Första linjens chefer i vård och omsorg har en tuff arbetsmiljö. Stort ansvar, hög arbetsbelastning och svagt stöd i HR och IT-frågor är några av deras utmaningar. Det visar en stor tillsynsinsats av Arbetsmiljöverket.
– Det här är en grupp vars arbetssituation behöver bli mer synliggjord, säger Lise-Lotte Hamfelt, projektledare för tillsynsinsatsen.
Första linjens chefer är de som är närmsta chef för medarbetarna i en verksamhet. I vård och omsorg kallas de ofta enhetschef, sektionschef eller verksamhetschef.
– Första linjens chefer brinner för sitt arbete och har ett stort engagemang. Men de har väldigt många olika uppgifter, och uppger ofta att de arbetar under tidspress, säger Lise-Lotte Hamfelt.
Cheferna har ofta ansvar för många medarbetare, otydliga och gränslösa uppdrag och för lite stöd i bland annat HR- och IT-frågor. Förutom kärnuppdraget faller det ofta på dem att hantera krånglande datorer, vattna blommor, byta glödlampor, och i hemtjänsten se till att bilarna är i ordning. Det finns inte mycket tid kvar att utveckla verksamheten.
Nästan alla har fått krav på åtgärder
Arbetsmiljöverket har under tre år träffat omkring 1300 chefer i operativ verksamhet inom vård och omsorg i kommun- och landstingssektorn. Nästan alla deras arbetsgivare (99 procent) har fått krav på att åtgärda brister i arbetsmiljön.
Inspektörerna arbetade två och två. De träffade cheferna i grupper om fyra till åtta personer, för att diskutera deras arbetssituation. De fick svara på frågor om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön: om mål och arbetsuppgifter, arbetsbelastning, resurser och stöd.
Efter varje inspektion fick den överordnade chefen en muntlig återkoppling om bristerna i chefernas arbetsmiljö. Därefter höll inspektörerna ett möte med ledning och huvudskyddsombud där de berättade vad ledningen behövde åtgärda.
– Det har varit väldigt givande möten, både med cheferna och med deras ledning. Och våra inspektioner har också lett till många förbättringar av chefernas arbetsmiljö.
En grupp med egna behov
Vad behöver göras för att förbättra för cheferna då? Och vem kan göra det?
Framför allt handlar det om att ledningen i de här chefernas organisationer ser till att första linjens chefer har en hållbar arbetsbelastning, och att de lyfter in dem i det systematiska arbetsmiljöarbetet, menar Lise-Lotte Hamfelt.
En annan sak som blev tydlig under tillsynsinsatsen var behovet av en ordentlig, arbetsplatsnära introduktion för cheferna.
– Det kan handla om att någon visar chefen hur de olika IT-programmen fungerar, och vem de vänder sig till när något krånglar – sådana vardagliga situationer.
Efter tillsynen och kraven på åtgärder var det flera arbetsgivare som tog fram checklistor för nya chefer. Det kan fler arbetsgivare behöva göra, menar Lise-Lotte Hamfelt.
Lagom antal medarbetare per chef
Antal medarbetare per chef är också något som tydligt påverkar chefernas arbetsmiljö.
– Vi som myndighet tar inte ställning till något särskilt storleksspann, men vi ser att det påverkar, säger Lise-Lotte Hamfelt.
Hur många medarbetare man kan ha ansvar för påverkas av flera saker. Det handlar bland annat om verksamhetens behov, stabiliteten i arbetsgruppen och om verksamheten har en geografisk spridning.
Flera stora organisationer inom kommun och landstingssektorn har satt normtal för hur många medarbetare varje chef ska ha ansvar för. Västra Götalandsregionen har ett normtal på 10 – 35 medarbetare. Region Skåne och Örebro och Söderhamns kommuner har satt liknande gränser.
Tillsynen har satt spår i form av många förbättringar i de verksamheter som inspektörerna har besökt. Nu är tillsynsinsatsen avslutad. Slutrapporten kan användas av andra verksamheter som vill få tips på hur man kan förbättra förhållandena för den här gruppen.
– Här finns mycket kunskap att hämta också för andra branscher, till exempel socialtjänst, skola och förskola, säger Lise-Lotte Hamfelt.