handlingar som beteenden och ha ett tydligt önskat läge att sträva mot, menar hon.
– Sedan måste även strukturerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet vara i linje med det nya. Använder man gamla mallar som bara letar risker så blir det svårt att gå mot ett mer främjande arbetsmiljöarbete. Man står still i gammalt tänk och kan inte heller följa upp det friska.
Strategin ger stöd
Victoria Magnusson är verksamhetsutvecklare i Suntarbetslivs resursteam och en av dem som hjälpt Förskoleförvaltningen att börja införa friskfaktorer.
– Det är verkligen bra att de är så målmedvetna och har en strategi att luta sig emot.
De såg också tidigt att de måste ta ett eget ägarskap, och gjorde det, fortsätter hon.
– De har förstått betydelsen av att fokusera på beteenden och att tydliggöra vad som behöver göras för att nå önskat läge. Vill vi ha det annorlunda behöver vi göra annorlunda.
Suntarbetslivs Resursteam har upphört med sitt stöd i den här formen. Suntarbetsliv erbjuder idag andra stöd för att jobba med friskfaktorer – läs mer i faktarutorna intill artikeln.
