Stöd uppifrån får chefen att stanna kvar

3 februari 2020 Lästid: 6 min

Varför slutar vissa chefer? Brist på administrativt stöd kan vara en förklaring. Cheferna kan också sakna stöd uppifrån och brottas med många arbetsuppgifter, som egentligen inte ingår i jobbet. Det visar en ny studie där chefer själva berättar.

Varför slutar chefer
I studien framkom att första linjens chefer behöver stöd, för att orka vara kvar på arbetet. Inte minst från sina egna chefer.

Foto: Maskot / TT

Många kommuner får arbeta hårt för att rekrytera chefer. När fler medarbetare går i pension framöver, och befolkningen dessutom blir äldre, kommer ännu fler nya chefer att behövas. Det gäller särskilt inom vård, skola och omsorg.

Men varför hoppar en del chefer av sina jobb? Och vad gör att andra stannar kvar?

De frågorna har forskarna Anna Cregård, Högskolan i Halmstad, och Linda Corin, Institutet för stressmedicin, Västra Götalandsregionen, undersökt närmare.

­– Vi ville försöka fånga in chefernas egna berättelser om vad som påverkar deras beslut att lämna sitt jobb, eller stanna kvar trots det tuffa uppdraget, säger Anna Cregård.

Forskarna djupintervjuade sammanlagt 14 första linjens chefer i tre kommuner. Det var till exempel rektorer, chefer för äldreboenden och chefer för vatten och avlopp. Nio av dem hade slutat, fem hade valt att arbeta kvar. HR-avdelningarna gav förslag på personer som de uppfattade som bra chefer.

Vissa teman återkommer

Det går sällan att peka ut en enda förklaring till en persons beslut att lämna en tjänst, eller stanna kvar. Men i chefernas personliga berättelser kunde forskarna vaska fram olika återkommande teman. De har att göra med de organisatoriska förutsättningarna och med arbetsmiljön.

– Alla cheferna nämnde att de hade många olika små och stora saker som de skulle hantera i jobbet. När man sätter ihop dem, blir det väldigt mycket. De kunde beskriva det som att de hela tiden kämpade för att hålla näsan över vattenytan, säger Anna Cregård.

Ibland kan en särskild händelse utlösa beslutet om att säga upp sig. För en chef blev en flytt av verksamheten den avgörande faktorn. Att flytta var i sig inte så stort, och inte heller bara negativt. Men tillsammans med allt annat som chefen skulle hantera blev flytten för mycket. När allt var klart och personalen var på plats på det nya stället, kände hon: Nej, nu orkar jag inte mera.

Någon var chef för ett äldreboende och ett boende för personer med funktionsnedsättning. Det är två ganska olikartade verksamheter, där boende, anhöriga och medarbetare har olika behov. Känslan av otillräcklighet blev en stressfaktor som påverkade beslutet att byta jobb.

Att ha många underställda medarbetare finns också med som förklaring när cheferna berättar varför de hade valt att lämna sitt arbete.

Saknar administrativt stöd

Ett tema i berättelserna är bristen på administrativt stöd.

– Administrationen uppfattades som otroligt omfattande och cheferna upplever att de inte får hjälp. En chef beskrev att det fanns 23 olika system som hon behövde använda. Några hade bett om hjälp, men inte fått det, säger Anna Cregård.

När cheferna använder datasystemen sällan, blir det en extra ansträngning att komma ihåg lösenord och funktioner. Ibland har systemen uppdaterats, så att de ser annorlunda ut än förra gången. Bara att hitta rätt ruta att klicka i kan ta tio minuter.

I vissa fall kräver lagstiftningen att just chefen ska göra en viss uppgift. Andra gånger är det kommunens egna rutiner som lägger uppgiften på chefens axlar.

– Många ville utveckla själva verksamheten. De blev stressade och frustrerade av att inte komma fram till utvecklingsarbetet, som ju var anledningen till att de blev chefer. I stället fastnade de i vardagsfrågorna och alla administrativa system.

Känner sig ensamma och otillräckliga

Cheferna lyfte också fram vikten av stöd uppifrån. De flesta träffade sin egen chef ganska sällan, men hade stöd från kollegor på samma nivå, och från medarbetarna.

I perioder av stress tappade de kontakten med andra chefer.

– I perioder av stress tappade de kontakten med andra chefer. De blev mer isolerade och kunde känna sig ensamma och otillräckliga.

Chefer skulle behöva mer hjälp från överordnade i att prioritera mellan olika mål och krav i verksamheten, anser Anna Cregård. De behöver också bekräftelse på att deras egen chef – och även nivåerna högre upp – har förtroende för dem.

Gör vad andra borde göra

Besluten om att lämna jobbet påverkades också av om cheferna förväntades göra arbetsuppgifter som egentligen borde ligga på andra – eller inte utföras alls.

Forskarna fick beskrivningar som Anna Cregård kallar “helt galna”. Chefer kunde till exempel beställa datorer, trots att de inte hade kompetens för det. När datorerna sedan visade sig ha danska tangentbord låg det på chefen att skicka tillbaka dem, och se till att de ersattes med svenska.

Byta däck på verksamhetens bilar, städa undan i personalrummet och sätta upp ny hatthylla, var andra uppgifter som cheferna tyckte inte skulle ha legat på dem.

– Sedan fanns det uppgifter som ingen borde göra. Ibland måste chefen till exempel lägga in samma uppgift i flera olika datasystem, därför att de inte var sammankopplade eller inte fungerade ihop.

Några av de intervjuade cheferna hade bytt till ett liknande chefsjobb i andra kommuner. De kollade då i förväg att de skulle få till exempel mer administrativt stöd på den nya tjänsten. Vissa chefer valde att gå till mer specialiserade tjänster och arbetade exempelvis enbart med utvecklingsfrågor.

Älskar kärnan i jobbet

De chefer som stannade kvar på arbetsplatsen brottades med ungefär samma problem, men de ansåg att det positiva övervägde än så länge.

– De kunde säga, det är inte så bra, men jag stannar ett tag till. Det var mera av ett ickebeslut.

I grunden var cheferna mycket positiva till arbetet, såg forskarna. Det gällde oavsett om de hade slutat eller om de arbetade kvar.

– De älskade verkligen sina jobb, säger Anna Cregård.

Kort om projektet

Projekt: Expertfunktioner och linjechefer i samspel

Organisation: Högskolan i Halmstad

Forskare: Anna Cregård (projektledare, Högskolan i Halmstad), Erik Berntson (Stockholms universitet), Tina Forsberg (Stockholms universitet och Högskolan Dalarna)

Projekttid: 2015- 2019

Finansiär: AFA Försäkring

Tips för att få chefer att stanna

  • Ge chefer mer administrativt stöd. En uppgraderad syn på administration kan skapa långsiktigt hållbara roller.
  • Se till att chefer får stöd uppifrån.
  • Ge dem möjlighet att fokusera på kärnuppdraget.
  • Rensa bort onödiga arbetsuppgifter.
  • Tänk på att beslut att lämna jobbet växer fram gradvis.
  • Stötta chefer vid extraordinära händelser.

Några citat från studien

”Som chef vill du inte bara hålla på med administration. Det skulle finnas administrativt stöd, så att du kan arbeta med utveckling och kvalitet. Det skulle gynna våra brukare.”

”De roliga delarna, att utveckla verksamheten och personalutveckling, finns det för lite tid för. Det är vad jobbet egentligen skulle handla om, som jag ser det.”

”Man behöver bli vaktmästare också. Man skulle inte behöva lägga tre timmar på att beställa datorer, särskilt när de visar sig vara fel sort.”

”Jag bara går på möten. Hela tiden, hela tiden… Jag har aldrig haft så mycket att göra. Och jag har aldrig åstadkommit så lite.”

”När jag anställde en assistent som hjälp, så fick jag inte det – jag måste göra allting själv. Chefen ska! Chefen måste! Jag sa till min chef att det var galet. Jag borde kunna bestämma hur jag ska lägga upp arbetet.”

”Jag märkte att mina chefer inte hade kontakt uppåt i organisation så som de borde – kommunikationen fungerade inte. De stödde mig inte inför sina chefer – jag var helt ensam.”

Fotnot: Citaten bygger på data från projektet Expertfunktioner och linjechefer i samspel. Det hänger i sin tur ihop med tidigare studier vid Göteborgs universitet (Chefsrörlighet och chefshållbarhet i kommunala förvaltningar) där Anna Cregård också deltog.

Text: Margareta Edling