För skyddsombud

Samtalsstöd - För dig som är med som stöd

Här finns frågor och tips för dig som ska stötta en kollega.

1

Inför samtalet med din kollega

Om en medarbetare eller kollega som är, eller riskerar att bli sjukskriven, bett dig vara med som stöd i ett samtal med chef, så är det bra om ni pratar ihop er innan. Ni behöver bestämma vilken roll du ska ha och vad ni vill få ut av mötet.

Att tänka på

Kunskaper och stöd

  • Uppdatera dig på Arbetsmiljölagen, föreskrifterna om arbetsanpassning och de interna rutinerna så att du kan ge din kollega realistiska förväntningar.
  • Kontakta facket på central nivå om du själv behöver mer kunskap och stöd.

Tipsa din kollega

  • Om ni har testet Självskattning av krav och förmåga att utgå från blir det enklare för er att planera kommande möte.
  • Det finns samtalsstöd även för din kollega – tipsa om dem.
Samtalsstöd för medarbetare vid förebygg sjukfrånvaroSamtalsstöd för medarbetare under sjukfrånvaroSamtalsstöd för medarbetare inför återgång i arbeteSamtalsstöd för medarbetare efter återgång i arbeteSamtalsstöd för medarbetare vid flerpartsmöte
2

Prata ihop er

I ett första samtal mellan dig och din kollega handlar det mest om att vara öppen och ta reda på vad du behöver veta och känna till för att vara ett bra stöd.

Nuläge

  • Prata igenom vilka rättigheter och skyldigheter din kollega har.
  • Se till att ni har den information ni behöver.
  • Kom överens om vad ni vill ha ut av mötet med chefen. Målbilden kan se väldigt olika ut beroende på vilken fas din kollega är i.

Arbetsanpassning och stöd

Fundera tillsammans över om det finns något som skulle hjälpa till att värna din kollegas hälsa och arbetsförmåga i nuläget – titta gärna igenom exemplen här nedan. Även företagshälsovården kan hjälpa till, då behöver ofta närmaste chef göra en beställning på detta.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Tydligt arbetssätt och viket resultat som förväntas.
  • Tydlig prioritetsordning och vem som ansvarar vid oklarheter.
  • Bemanning utifrån behov.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Tydlighet om förväntningar på tillgänglighet utanför arbetstid.

Rutiner och riktlinjer

  • Rutiner för agerande i svåra situationer.
  • Rutiner för kommunikationen i arbetsgruppen.
  • Tydlig arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete.

Samarbeten

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter i olika samarbeten.

Regler och rutiner

  • Konkretisera tysta regler och normer, hur vi vill vara mot varandra.
  • Tydliga spelregler när det gäller feedback, daglig kommunikation och kommunikation vid konflikter.
  • Rutiner och regler för digital kommunikation som till exempel mobilfria möten, vilka kanaler som ska användas när och hur tillgängliga vi förväntas vara utanför arbetstid.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Tydligt definierade arbetsuppgifter.
  • Tillräckligt med tid för att genomföra och avsluta arbetsuppgifterna.
  • Avsatt tid för annat utöver själva arbetsuppgifterna.

Arbetsteknik

  • Tydligt schema, rutiner, checklistor eller annat kognitivt stöd.
  • Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget.
  • Möjlighet att växla mellan uppgifter som kräver olika mycket koncentration.

Arbetsinnehåll och arbetsmängd

  • Regelbunden avstämning av arbetsbelastning.
  • Regelbunden avstämning av prioritering av arbetsuppgifter.
  • Delat ansvar för arbetsuppgifter.

Återhämtning

  • Möjlighet till korta pauser och längre raster under arbetspasset.
  • Schema och arbetstid som möjliggör tillräcklig återhämtning.
  • Arbeta med en uppgift i taget.

Arbetsplatsens fysiska utformning

  • Möjlighet att jobba i en lugn miljö utan onödiga intryck eller andra människor runt omkring.
  • Tillräckligt med utrymme för att genomföra arbetsuppgifter på ett ergonomiskt sätt.
  • Stol och skrivbord i rätt höjd.

Arbetsuppgifternas utformning

  • Minimera tung manuell hantering.
  • Minimera långvarigt arbete i samma position, som till exempel framåtböjd, armar ovanför axelhöjd, knästående.
  • Pauser för fysisk återhämtning.

Arbetsteknik

  • Öka kunskap om ergonomiska arbetssätt.
  • Skapa påminnelser för att checka av aktuell arbetsställning.
  • Tydliga säkerhetsrutiner, checklistor eller annat fysiskt stöd.

Utrustning och hjälpmedel

  • Ändamålsenliga arbetsredskap och hjälpmedel.
  • Väl fungerande maskiner och utrustning.
  • Digitala hjälpmedel som stödjer arbetsuppgiften.

Kom överens och sammanfatta

  • Kom överens med varandra om du ska vara med på kommande möte och i så fall i vilken roll – aktiv och föra din kollegas talan, eller lite mer passiv och lyssnande.
  • Bestäm vilken information som behöver komma fram under mötet och vilka eventuella idéer på arbetsanpassningar och stöd ni ska föreslå.
  • Skriv förslag till en agenda och bestäm vem av er som tar hand om vilken punkt.
  • Sammanfatta vad ni kommit fram till och säkerställ tid och plats för mötet.
3

Mötet

Ofta leder chefen eller någon från HR mötet. Din roll är att stödja din kollega på det sätt ni kommit överens om. Se till att mötet inleds på ett bra sätt så att alla känner sig trygga.

Inledning

Om inte den som leder mötet ger en bakgrund till varför ni samlats är det bra om du och din kollega gör det. Tänk efter vad som är viktigt för alla att veta innan ni går in på dagens agenda. Påminn om tystnadsplikten om ingen annan redan gjort det.

Var uppmärksam på att:

  • Syfte och mål med samtalet blir tydligt.
  • Era punkter kommer med i agendan.
  • Allas roller är tydliga så att alla vet vilket ansvar alla parter i rummet har.
  • Någon leder samtalet och för minnesanteckningar.
  • Förväntningar tydliggörs, även vilka förväntningar du som skyddsombud eller stödperson har på arbetsgivaren.
  • Ni är överens om vem som ska ha vilken information efter mötet.

Nuläge

Fokusera på din kollega och det ni kommit överens om. Möten av det här slaget kan vara energikrävande. Om du märker att det finns behov av en paus, eller att mötet behöver skjutas upp helt och hållet, så kan du föreslå det.

Var uppmärksam på att:

  • Alla får en tydlig bild av din kollegas situation.
  • Det ni planerade inför mötet kommer fram. Var noga med att inte säga något mer än det ni två kommit överens om.
  • Det finns en samsyn om mål på kort och lång sikt. Målbilden ska utgå från din kollega men med allas perspektiv utifrån vad som är möjligt och rimligt.

Arbetsanpassning och stöd

Fundera tillsammans över om det finns något som skulle hjälpa till att värna din kollegas hälsa och arbetsförmåga i nuläget. Titta igenom exemplen ovan under punkt 2 och se om det är någon arbetsanpassning eller något stöd som skulle passa.

Sammanfatta och bestäm nästa steg

Var uppmärksam på att:

  • Den gemensamma målbilden är tydlig för alla.
  • Nästa steg känns rimligt och bra för din kollega, om möjligt.
  • Det viktiga i samtalet dokumenteras. Be att få ta del av dokumentationen.
  • Ni utvärderar samtalet tillsammans.
  • Ett nytt möte eventuellt bokas in. Det kan bli fler eller färre deltagare då beroende på var i processen din kollega befinner sig.
4

Efter samtalet

Reflektera över vad som sagts och bestämts, både för dig själv men även tillsammans med din kollega.

Egen reflektion

  • Vad diskuterades på mötet och vad tänker du om det?
  • Var ni hjälpta av era förberedelser och fick fram det ni ville ha sagt?
  • Vad kan du tänka på till nästa möte?
  • Behöver du göra eller ta reda på något nu?

Reflektera tillsammans med din kollega

  • Vad diskuterades på mötet och hur tänker ni kring det?
  • Kom det viktigaste fram i samtalet?
  • Var ni hjälpta av era förberedelser?
  • Är ni nöjda med resultatet av mötet?
  • Vad behöver ni tänka på inför nästa möte?
  • Har ni en gemensam bild av vad som ska ske nu?
  • Behöver din kollega stöd av dig nu och i så fall på vilket sätt?
  • Boka nya möten om det behövs: både för er två, och om det behövs andra med fler inblandade.
 Skriv ut sidan