Stress, mobbning, arbetstidens förläggning. Detta står i fokus för en ny föreskrift från Arbetsmiljöverket. Den kommer att påverka arbetet med det som hittills kallats psykosocial arbetsmiljö – och som nu byter namn till organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).
Enligt Arbetsmiljöverket orsakar brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ohälsa. Antalet anmälningar om arbetssjukdom inom det området har de senaste fem åren ökat med drygt 70 procent. Exempel på orsaker till ohälsan är enligt verket alltför mycket arbete eller för hög arbetstakt och problem i relationer på arbetsplatsen, som samarbetsproblem och mobbning.
Generaldirektören Erna Zelmin Ekenhem, som beslutade om föreskriften den 22 september, säger i ett pressmeddelande:
– Att så många blir sjuka på jobbet av de här orsakerna är oacceptabelt. Arbetsgivarna behöver prioritera arbetsmiljöarbetet ännu mer för att vända utvecklingen.
Risker, mål och kunskapskrav
Redan för 35 år sen var det tal om att verket skulle göra en föreskrift om psykiska och sociala aspekter av arbetsmiljön. Men det blev ingen föreskrift den gången. Istället blev det en skrift med allmänna råd. Den skriften blir nu ersatt av den nya föreskriften.
Det finns också två föreskrifter, som den nya föreskriften ersätter. En rör kränkande särbehandling och har funnits i 20 år. En något äldre föreskrift handlar om omvårdnadsarbete i enskilt hem.
Den nya föreskriften träder i kraft den 31 mars 2016. Under mars lanserar också Suntarbetsliv sin nya arbetsmiljöutbildning, som ger grunderna i systematiskt arbetsmiljöarbete för chefer och skyddsombud. Och inom Suntarbetsliv arbetar en projektgrupp med att ta fram ett stöd för chefer och skyddsombud, med kunskaper och redskap om föreskriftens olika områden – OSA-kompassen. Under ”Läs mer”, nedanför denna artikel, kan du hitta hela föreskriften, och en kort sammanfattning i punktform av föreskriftens ”riskområden”, som vi på Suntarbetsliv har tagit fram.
Föreskriften handlar om risker, och om förutsättningar för att ta itu med dessa:
I sex paragrafer ställer verket krav när det gäller arbetsbelastning, otydlighet om arbetets krav, starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling (framförallt mobbning).
Fyra paragrafer innehåller krav på att chefer och arbetsledare ska ha tillräckligt med kunskaper inom området, och att man sätter upp mål och bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
Ohälsosam arbetsbelastning
Föreskriften ställer krav på att arbetsgivarna ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning (paragraf 9).
Kraven, i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad, måste man balansera med resurser, såväl för chefer och arbetsledare som för andra arbetstagare, skriver verket i sina råd.
Det gäller att ta hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning. Och arbetstagarna måste få möjligheter att berätta om på höga krav och bristande resurser.
Föreskriften ger sex exempel på hur man kan förebygga ohälsosam arbetsbelastning:
1. Minska arbetsmängden
2. Öka bemanningen
3. Ändra prioritetsordning
4. Ge möjligheter till återhämtning
5. Tillämpa andra arbetssätt
6. Tillföra kunskap
Det är viktigt att hitta orsakerna bakom arbetsbelastningen, för att åtgärderna ska ha effekt. Ibland måste man lyfta frågor om åtgärder till en annan nivå, eller en annan del i verksamheten.
Ett område som verket särskilt lyfter fram är arbetsplatsens tekniska utrustning, som måste vara anpassad till arbetet.
Tydlighet om vad som gäller i jobbet
Arbetsgivarna måste se till att de anställda känner till förutsättningarna för sitt jobb (paragraf 10). Forskning visar att otydlighet om vad som gäller i arbetet kan orsaka skadlig stress. Föreskriften lyfter fram följande fem punkter som måste vara tydliga för de anställda:
1. De arbetsuppgifter som de ska utföra
2. Det resultat som de ska uppnå
3. Om det finns några särskilda sätt som de ska utföra arbetet på, och i så fall hur
4. De arbetsuppgifter som de ska sätta främst, om den tid som de har inte räcker till
5. Vem de kan vända sig till, för att få hjälp och stöd för att göra sitt jobb
Arbetsgivarna kan genom att fortlöpande gå igenom dessa fem punkter förebygga onödiga krav och belastningar. De bör göra det med alla berörda anställda samtidigt, och uppmana dem att berätta om något är oklart.
De anställda har olika förutsättningar när det gäller att ta till sig information och kunskaper och det är viktigt att arbetsgivarna tar hänsyn till detta.
Psykiskt påfrestande uppgifter och situationer
Arbetsgivarna måste göra vad som behövs för att motverka att starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer leder till ohälsa (paragraf 11).
Exempel på sådana uppgifter och situationer är att:
1. Bemöta människor i svåra situationer
2. Lösa konflikter
3. Fatta svåra beslut under press, när det också finns etiska dilemman
4. Utsättas för trauma
Det här är fyra exempel på stöd som arbetsgivarna kan ge:
1. Regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området
2. Särskilda informations- och utbildningsinsatser
3. Hjälp och stöd från andra arbetstagare
4. Rutiner för att hantera krävande situationer i kontakt med klienter och kunder med flera
Det är viktigt att skapa förutsättningar för de anställda att berätta om särskilt påfrestande förhållanden.
Hur man förlägger arbetstiden
Arbetsgivarna måste förebygga att arbetstidens förläggning leder till ohälsa (paragraf 12).
Arbetsmiljöverket ger fem exempel på riskabel arbetstidsförläggning:
1. Skiftarbete
2. Nattarbete
3. Delade arbetspass
4. Övertid i stor omfattning
5. Långa arbetspass
6. Förväntningar att vara ständigt nåbar, som en följd av att anställda får stora möjligheter att jobba på olika tider och platser
Arbetsgivarna bör ta hänsyn till risken för att olyckor ökar, på grund av hur man förlägger arbetstiden. Möjligheterna för de anställda att återhämta sig är något man särskilt bör uppmärksamma. Här finns ett samspel med arbetstidslagen som sätter gränser för hur länge de anställda får arbeta som längst, och minimigränser för viloperioder. Men i arbetstidslagen finns inga regler om hur arbetsgivarna i sitt arbetsmiljöarbete ska ta hänsyn till hur man förlägger arbetstiden.
I många jobb i kommuner och landsting, som exempelvis vård, omsorg, kollektivtrafik och en del teknisk verksamhet, går det inte att komma ifrån skiftarbete och nattarbete. Men forskning visar att olika typer av arbetsscheman kan innebära större eller mindre risker för ohälsa.
Kränkande särbehandling
Kränkande särbehandling definierar Arbetsmiljöverket som ”handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsen gemenskap”. Mobbning är det vanligaste vardagsuttrycket för detta.
Arbetsgivarna måste klargöra att man inte accepterar detta på arbetsplatsen – och vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling (paragraf 13).
Verket ger fem exempel på förhållanden i verksamheten som man måste vara uppmärksam på:
1. Konflikter
2. Arbetsbelastning
3. Arbetsfördelning
4. Förutsättningar för samarbete
5. Konsekvenser av förändringar
Det bör finnas en skriftlig policy. Chefer och arbetsledare har ett särskilt ansvar för att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling och måste därför ha tillräckligt med kunskaper för att kunna göra detta.
Ett sätt att motverka problemen är att parterna har ett gemensamt arbete om bemötande och uppträdande.
Rutiner för att hantera kränkande särbehandling
Arbetsgivarna måste skapa rutiner för hur man hanterar kränkande särbehandling (paragraf 14).
Dessa tre frågor måste rutinerna besvara:
1. Vem tar emot information om att det förekommer?
2. Vad händer med informationen – och vad ska mottagaren göra?
3. Hur, och var, får de utsatta snabb hjälp?
Alla måste känna till rutinerna.
Många gånger är det viktigt att man verkligen ingriper snabbt för att hjälpa de utsatta och då kan arbetsgivarna behöva anlita företagshälsovård eller andra sakkunniga.
Som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska man utreda orsakerna till en kränkande särbehandling, precis som man gör i samband med en olycka, för att man i fortsättningen ska kunna undvika att något liknande händer. När det gäller just kränkande särbehandling kan det vara skadligt både för hälsan och arbetsmiljön om man genomför en sådan utredning på ett undermåligt sätt. Därför behöver utredaren vara tillräckligt kompetent, kunna agera opartiskt och ha de inblandades förtroende.
Frågor om kompensation och skuld i samband med kränkande särbehandling är inte en fråga för Arbetsmiljölagen, som ska förebygga ohälsa och olycksfall, konstaterar Arbetsmiljöverket, och tillägger: ”En arbetstagarorganisation eller juridiskt ombud kan ge juridisk hjälp”.
Sätta upp mål för att främja hälsa
Föreskriften kräver att arbetsgivarna ser till att chefer och arbetsledare har kunskaper när det gäller att före bygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (paragraf 6). Verket rekommenderar gemensam utbildning för chefer och skyddsombud.
Chefer och arbetsledare måste få förutsättningar för att omsätta kunskaperna i praktiken, genom att ha tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i sina roller.
Arbetsgivarna måste sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, som syftar till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa (paragraf 7) och se till att de anställda kan medverka i att ta fram dem, och att alla känner till dem.
Målen ska de dokumentera skriftligt (paragraf 8), när det finns minst tio arbetstagare.
Verket ger sex exempel på vad målen kan syfta till att stärka och förbättra:
1. Kommunikation
2. Lärande
3. Ledarskap
4. Samarbete
5. Inflytande och delaktighet
Arbetsgivarna bör ha en tydlig strategi för hur man ska arbeta för att uppnå målen. Målen måste vara förankrade i högsta ledningen för att det ska fungera. Arbetsgivarna är redan tidigare skyldiga att ha en arbetsmiljöpolicy, som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet, och målen ska ha sin grund i den, och vara förenliga med den.
FAKTA/Arbetsmiljöverkets föreskrifter
- Arbetsmiljöverkets föreskrifter har en stark ställning juridiskt och är bindande för arbetsgivare att följa. Den som inte följer dem kan, under vissa förutsättningar, drabbas av såväl viten som åtal för arbetsmiljöbrott.
- Ett 80-tal föreskrifter är fördelade på nio områden och rör allt från hur man använder utrustning och utformar arbetsplatser, till vissa yrken och olika typer av risker.
- Många föreskrifter är mycket specifika. Drygt 30 handlar antingen om en viss arbetsutrustning, allt från bultpistoler till personlyftar, eller en viss typ av arbete, från byggnads- och anläggningsarbete till frisörarbete.
- Några föreskrifter handlar om hur man utformar arbetsplatsen, några är inriktade på individer (som minderåriga, eller gravida och ammande),
- Det finns föreskrifter om olika arbetsmiljörisker: kemiska (som asbest och cytostatika), fysikaliska (som vibrationer och buller), mikrobiologiska och ergonomiska risker.