Många verksamheter brottas med hög sjukfrånvaro de första 14 dagarna. Men det går att vända situationen, få en bra arbetsmiljö och ändå hålla budgeten. Det är patologen på Sundsvalls sjukhus ett exempel på.
För fyra år sedan var läget i botten på patologen på Sundsvalls sjukhus. Den korta sjukfrånvaron hade stuckit upp till 15,6 procent och labbet hade alldeles för långa svarstider, i snitt 28 dagar.
När Ingela Pirttilä började som enhetschef bestämde hon sig för att försöka göra något åt den svåra situationen som drabbade både medarbetare och patienter.
Det är hit till avdelningen för patologi och cytologi som patienternas prover skickas för analys. Det handlar om till exempel vävnadsprover som det kan finnas cancer i. Svaret från patologerna blir vägledande för vilken behandling patienterna behöver.
Förr blev de långa svarstiderna på labbet en flaskhals för sjukhusets verksamhet, enligt Ingela Pirttilä. Patienternas behandling kunde försenas. Det skapade en frustration och samvetsstress, inte bara på patologen utan även hos andra medarbetare på sjukhuset, som bromsades i arbetet att hjälpa patienterna.
Räknade på korta sjukfrånvaron
Det första Ingela Pirttilä gjorde var att dyka in i personalsystemet.
– Jag tänkte att det måste gå att ta reda på hur mycket den korta sjukfrånvaron och övertiderna kostade, säger Ingela Pirttilä.
Hon ville använda pengarna bättre och hon ville skapa en arbetsmiljö där medarbetarna kunde känna stolthet över att leverera provsvar i tid. I personalsystemet fick hon få fram de siffror hon sökte.
– Alla uppgifter som behövs finns i systemet, det är bara att ställa in parametrarna. Jag kan dra många slutsatser av det på enhetsnivå, säger Ingela Pirttilä.
Hon kom fram till att den korta sjukfrånvaron tillsammans med den dyra övertidskostnaden var värd ungefär vad det kostar att anställa fyra årsarbetare.
– Vi skulle inte ens överskrida budgeten på vårt personalkonto.
Tog hjälp av statistiker
Sedan tog hon hjälp av en statistiker som räknade ut att de för att tolerera viss frånvaro behövde vara 13,8 medarbetare på enheten varje dag för att över huvud taget klara uppdraget. Men de var bara nio.
Den korta sjukfrånvaron hos de nio såg hon som ett tecken på att medarbetarna inte mådde bra på arbetsplatsen. Tröskeln för att sjukanmäla sig hade sjunkit när det var stressigt och man kände sig lite krasslig. I en bra arbetsmiljö hade medarbetarna inte stannat hemma, resonerade hon.
I en bra arbetsmiljö hade medarbetarna inte stannat hemma
Hon inventerade bemanningsbehovet och räknade med att medarbetare oundvikligen blir sjuka ibland och får barn – som också blir sjuka, och viss annan frånvaro.
Med allt detta som underlag argumenterade hon för att få fler tjänster till avdelningen, och lyckades. Patologen och cytologen kunde växa från nio till 13 medarbetare.
Sjukfrånvaron sjönk stort
På fem månader rekryterade hon fem nya medarbetare, bland annat undersköterskor som får göra vissa arbetsuppgifter som inte kräver att man är biomedicinsk analytiker.
Hon köpte även en färgmaskin som med en mer automatiserad metod färgar vävnader inför analysen. De skaffade också en digital diktering som gör det lättare och snabbare för sekreteraren att hitta de mest relevanta avsnitten.
– Åtgärderna märktes omedelbart i produktionen. Vi hann göra vårt jobb på labbet och läkarna fick in sina glas för diagnostik i rimlig tid. Hela arbetsflödet påverkades i positiv riktning.
Svarstiderna sjönk från i snitt 28 dagar till i snitt 6,3 dagar. Den korta sjukfrånvaron har också sjunkit rejält och ligger nu på 1,18 procent.
– Jag utgick iskallt från att sjuktalen skulle gå ned om vi blev fler. Det stämde.
Förutom att få verksamheten i balans var det ett viktigt mål för henne att få medarbetarna att må bättre.
– Nu ser vi inte längre på arbetsmängden med missmodiga ögon, utan som något som vi klarar av. Vi har korta svarstider och personal som trivs! säger Ingela Pirttilä.
Medarbetarna var delaktiga
Maria Sedin är biomedicinsk analytiker, och Naturvetarnas skyddsombud på patologen. Hon berättar att Ingela Pirttilä verkligen kämpade för att det skulle bli bättre, men att alla medarbetare också varit delaktiga genom att berätta om behoven.
– Det är kommunikation som gäller, hela tiden, säger Maria Sedin.
Hon har arbetat på patologen i fem och ett halvt år, och därmed upplevt förändringen på nära håll.
– Det är som natt och dag! Nu hinner vi med det vi ska. Det gjorde vi inte förut, säger Maria Sedin som är kemist i grunden.
På labbet där hon arbetar hanterar de riskkemikalier som till exempel formaldehyd och olika lösningsmedel. Biomedicinska analytiker förbereder nämligen vävnadsprover, vätskor och cellprover så att patologerna sedan kan göra analysen.
Det var just kemidelen, och att få till en säker arbetsmiljö med kemikalierna, som fick henne att börja som skyddsombud och vara med på skyddsronder. Tillsammans med Ingela Pirttilä jobbar hon för att den fysiska arbetsmiljön steg för steg ska bli bättre.
Skrattar mer på jobbet
I och med att de blivit fler medarbetare har även den sociala arbetsmiljön blivit mycket bättre, menar Maria Sedin.
Det finns tid att samarbeta. De hinner hjälpas åt och kan diskutera när det behövs.
– Förut var det mer irriterat, men nu är det mycket mer skratt. Humöret har betydelse eftersom vi jobbar nära varandra här.
Nu kan medarbetarna på patologen och cytologen leva upp till sin paroll: Rätt svar på rätt patient i rätt tid. Det märker enhetschefen Ingela Pirttilä när hon rör sig på Sundsvalls sjukhus.
– Det är så roligt när vi möter beställarna i matkön eller korridoren och de säger att ”det är så fantastiskt att veta att man kommer att få svar”.
Blev en mer attraktiv arbetsplats
En bra arbetsmiljö och att arbetet på patologen pågår dagtid med lediga helger har också bidragit till att enheten blivit en mer attraktiv arbetsplats. Praktikanterna står i kö. Det kommer studiebesök. Fler läkare intresserar sig för att bli patologer, som det råder brist på.
Enligt Ingela Pirttilä har det under många år inte skett något arbete för att locka hit nyutbildade läkare. En hel generation har missats. Men nu händer det grejer.
– Nu kommer det hit ST-läkare som lärs upp av våra erfarna patologer. Det är fint att se dem mötas över generationerna.
Fick hederspris av Ledarna
Ingela Pirttilä fick nyligen ett hederspris för sitt ledarskap. Det var när fackförbundet Ledarnas branschförening för ledare inom vård och omsorg delade ut Guldkransen till Årets chef inom vård och omsorg.
– Det kändes fantastiskt! Jag är envis och ger mig inte. Det lönar sig.