Handlingsberedskap

Ett aktivt förebyggande arbetsmiljöarbete och att ha ordning på vem som gör vad bidrar till verksamhetens handlingsberedskap vid en kris. Även fungerande riktlinjer och rutiner har betydelse.
Kollegor tittar i ett dokument tillsammans.

Möta oväntade händelser

Under coronapandemin visade det sig att de verksamheter som hade ordning på sitt systematiska arbetsmiljöarbete i regel klarade påfrestningen på verksamhet och medarbetare bättre än de som inte hade ett fungerande arbetsmiljöarbete på plats. De var mer rustade för den kris som utvecklades på flera nivåer i samhället.

I en osäker tid är ordning och reda i organisationen särskilt viktigt när det gäller roller och ansvar, rutiner, riktlinjer och kommunikation. Information om och hur verksamheten jobbar för att vara förberedd på kriser är viktigt för medarbetare och verksamhet. En plan för krishantering syftar till att i förväg ha handlingsberedskap vid en oförutsedd och allvarlig händelse som skulle drabba medarbetare och  verksamheten. En god handlingsberedskap är nyckeln till trygghet.

Skapa handlingsberedskap genom:

  • Tydlighet i roller och ansvar
    Att veta vem som gör vad i en pressad situation bidrar till ordning och reda. Alla ska veta vad som gäller och vart man ska vända sig om något händer.
  • Välkända och tydliga rutiner
    Att känna till vad som ska göras när något händer. Både vid själva händelsen, men även efter att något hänt. Att informera om och öva på befintliga säkerhetsrutiner i verksamheten regelbundet bidrar också till trygghet.
  • Öva på olika situationer
    Att öva på olika situationer och händelser med hjälp av exempelvis rollspel och att prata om olika tänkbara och otänkbara scenarier bidrar till beredskap och trygghet.
  • Dela erfarenheter
    Skapa en gemensam förståelse för hur ni agerar på arbetsplatsen vid kriser och oväntade händelser. Det stärker den kollektiva handlingsberedskapen.
  • Socialt stöd och närvarande ledarskap
    Att känna stöd från arbetskamrater och chef har stor betydelse för tryggheten och kan många gånger vara avgörande för hur en svår och stressande situation utvecklas.
  • Ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete
    Att ha ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på plats med väl kända rutiner för att genomföra riskbedömningar bidrar till att skapa handlingsberedskap i förebyggande syfte, men också mitt i en kris.

Aktivitet

Kartlägg er handlingsberedskap vid kris

Genomför i samverkan och kom överens om eventuella förbättringar. Kartläggningen finns i verktyget Säkerhetsdialogen.
lamp

Bra att ha på plats

  • En krispärm som innehåller punkterna nedan.

  • Policy för krishantering beskriver målsättningen med krishantering och hur arbetet går till för att minimera risken för allvarligare konsekvenser av krissituationer i verksamheten. Den beskriver också beredskapsgruppen med kontaktuppgifter samt roller och ansvar.

  • Rutiner för krishantering förklarar vad som ska göras rent praktiskt kopplat till olika typer av kriser. Vem som gör vad och vem som ska kontaktas vid en händelse och direkt efteråt.

  • En plan för hur verksamheten kan bedrivas under pressade förhållande.

  • Lista över medarbetare som är sjukvårdskunniga eller annan relevant kompetens samt annan viktig information.

  • Kontaktlista till alla medarbetare.

  • Kontaktlista till närmast anhöriga.

  • Kontaktuppgifter till externa aktörer som exempelvis polis, räddningstjänst och socialtjänst.

Samverkan

När det hänt något och verksamheten prövas eller om det handlar om att skapa beredskap inför situationer behöver vi ofta ta in hjälp – samverkan är central. Både från andra delar av organisationen och utanför organisationen. Alla behöver veta vad, när och hur de kan bidra för att arbetet ska fungera effektivt.

  • Beredskapsgrupp/krisgrupp – Sammankallas vid en kris och dramatisk händelse som kan få stora konsekvenser för medarbetare och verksamhet. Gruppen behöver ha relevant kunskap för sin uppgift, tydliga roller och ansvarsområden samt följa de rutiner som gäller för hantering av svåra situationer.
  • Säkerhetsfunktion – Om det finns en säkerhetsansvarig eller motsvarande i organisationen bör alla veta när den ska kallas in och vilket stöd som erbjuds.
  • HR-funktion – Kan vara ett stöd för chefen och även samordna kontakter med företagshälsovården eller annan expertresurs om det behövs.
  • Kommunikationsansvarig – Kan fungera som stöd om händelsen behöver kommuniceras och det är något som påverkar stora delar av organisationen. Undersök möjligheten till stöd.
  • Företagshälsovården – Kan vara inbyggd i organisationen och bidra med stödsamtal och utredningshjälp.
  • Andra enheter som kan täcka upp – Om verksamheten är hårt drabbad av det som hänt kan andra enheter behöva täcka upp och hjälpa till. Kanske kan personal komma in från andra enheter, eller en chef som varit med om en liknande händelse stötta chefen för verksamheten.

Skyddsombudet ska alltid få information om händelser. Det kan också vara lämpligt att ta upp händelsen i skyddskommittén och samverkansgrupper av olika slag. Delar av eller hela händelseanalysen bör göras i samverkan.
Om liknande händelser ägt rum i andra delar av organisationen kan samverkansgruppen eller skyddskommittén vara ett bra forum för att prata om hur frågorna tas om hand mer samlat. Utbildningsinsatser, säkerhetsgenomgångar eller dylikt samordnas för att dels arbeta effektivare, dels för att säkerställa en jämn kvalitet över olika enheter.
  • 112 – Vid akut hot eller fara ska 112 alltid kontaktas.
  • Blåljusaktörer kan komma in även om det inte är fara för liv.
  • Olika säkerhetsbolag – Finns ett avtal med ett säkerhetsbolag? Väktare? Kan de vara ett stöd?
  • Företagshälsovården – Kan bidra med stödsamtal och utredningshjälp.
  • Kris och traumacenter – Regionerna har stöd via öppenvården och via kris- och traumaenheter, om du som medarbetare hamnar i en kris, eller får ett trauma av en händelse.
  • Närliggande kommuner och regioner kan samverka vid större kriser. Vilka forum finns för den typen av samverkan så att alla är förberedda vid eventuell kris.
  • Centrala myndigheter beroende på krisens art.

Riskbedöm löpande

I oroliga tider och vid kris behöver undersökningar, riskbedömningar, åtgärder av risker och uppföljning av åtgärder göras oftare än vanligt, eftersom situationen och kunskapsläget hela tiden förändras.

Som chef behöver du tillsammans med medarbetare och skyddsombud undersöka och bedöma hur riskerna ser ut i verksamheten. Involvera gärna funktioner som arbetar med exempelvis samhällsskydd och de som arbetar med säkerhet. Om det inte går att ta bort risken helt handlar det om att reducera risken eller hur man på bästa sätt kan hantera den. Filmen visar hur en riskbedömning går till steg för steg.

Tre kollegor promenerar utomhus och pratar med varandra.

Så gör andra

Läs en artikel och inspireras av hur andra verksamheter har gjort.