Från bemanningskaos och för hög arbetsbelastning till ett helt nytt fokus på arbetsmiljö, ledarskap och delaktighet. I Uppsala har arbetsgivare och fackförbund samarbetat för att ändra kurs.
– Det viktigaste har varit att lyssna på medarbetarna, säger projektledare Marie Bergqvist.
För några år sedan brottades Uppsala med stora problem i sin socialförvaltning, främst inom den sociala barn- och ungdomsvården. Det var många vakanser, hög arbetsbelastning och flera täta omorganisationer. Det saknades ett grundligt systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom satt HR centralt – långt från socialförvaltningen, som i dag har drygt 700 medarbetare, varav 180 på avdelning Barn och Unga.
För att vända situationen sjösatte Uppsala kommun, Akademikerförbundet SSR och fackförbundet Vision utvecklingsprojektet Kursändring år 2016. Målet var att styra mot en sundare socialtjänst där medarbetarna trivs och vill jobba.
Projektet har fått 1,5 miljoner kronor årligen från regeringen via en stor nationell satsning på den sociala barn- och ungdomsvården.
Viktigt bygga upp förtroende
– Med projektet sa vi: Sluta omorganisera och lyssna på medarbetarna, säger projektledare Marie Bergqvist, som berättar att en viktig del har varit att skapa förtroende mellan medarbetare och ledning.
Projektet organiserades på ett nytt sätt, där arbetsgivaren och de båda fackförbunden har lika mycket ansvar.
– Det har varit väldigt annorlunda med tre likvärdiga parter. Man måste vara överens om allting, vilket gjorde det trögt att få igång projektet. Men vi har träffats och lärt känna varandra. Det har blivit ett gott samarbetsklimat och gemensam samsyn, säger Marie Bergqvist.
Mot sundare arbetsbelastning
När Suntarbetsliv besöker ett småvintrigt Uppsala i mars är det frukostmöte i en uppfräschad och numera ljuddämpad matsal – ett resultat av att man lyssnat på personalen. Politiker, HR, chefer, fackliga representanter och medarbetare – runt 80 personer – fyller de runda borden. I dag, med en knapp tredjedel kvar av projekt Kursändring, ges en tillbakablick, lägesrapport och framtidsutsikt.
Vad har man då gjort i förvaltningen som har förbättrat?
- Lyssnat på medarbetarna, som fått träffas, säga vad de tycker och delta i arbetsgrupper
- Flyttat ut HR i förvaltningarnas ledningsgrupper för att kunna jobba nära verksamheten och därmed mer förebyggande
- Satsat på lönebildning och kompetensutveckling
- Utvecklat ledarskapet, bland annat genom grupphandledning och genom arbetsmiljöutbildningar som chefer och skyddsombud gått tillsammans
- Inrättat kvalitetsenhet som stöd för att utveckla systematiskt kvalitetsarbete med processer, rutiner, etc
- Inrättat samordnartjänst för introduktion och kompetensutveckling
– Stort fokus har legat på och ligger fortfarande på rekryteringsfrågan och att få till ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Inom socialförvaltningen har vi nu endast några enstaka vakanser vilket är ett enormt framsteg, säger socialförvaltningens HR-chef Therese Hagberg.
Trivs med yrke och arbetsplats
Hon berättar för Suntarbetsliv att det fortfarande är svårt att behålla och rekrytera erfarna socialsekreterare. För att ta reda på varför hölls avgångssamtal med alla socialsekreterare som slutade under 2016.
– Samtalen visade att man trivdes i yrket och på arbetsplatsen men tyckte att det var för hög arbetsbelastning. Förhoppningsvis minskar arbetsbelastningen nu när de flesta vakanser är tillsatta, säger Therese Hagberg.
Bra introduktion viktig
Jaana Hedman tillträdde samordnartjänsten för introduktion och kompetensutveckling för bara någon vecka sedan. Hennes arbete ska leda till att medarbetare får en bra introduktion och kompetensutveckling och därigenom stannar kvar.
– Jag gör nu ett detektivarbete för att se hur det ser ut på avdelningarna och för att kunna göra en enhetlig plan för alla. Jag tar också in lite idéer från andra kommuner med bra introduktionsprogram, som Malmö och Nässjö. Även Gävle, där jag tidigare har arbetet, är en inspirationskälla.
Rustar upp digitala arbetsmiljön
Här är fler insatser inom projekt Kursändring som ska leda till förbättringar:
- Satsningar på den digitala miljön, med bärbara datorer för direktdokumentation, projektorer för att kunna ha videosamtal med klienter och skärmar till besöksrummen så att medarbetare och klient ser vad som skrivs
- Frukostseminarier med hälsoperspektiv för alla medarbetare
- Förbättringar av den fysiska miljön, som trevligare matsal
- Mässbesök och inspirationsföreläsningar på arbetstid
- Kontakt med socionomprogrammet och studentbesök
En fråga som tas upp på frukostmötet är att pröva arbetstid utifrån modellen 6:2, det vill säga sex timmar arbete och två timmar för kompetensutveckling, reflektion, kvalitetsledningsfrågor och annat. En arbetsgrupp bestående av medarbetar- och chefsrepresentanter, HR och fackliga företrädare tittar på hur andra kommuner har gjort och försöker nu utarbeta ett tänk kring hur det skulle kunna se ut på olika enheter.
Delaktighet framgångsfaktor
Vad tycker då projektets fackliga representanter om förändringsarbetet?
– Det har varit ovant och en utmaning att jobba gemensamt. Nu är vi med i en styrgrupp där vi ska vara jämbördiga. Det har tagit tid att hitta ett samarbetsklimat och alla har inte varit överens om takten för förändringar. Syftet har varit att få socialsekreterarna delaktiga, och att lyfta fram viktiga aspekter för att förbättra socialsekreterarnas arbetsmiljö och villkor. Vi har kommit en bit på väg men det är för tidigt att utvärdera resultaten än, säger My Eriksson, Akademikerförbundet SSR, som tog initiativet till det gemensamma projektet.
Lena Florén tillhör fackförbundet Vision och tycker att projektet har lett till bättre sammanhållning.
– Styrgruppen försöker fånga upp och förverkliga medarbetarnas önskemål. Det viktigaste är att socialsekreterarna blir lyssnade på, säger hon.
Niklas Zetterberg sitter också med i styrgruppen, för Akademikerförbundet SSR. Han ser det som en framgångsfaktor att alla medarbetare bjudits in att jobba i arbetsgrupper.
– Jag tänkte först att projektet ska göra en massa revolutionerande saker, men den långsiktiga förbättringen handlar snarare om att alla medarbetare ska känna sig delaktigare, säger han.
Personer på översta bilden, från vänster till höger: Marie Bergqvist, projektledare, Jaana Hedman, samordnare introduktion, Lena Florén, Vision, Kjell Haglund, socialnämndens ordförande, Jennie Eriksson, Vision, Niklas Zetterberg, Akademikerförbundet SSR och Maria Ros, Vision.
