En dialog om arbetsmiljön mellan första linjens chefer och kommunens personalstrateger – kan det öka hälsan bland de anställda? Ja, menar politiker, personalstrateger och cheferna själva i Umeå.
– Det är jättebra att politikerna satsar på första linjens chefer och tar vår arbetssituation på allvar. En god arbetsmiljö är ju viktig för oss och påverkar förstås våra medarbetare, säger Inga-Lill Bring, förskolechef i Umeå kommun.
Det började med ett uppdrag vintern 2015 från kommunens politiker till personalfunktionen om att minska sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare.
Det är första linjens chefer som har en nyckelroll i arbetet med att minska sjukfrånvaron, eftersom det är de som har närmast kontakt med medarbetarna. Deras möjligheter att bedriva ett grundläggande systematiskt arbetsmiljöarbete och vara en närvarande chef är den viktigaste faktorn för att hålla medarbetarna friska.
Så resonerade Fredrik Åberg, ledningskoordinator, och hans kollegor på personalfunktionen.
– Vi kom tillbaka till politikerna med förslag på en långsiktig strategi för en bättre hälsa, och en plan för hur vi skulle gå tillväga, säger han.
I strategin ingick bland annat att
- Insatserna ska baseras på aktuell forskning och särskilt uppmärksamma kvinnors hälsa respektive den psykiska ohälsan
- Insatserna ska i högre grad än hittills ligga på den organisatoriska nivån, och något mindre på grupp- och individnivå
- Insatserna ska bygga på fakta och utgå från verksamheternas behov
I maj 2015 fick de ja till strategin, och under året som följde arbetade Fredrik Åberg och hans kollegor med att skapa något konkret av denna strategi. Det landade till slut i Uppföljningsdialogen, skräddarsydd för första linjens chefer.
Uppföljningsdialogen är ett paket med 30 påståenden som cheferna får värdera på en skala från ett till sex, i ett strukturerat samtal med en personalkonsult.
Påståendena berör det systematiska arbetsmiljöarbetet, och förutsättningarna för första linjens chefer att utöva ett närvarande ledarskap. Samtalet dokumenteras i ett enkätverktyg av personalkonsulten för att kunna jämföra, se mönster på verksamhetsnivå och hitta vägar till förbättring.
Frågorna fångade upp alla viktiga aspekter av mitt arbete
Företagshälsovården, den centrala samverkansgruppen och Umeå universitet har fått ta del av förslaget i samråd med personalfunktionen.
– Det finns ett beslut i stadsdirektörens ledningsgrupp om att den ska genomföras årligen. Att det finns en sådan beställning från högsta ledningen är en viktig framgångsfaktor, säger Fredrik Åberg.
Använder sig av forskning
Uppföljningsdialogen tar upp många delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö, och forskning om förutsättningarna för ett bra ledarskap.
Ett av de forskningsprojekt som man har inspirerats av är Chefios, Chefer i offentlig sektor. Den forskningen visar bland annat att villkoren för kommunala chefer ser väldigt olika ut, beroende på om det är en mansdominerad eller en kvinnodominerad verksamhet.
Ett annat är forskningsprojektet Hälsa och framtid i kommuner och landsting, som tagit fram sex faktorer för en friskare verksamhet inom kommuner och landsting – alltså en verksamhet där medarbetare blir mindre sjuka. Flera av friskfaktorerna handlar om den närmaste chefens betydelse på arbetsplatsen.
Personligt möte viktigt
I Umeå kommun får nu varje chef träffa en personalkonsult för ett personligt möte där de går igenom uppföljningsdialogen.
Att det sker i form av ett möte är viktigt, menar Anna Holm, hälsoutvecklare inom enheten arbetsmiljö och hälsa på personalfunktionen, som hållit i många av mötena.
– Efter vårt möte uttrycker cheferna ofta hur värdefullt det har varit för dem bara att få en stund för reflektion över sin egen arbetssituation. I vardagen bara gör man, utan att fundera så mycket på varför. Med de här frågorna får de syn på sin egen arbetssituation. De ser också att de gör en massa saker som faktiskt är väldigt bra. Cheferna får också hjälp at prioritera bland det de vill förbättra, vilket gör det tydligare vad de ska arbeta vidare med.
Ett tillfälle till reflektion
Ingalill Bring, förskolechef, är en av dem som har mött Anna Holm i ett samtal om sin arbetsmiljö med hjälp av uppföljningsdialogen.
– Frågorna fångade upp alla viktiga aspekter av mitt arbete. Jag hade också ett väldigt bra samtal med vår personalstrateg Anna Holm, som gick igenom frågorna med mig. Det blev ett tillfälle att fundera över min egen arbetssituation och vad jag behöver förbättra. Till exempel såg jag att jag behöver bli bättre på att göra riskbedömningar, och att upprätta tydligare handlingsplaner inom vissa områden i min verksamhet.
Fredrik Åberg vill betona värdet av själva dialogen mellan cheferna och personalkonsulterna.
– Många av våra personalkonsulter har förstås haft möten och gett stöd tidigare till första linjens chefer. Men det här är ett sätt att strukturera de mötena, och stödja utifrån dem, säger han.
Del av ett långsiktigt arbete
Hittills har ett 90-tal av Umeås 350 första linjens chefer fått sina arbetsvillkor kartlagda i varsitt eget möte med en personalstrateg. När alla har gjort kartläggningen kommer Fredrik Åberg och hans kollegor på personalfunktionen att göra flera saker. Bland annat kommer de att jämföra resultaten med den sjukfrånvaro som finns i respektive verksamhet.
– Vi kommer också att jämföra med svaren i den medarbetarenkät vi skickar ut vartannat år, och som det är dags för i höst, säger Fredrik Åberg.
Framförallt kan materialet bli ett underlag för att skapa handlingsplaner inom varje verksamhet. Personalfunktionen kommer antagligen också att behöva se över sitt arbetssätt och hur de kan stötta de här cheferna i framtiden, menar han.
Enbart uppföljningsdialogen kommer kanske inte att leda till att sjukfrånvaron minskas. Men den är en viktig pusselbit, poängterar Fredrik Åberg.
– Vi ser det här som en del av ett långsiktigt arbete som bygger på genomtänkta strategier på organisationsnivå. Det vi har påbörjat är en bra inledning, men det är viktigt att vi är uthålliga och hela tiden anpassar upplägget efter verksamhetens förutsättningar, säger han.
Vill du veta mer om Umeås arbete med att öka hälsan hos de anställda? Maila till Fredrik Åberg på [email protected]