För chefer

Samtalsstöd - Förebygg sjukfrånvaro

Här finns tips och förslag på frågor för att underlätta samtal med en medarbetare i syfte att minska risken för sjukfrånvaro.

1

Förbered samtalet

Innan du bokar tid med din medarbetare är det bra att tänka igenom syfte och mål med samtalet och göra en agenda. Om det är medarbetaren som vill träffas får du börja med att höra vad det handlar om och återkomma när du har förberett dig.

Bra att tänka igenom innan samtalet

Nuläge

  • Vad är det som gör att du känner oro – är det en ökad frånvaro eller någon annan förändring?
  • Behöver du involvera HR, företagshälsovården eller någon annan?

Förbered dig

  • Har du koll på era interna rutiner?
  • Behöver du ta stöd från HR, din chef eller en kollega?
  • Finns det möjligheter till stöd och arbetsanpassningar så att du kan avlasta din medarbetare om det behövs?
  • Behöver företagshälsovården eller annan extern aktör kontaktas för eventuellt behov av akut stöd?

Dokumentation

  • Förbered dokumentationen, antingen enligt era interna rutiner eller med Planera och dokumentera.
Till Planera och dokumentera

Tipsa medarbetaren innan ni ses

Påminn om att medarbetaren gärna får ta med sig ett skyddsombud eller någon annan stödperson till ert samtal. Berätta också att du och även skyddsombudet har tystnadsplikt samt vad det innebär.

  • Tipsa medarbetaren om att göra testet Självskattning av krav och förmåga och ta med till ert samtal – det är ett bra underlag för att sätta ord på nuläget.
  • Berätta även om medarbetarens samtalsstöd som kan vara en hjälp inför samtalet.
Samtalsstöd för medarbetare vid förebygg sjukfrånvaro

Samtalsstöd för medarbetare vid flerpartsmöte

2

Samtalet

Målet med samtalet är att undersöka om ni kan göra några förändringar för att minska risken för sjukfrånvaro.

Bra att börja med

  • Stäm av agendan och justera om det behövs.
  • Berätta att du dokumenterar samtalet och spar dokumentationen, och att du delar den med medarbetaren.
  • Dela era respektive tankar och förväntningar på samtalet.

Nuläge

Be medarbetaren berätta om sin arbetssituation och samtala utifrån det, eller ta stöd av frågorna nedan. Om medarbetaren har gjort testet Självskattning av krav och förmåga kan samtalet med fördel utgå från den.

Inledande frågor

  • Hur trivs du på arbetet? I din yrkesroll, med dina arbetsuppgifter, på arbetsplatsen och i organisationen?
  • Vad fungerar bra, och vad är mer utmanande för dig?

Arbetsbelastning, vila och återhämtning

  • Upplever du att kraven i ditt arbete, i det stora hela, är rimliga?
  • Har du de resurser som behövs för att kunna hantera dessa krav?
  • Får du återhämtning under dagen, som till exempel lunch och korta pauser?

Stöd, samarbete och uppskattning

  • Får du det stöd du behöver av mig som chef och av dina kollegor?
  • Hur fungerar olika samarbeten för dig? Med mig som chef, med dina kollegor, och eventuellt andra?
  • Får du tillräcklig uppskattning för det arbete du gör? Från vem eller vilka?

Inflytande och möjlighet att påverka

  • Känner du att du kan påverka det som är viktigt för dig på arbetet?
  • Upplever du att det är rättvist på arbetet och i organisationen?

Koppling mellan arbete och hälsa

  • Finns det något arbetsrelaterat som du känner påverkar din hälsa negativt eller positivt?
  • Är dina besvär orsakade av något på ditt arbete som vi inte pratat om än?

Privatliv

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Finns det något du skulle vilja förändra i ditt privatliv, som skulle ha betydelse för hur du mår?
  • Får du tillräcklig återhämtning på din fritid?

Arbetsanpassningar och stöd

Som chef är du enligt lag skyldig att fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning. Arbetsanpassningen utgår från individens förutsättningar och utifrån vad som är skäligt och möjligt att genomföra. Var öppen för tankar och idéer på arbetsanpassningar och stöd som skulle kunna passa och undersök sedan om det är möjligt att pröva dem.

Förslag på frågor till medarbetaren:

  • Kan vi förändra något i din nuvarande arbetssituation?
  • Kan jag som chef stödja dig på något sätt så att det fungerar bättre för dig i ditt arbete?
  • Vad kan du själv göra så att det fungerar bättre för dig i arbetet och i ditt liv?

Exempel på arbetsanpassningar och stöd:

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Rutiner för kommunikationen i arbetsgruppen.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Sammanfatta och bestäm nästa steg

Summera samtalet och det ni kommit överens om. Tydliggör vilka eventuella arbetsanpassningar och stöd ni ska testa och under vilken tidsperiod.

Nästa steg

  • Bestäm nästa steg, och boka eventuellt in ett nytt möte.

Dokumentation och information

  • Bestäm hur ni delar dokumentationen.
  • Om någon behöver informeras, till exempel arbetsgrupp, kollegor eller facket, så bestäm vilka som ska få information om vad.

Reflektera

  • Reflektera och utvärdera samtalet tillsammans.

Obs! Om medarbetaren inte alls verkar må bra kan du behöva agera direkt. Ta hjälp av företagshälsovården eller hr om du behöver.

3

Efter samtalet

Reflektera och planera framåt. Tänk på tystnadsplikten men ta gärna hjälp av hr om du har frågor du inte vet hur du ska hantera.

Att göra

  • Dokumentera samtalet och dela med din medarbetare.
  • Utforska de förändringsförslag ni kom fram till – vilka kan genomföras? Vilka tror du ger bäst effekt?
  • Återkoppla fortlöpande till din medarbetare, oavsett om du har svar eller inte.
  • Följ upp efter en tid genom att boka in en avstämning, oavsett vad ert samtal handlade om. Titta igenom medarbetarens plan och påminn er om målet.
 Skriv ut sidan