Robotiserade system som tar över arbetsuppgifter blir allt vanligare. Flera olika forskningsprojekt står i startgroparna för att undersöka fenomenet. I ett av dem vill forskarna ta reda på när det här skiftet kan vara en bra idé. I ett annat vill de ta reda på hur det görs bäst.
RPA är en sorts programvarurobotar, som imiterar människors sätt att utföra arbetsuppgifter. Den här sortens robotkollegor kan till exempel logga in i system, läsa data i tabeller eller texter, skapa e-postmeddelanden, fylla i formulär och så vidare. Flera offentliga verksamheter är i färd med att lägga över arbetsuppgifter på den här typen av system.
Förespråkare brukar argumentera för att skiftet till RPA tar bort monotona och tråkiga arbetsuppgifter från människor, som istället kan koncentrera sig på andra delar av sitt yrke.
Men det finns också risker, och det är bland annat dem som två olika forskargrupper nu ska studera. De kommer bägge att titta på kommuner som är i startgroparna att införa RPA i sin ärendehantering. Och de har bägge precis fått finansiering av AFA Försäkring.
Är det lämpligt?
– Det är starka krafter som rör sig här, och stora förväntningar på att allt ska bli snabbare, billigare och bättre. Men det kan också bli dyrare och mer komplicerat. Om något går fel hinner roboten göra många fel på kort tid.
Det säger Ida Lindgren, docent i informationssystem. Hon leder ett forskningsprojekt med titeln ”Från blankett till robot? Om automatiserad ärendehantering i svenska kommuner”.
Tillsammans med sitt forskarlag vill hon reda ut om och när det är lämpligt att införa RPA i verksamheter. De ska göra det genom att vara på plats i verksamheter som står inför det här skiftet, och titta på hur det ser ut innan, under tiden och efteråt.
– Vi vill nyansera; se när det fungerar och när det inte gör det. Och ta reda på varför.
– Det finns flera konflikter här, till exempel mellan viljan att snabba upp processer och viljan att allt ska vara rättssäkert. En annan konflikt står mellan viljan att ge medarbetare mer stimulerande arbetsuppgifter, och risken att det inte finns något arbete kvar för dem att utföra.
I slutänden vill forskargruppen skapa ett metodstöd. Det ska vara till hjälp för verksamheter som funderar på att gå igenom samma process, och hjälpa dem att besluta ifall det är en bra idé.
– Vi tror att det kan finnas många värden att hämta i att använda automatiserade tjänster. Men i andra fall är det inte lämpligt, även om det är möjligt. Jag är väldigt intresserad av var den gränsdragningen går, avslutar Ida Lindgren.
Hur görs det bäst?
Ett annat forskarlag kommer att undersöka nästa steg i processen. I deras modell har verksamheten redan fattat beslutet att införa RPA. De vill undersöka konsekvenserna av införandet, och bland annat titta på hur det påverkar arbetsmiljön.
De kommer att vara på plats i Halmstad kommun, som just står i startgroparna för att införa ett antal RPA-projekt. De kommer, i likhet med den andra forskargruppen, att vara på plats innan, under tiden och efter skiftet.
Och även forskarna i denna grupp tycker att det finns en viss robotiseringsiver i samhället.
– Vi vill bidra till nykterhet och att man inte ska ge sig in i det här allt för euforiskt. Vi har redan sett att kommuner har stött på en del fallgropar. Det säger Maria Åkesson, lektor i informatik och projektledare för studien.
Hon får medhåll av kollegan Michel Thomsen, som även han är lektor i informatik.
– Det råder brist på forskning och beprövad erfarenhet kring det här skiftet, och det kan gå lite hur som helst. Det vore dumt att inte studera både möjligheter och risker.
Det råder brist på forskning och beprövad erfarenhet
En av riskerna som de ser är att mänskliga medarbetare kan få svårt att fylla arbetsdagarna, när robotkollegan tar över arbetsuppgifter. Och att dagarna då fylls på med lite vad som helst.
– Risken är att människors arbete blir ganska fragmenterat.
En annan risk är att gamla strukturer, som egentligen är förlegade, blir cementerade i den här processen. Att när robotkollegan ändå tar över uppgifterna, tappar man drivet att modernisera processerna.
För att undvika bland annat detta, vill forskarna skapa en digital tjänst för dem som är på väg in i processen. Tjänsten kan till exempel kan innehålla en vägledning för att undvika fallgropar, beskrivningar över hur processerna kan gå till, checklistor och riskbedömningar.
En annan sak som forskarna vill göra är att bringa klarhet i vissa begrepp.
– Det finns idag inga etablerade definitioner av till exempel digital arbetsmiljö. Det är svårt att ta sig an ämnet om vi inte pratar samma språk, avslutar Michel Thomsen.