Hybridarbete gör livet lättare för många medarbetare. Men för chefer kan det innebära fler möten, ständig tillgänglighet och ökad arbetsbelastning. Ledningar behöver ta större ansvar för hur det hybrida arbetslivet ska fungera.
Hur många dagar ska vi vara på kontoret?
Den frågan har fått stort utrymme sedan hybridarbete blev vardag i många organisationer. Men diskussionen har alltför mycket handlat om plats och tid, menar forskarna Mats Heide och Charlotte Simonsson vid Lunds universitet.
– Då gör man det lite lätt för sig. Vi behöver jobba med ledarskap, kommunikation och medarbetarskap på ett lite annat sätt, säger Charlotte Simonsson.
I en ny rapport undersöker hon och Mats Heide hur hybridarbete påverkar ledarskap, medarbetarskap och kommunikation i offentliga organisationer. De har intervjuat chefer och medarbetare i Lunds kommun, Malmö stad och på Skatteverket. Forskarna presenterade resultaten vid ett webbinarium hos Sveriges Kommunikatörer.
Medarbetare uppskattar hybridarbete
– Både chefer och medarbetare är generellt sett väldigt positiva till att ibland kunna arbeta på annan plats. De flesta uppskattar flexibiliteten och vill inte bli av med den, säger Mats Heide.
Det här uppskattar medarbetare med hybridarbete:
- Ökad frihet och självständighet
- Ökad arbetsro och effektivitet
- Lagom dos av socialt samspel
- Lättare att få ihop livspusslet
– Man mår bättre helt enkelt, det är väldigt tydligt, säger Mats Heide.
Cheferna hamnar i spagat
För cheferna ser vardagen annorlunda ut. De ska finnas till hands både digitalt och fysiskt, hantera flera individuella önskemål och kommunicera i allt fler kanaler. Arbetsdagen fylls av möten, chattar och avstämningar.
– Det blir ett ledarskap i spagat i så måtto att man ska vara tillgänglig för både medarbetare på jobbet och på distans. Ser man att chefen har en lucka på 15 minuter så hugger man den, säger Charlotte Simonsson.
Chefen lämnas ensam att hantera många av frågorna.
Docent Charlotte Simonsson, Lunds universitet
En chef i Malmö stad känner sig ”som slav under kalendern”.
En chef i Lund kan sakna ”när alla satt i samma landskap, och jag hade tre frågor till tre olika medarbetare… Då fångade jag dem och löste det lite snabbt.”
Citaten är ur forskarrapporten.
Även på kontoret möts vi digitalt
Spontana samtal vid kaffemaskinen, i korridoren och över skrivbordet blir färre. Det är en utmaning för såväl chefer som medarbetare och kan påverka lärande, gemenskap och förståelsen för organisationen som helhet.
Även vid kontorsnärvaro använder många Teams eller annan digital plattform för att kommunicera, samordna arbetet och bygga relationer. Utan fasta arbetsplatser på aktivitetsbaserade kontor kanske man inte ens träffas under arbetsdagen.
– Har vi förstått vidden av det? frågar sig Charlotte Simonsson.
Medarbetarskap 2.0 i hybrida arbetslivet
Flera chefer i studien beskriver hur medarbetarna har blivit mer självständiga och själva organiserar sitt arbete. Men forskarna menar att hybridarbetet kräver mer än så. Medarbetarna behöver också ta större ansvar för relationer och gemenskap.
– Det kan handla om att man ska vara mer aktiv i det sociala på jobbet och bilda nätverk utan att vänta på chefen. Och vara med i diskussionen kring hur vi ska skapa gemenskap i organisationen, säger Mats Heide.
De flesta uppskattar flexibiliteten och vill inte bli av med den.
Professor Mats Heide, Lunds universitet
Medarbetarna behöver också ta större ansvar för att följa med i vad som händer i organisationen. Liksom att vårda tilliten kollegor emellan, så att det inte blir skav.
Hybridarbete kan nämligen också skapa irritation mellan kollegor, visar forskningen. De som arbetar på kontoret kan få ta större ansvar för exempelvis besökare, kunder och medborgare. Man kanske också börjar kontrollera varandras närvaro och tillgänglighet.
Små skav riskerar att växa till frågor om rättvisa, tillit och ansvar – om inte chefer och medarbetare pratar om förväntningar.
Ledningen behöver ta ett större ansvar
Forskarnas slutsats är att organisationer behöver tänka om. Trots den stora förändringen har många organisationer inte utvecklat sitt sätt att leda och organisera arbetet eller bygga relationer.
– Chefen lämnas ensam att hantera många av frågorna, säger Charlotte Simonsson.
Hon pekar på att ledningar ofta saknar tydlig strategi för vad de vill uppnå med hybridarbete.
Cheferna behöver också mer stöd, allt från att leda hybridmöten till att hantera motstridiga krav och skapa gemenskap. Här har hr och kommunikationsfunktionerna en viktig roll.
– Den hybrida delen behöver också byggas i in ledarskapsutbildningar, säger Charlotte Simonsson.
Hon jämför med hur organisationer driver projekt när de förändrar kontorsmiljön.
– Man kan bli förvånad ibland över att man drar upp så stora projekt när man ändrar kontorsutformning men inte när man ändrar till hybrida arbetssätt.
Funkar hybridarbetet hos er?
Vem gör vad när några jobbar hemma? Hur får ni samarbetet och gemenskapen att fungera?
Ta hjälp av Suntarbetslivs Forskning på 5 och prata om vad som fungerar, vad som skaver och vad ni kan förbättra.
→ Prata om ert hybridarbete!
