Filip Wiqvist och Anton Larsson promenerar på Lomma strand.

Trygg start. På Öresundskraft kan anställningsintervjun ske i promenadform. Så gjorde chefen Filip Wiqvist och medarbetaren Anton Larsson. Dessutom drar introduktionen igång redan före första dagen på jobbet.

Foto: Johan Nilsson / TT

Tidig introduktion ger trygg start på jobbet

Molnen hänger tunga och vågorna slår höga mot den långa stranden i Lomma. Öresundsbron anas i fjärran. I blåsten stretar Filip Wiqvist och Anton Larsson sida vid sida, ätandes på varsin kebab. Men det är ingen vanlig lunchpromenad, utan en anställningsintervju i coronatider.

När börjar man egentligen på ett nytt jobb, och när börjar introduktionen? Det finns några milstolpar. Den första kan vara anställningsintervjun, och nästa kan vara fasen mellan påskrivet anställningskontrakt och första arbetsdagen. På energi- och kommunikationsföretaget Öresundskraft har man utvecklat en egen modell för den tidiga introduktionen.

En av de två som möttes på stranden i Lomma var Filip Wiqvist, produktchef på Öresundskraft, som ägs av Helsingborgs stad. Den andra är civilingenjören Anton Larsson. Han fick jobbet som senior leveransprojektledare på Öresundskraft.

Bägge två tycker att det finns fördelar med anställningsintervju i promenadform.

Porträtt på Anton Larsson i mössa.– Det kan kännas uppstyltat och lite stelt att mötas för en intervju på varsin sida om ett bord. Då är det mycket mer naturligt att samtala under en promenad, säger Anton Larsson.

Filip Wiqvist håller med.

Porträtt på Filip Wiqvist– Vila blicken på havet en stund, se var man sätter fötterna i sanden, se på varandra. Man tänker dessutom snabbare och bättre när man rör på sig, säger Filip Wiqvist.

Han har nu börjat få rutin på promenadintervjuer eftersom han anställt åtminstone sex nya medarbetare under pandemin.

På Öresundskraft finns inget tyst glapp mellan påskrivet anställningsavtal och första dagen på nya jobbet. Istället drar företagets digitala preboardning igång. Med det menas en introduktionsprocess i form av en rad meddelanden via mejl som regelbundet trillar in till både chefen och den blivande medarbetaren.

Ett sätt att förlänga introduktionen

Mejlen följer en standardiserad mall, berättar Agnes Löfgren, HR-koordinator på Öresundskraft. De använder ett system från en extern leverantör, men har fyllt det med ett helt eget innehåll om Öresundskraft.

I början hade de en utvecklingsgrupp med chefer och medarbetare för att få deras feedback på upplägget. De första som sedan använde det skarpt gav också feedback, enligt henne.

Porträtt på Agnes Löfgren.– Fördelen är att vi kan förlänga introduktionen istället för att de nyanställda ska matas med allt när de väl börjat. Det gör att de kommer på plats fortare och att de känner till mer om Öresundskraft redan innan de är på plats, säger Agnes Löfgren.

Den digitala introduktionen håller de på en övergripande nivå med korta meddelanden.

– Det finns så mycket man skulle kunna stoppa in tidigt, men vi vill framför allt hålla engagemanget levande hos den nya medarbetaren som snart ska börja hos oss, låta dem lära känna Öresundskraft och skapa en känsla av att hela företaget välkomnar, säger Agnes Löfgren.

vi vill framför allt hålla engagemanget levande

När en medarbetare skrivit på anställningsavtalet får chefen å sin sida snart det första av tre tidsinställda mejl och en checklista. Mejlen till chefen innehåller påminnelser och stöd i förberedelserna för att ta emot en ny medarbetare på bästa sätt. Där finns allt från att beställa dator, mobil och passerbricka till att förbereda välkomstgåva – och i vilken ordning det ska ske.

Filip Wiqvist tycker att mejlstödet fungerar bra och ger avlastning.

– Det är ingen rocket science, utan ett stöd som gör det lätt för mig att göra rätt. Checklistan avlastar på samma sätt som en inköpslista när man går och handlar. Man slipper klura själv, och ändå glömma mjölken.

Stöd för både chef och nyanställd

I chefens förberedelser ingår även att boka in relevanta möten i den nya medarbetarens kalender.

– Preboardingverktyget säger bara att man ska boka in möten till den som kommer ny, men jag valde att sätta ihop en lista och sen låta Anton gå igenom den och själv boka in möten.

Att sätta ihop den listan var i sig ett ganska stort arbete, enligt chefen. Det var ett 30-tal personer som Anton behövde ha kontakt med i sin introduktion, när han väl börjat. Filip behövde även ta fram vilka system just Anton skulle ha tillgång till.

Filip Wiqvist och Anton Larsson promererar i vattenbrynet.

Medan Filip beställde prylar och satte samman listan fick Anton, som blivande medarbetare, ett tiotal mejl med någon veckas mellanrum. De gav honom en introduktion till företaget och information som var bra att ha. Det kom till exempel filmer om Öresundskraft, information om förmåner och om hur de arbetar i flexkontor, och en introduktion om systematiskt arbetsmiljöarbete.

 Jag kände mig välkommen och omhändertagen.

Att få de här mejlen var en nyhet för Anton, precis som att de promenerade under anställningsintervjun.

– Jag blev positivt överraskad. Öresundskraft har skött introduktionen på ett mycket bra sätt. Jag kände mig välkommen och omhändertagen samtidigt som känslan tidigt infann sig att Öresundskraft var genuint intresserade av mig som nyanställd. Introduktionen gav även till kunskap kring företaget ”så här tänker vi, så här jobbar vi, så här är vi”.

Mejlintroduktionen är ett stödjande ramverk att förhålla sig till, menar hans chef Filip.

– Sen blir det upp till ledaren och medarbetaren att finna ut hur man förhåller sig till ramverket och kompletterar det efter de unika behoven.

Filip Wiqvist och Anton Larsson på stranden i Lomma en blåsig dag.

Efter den blåsiga promenaden i höstas har Anton och Filip bara träffats fysiskt några enstaka gånger. Men det blir många digitala möten nu under pandemin. De arbetar hemifrån, eftersom de kan. Men Anton har även deltagit i en introduktionsdag i form av digitalt möte tillsammans med andra nyanställda och representanter för olika delar av företaget.

Jag kan sakna att kunna stå och dra dåliga skämt vid skrivbordet.

Det digitala kan ersätta mycket, men det finns även en längtan efter att ses på riktigt oftare. Då lär man känna varandra på ett annat plan.

– Jag kan sakna att kunna stå och dra dåliga skämt vid skrivbordet. För när vi arbetar digitalt blir det mest att vi ses på möten och då tappar vi lite av det här avspända snacket som också är viktigt på jobbet, säger Filip Wiqvist.

Anton Larsson saknar också att ses, men han minns några viktiga ord från Filip under den blåsiga promenaden.

– Filip sa att det aldrig kommer att finnas en förväntan på mig om att jag ska sätta mig på ett kontor om jag inte vill. Det skapade en stor trygghet för mig eftersom jag har en fru som är i riskgrupp.

Hållbarhet även för medarbetarna

Öresundskraft strävar efter att skapa en hållbar värld. Det märks dels i deras produkter och tjänster, som solceller, men även i deras insatser för medarbetarna. Företaget har en koncernsamordnare för arbetsmiljö och hälsa, hon heter Karin Ernhagen.

Porträtt på Karin Ernhagen.– Vi har ett stort fokus på hållbarhet och i det ingår även att ha hållbara medarbetare. Då ska vår introduktion av nya medarbetare också andas det. När det här håller ihop skapar det ett värde även för våra kunder, säger Karin Ernhagen.

Hon har hört positiva ord från de medarbetare som fått mejlen, och det har även skyddsombudet Angelica Grosser, Vision. Hon anser att den tidiga introduktionen via mejl har flera fördelar ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Porträtt på Angelica Grosser.– Det underlättar mycket för cheferna att mejlledes få påminnelser och struktur för vad de ska göra för att deras nya medarbetare ska få en bra introduktion.

– Innan det här infördes hade cheferna mer att hålla reda på och det kunde vara svårt för dem att hålla i hela introduktionsplanen, säger skyddsombudet Angelica Grosser.

Text: Anna Norrby, 13 april 2021

Senaste artiklar

Tryggare på jobbet med kollegial handledning

Kollegor som möts och reflekterar tillsammans, med stöd av en utbildad handledare. Det är Helsingborgs stads modell för att stötta personal i människonära yrken. Syftet är att främja det friska…

Så får ni bättre arbetsmiljö – 4 tips

Skyddsombudet och chefen har ett gemensamt uppdrag för att skapa en bra arbetsmiljö. Det handlar om allt som påverkar hur vi har det på jobbet, från lokaler till IT-stöd och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?