Så gjorde chefen plats för medarbetarnas idéer

Hur fångar ni upp bra idéer på jobbet? På Folktandvården i Jönköping har de hittat ett enkelt sätt. På köpet får de mer delaktighet – och roligare arbetsplatsträffar.

– Medarbetarna kom till mig med bra idéer, men jag som chef kunde inte ensam ta idéerna vidare. Jag var en flaskhals.

Det säger Claudia Samuelsson, klinikchef på Hälsan Folktandvård i Jönköping. Hon minns hur medarbetarna kom till henne med idéer om allt från ändrade arbetssätt till inköp av godare kaffe eller modernare tandläkarstolar. Idéerna hamnade i hennes knä, men hon hade inget bra sätt att ta hand om dem alla.

– Dessutom fanns det säkert mycket bättre lösningar i arbetsgruppen än vad jag själv kunde komma på.

Det var ett dilemma för henne som chef. Och medarbetare som berättat om sina idéer för chefen visste inte heller alltid vad som hände sen. Särskilt om idén inte ledde till någon åtgärd.

Men i samband med en ledarskapskurs fick hon ett tips som kunde lösa problemet, vi återkommer till det.

Kliniken där Claudia Samuelsson är chef ligger i centrala Jönköping. Patienterna representerar hela samhället: här behandlas allt från småbarn, skolelever, studenter från universitetet i närheten till äldre människor med demens.

Kliniken har 33 medarbetare och en av dem är tandhygienisten Cornelia Svensson. Hon är även skyddsombud utsedd av arbetskamraterna, men utan facklig tillhörighet.

Förbättringstavla gör det lätt att lämna förslag och idéer

Nu har hon och Claudia Samuelsson, utifrån tipset, infört en förbättringstavla.

Det är en whiteboardtavla med ett prioriteringskors och en tom yta intill, som nu sitter på väggen i personalköket.

Förbättringstavlan har fyra fält. Efter en dialog sätter de post-it-lapparna utifrån hur stor effekt de tror att idén har. Uppe till höger är fältet där de sätter idéer som kräver liten insats men kan ge stor effekt. 

Nu kan den som får en idé skriva ned den på en post-it-lapp och sätta den på tavlans tomma yta. Det kan bli ett par idéer på en månad. Inga idéer hamnar längre direkt i chefens knä. Förhoppningen är att den som går förbi tavlan kikar på lapparna och låter tanken gro.

Mötet får ny energi när vi samlas vid förbättringstavlan.

På sina arbetsplatsträffar, apt, har de sedan ett välkommet avbrott då de reser sig från mötesbordet och går till tavlan.

– Mötet får ny energi när vi samlas vid förbättringstavlan, säger Claudia Samuelsson.

Den som skrivit lappen berättar om idén.

–  Men vi kan också skriva lappar anonymt, säger Cornelia Svensson.

Samtalet vid tavlan spinner runt frågor som: Har någon redan testat idén? Hur är intresset i gruppen?

Efter en dialog placerar de lappen i prioriteringskorset, datummärker den och bestämmer vem som ska undersöka frågan närmare.

Det behöver alltså inte vara den som kläckt idén, eller chefen, som tar förslaget vidare.

Exempel på frågor som den som tar sig an förslaget ska undersöka: Är idén möjlig att genomföra här? Vad kan det kosta? Har andra testat och hur gick det?

Men vissa förslag är ändå chefens sak att hantera: schemafrågor nämns som ett exempel. Då ger det här arbetssättet ändå transparens om besluten.

– I stället för att ett beslut tas inne på mitt kontor blir förbättringstavlan ett naturligt ställe att fånga upp förslagen och bemöta dem inför alla.

Flera fördelar för arbetsmiljön

De gemensamma genomgångarna vid tavlan gör att fler får samma information om varför eller varför inte en idé kan genomföras. Tidigare har det kunnat stanna mellan chefen och den som kom till henne med en idé.

Det här är inte bara ett enkelt arbetssätt som avlastar chefen. Det har dessutom bidragit till att de höjt resultatet i medarbetarundersökningen – och fått mer variation på sina arbetsplatsträffar.

En annan vinst är att de flyttar fokus från problem till möjligheter.

– Tavlan har bidragit till att vårt perspektiv ändras lite från problem till områden vi kan förbättra. Det är mycket roligare att förbättra saker, det ger mer arbetsglädje, säger Cornelia Svensson.

På kliniken arbetar de även med att stärka sina friskfaktorer. De har bland annat jobbat med friskfaktorn delaktighet och transparens. Där har förbättringstavlan bidragit i positiv riktning.

– Arbetssättet har även lett till ökad delaktighet och transparens i ledningsbeslut.

De gör också en uppföljning av idéerna och vad de ledde till i slutet av året.

Ger större delaktighet i klinikens utveckling

Det här har skapat en större delaktighet i klinikens utveckling, menar skyddsombudet Cornelia Svensson.

– Vi kan ge förslag, följa förslagen på ett enkelt sätt och dessutom få en uppföljning av hur det gått, säger hon.

Det är ofta saker som rör arbetsmiljön som kommer upp på tavlan.

– Ibland kan någon komma till mig som skyddsombud med ett förslag. Då kan vi ibland komma fram till att det passar bra att ta upp det på tavlan, så att vi får ett gemensamt samtal om saken.

Engagemanget för förbättringstavlan ser förstås olika ut bland medarbetarna, konstaterar chefen.

– Vissa älskar detta och blir motiverade, medan andra inte är lika engagerade. Men när några får inspiration, så ser andra det och lyssnar.

– Alla kanske inte har stora idéer, men många bäckar små behövs också – även du som har en liten idé kan känna att du bidrar, säger Claudia Samuelsson.

3 tips från chefen och skyddsombudet

• Öka delaktigheten, det är otroligt viktigt för att få engagerade medarbetare.
• Ledningen behöver lyssna på alla idéer som kommer utan att avfärda direkt. Inget är för litet eller för stort att föreslå.
• Våga testa, det behöver inte vara perfekt från början. Vår förbättringstavla går säkert att vidareutveckla.

Klinikchefen Claudia Samuelsson och klinikkoordinatorn Susanne Wadsten fick 2024 utmärkelsen Guldtanden inom Folktandvården i Region Jönköpings län. De prisades för hur de tar hand om medarbetarnas förslag och omsätter goda idéer till handlingar som på sikt leder till en förbättring för hela kliniken.