Så skapar ni en hjärnvänlig arbetsplats

Dagens arbetsplatser ställer höga krav på våra hjärnor. För att orka med gäller det att vi försöker skapa en så hjärnvänlig arbetsplats som möjligt. Här kommer en forskare med sina bästa tips – både för individen och organisationen.

– Människors arbeten har blivit mer komplexa. Det läggs på nya uppgifter och nya krav, men inte så mycket tas bort. Individen själv förväntas prioritera, få arbetet gjort – och samtidigt se till att få återhämtning.

Det säger Gisela Bäcklander, arbetslivs- och organisationsforskare vid Karolinska Institutet. Hon forskar på kognition i arbetslivet, och berättade om sin forskning vid ett seminarium om  hjärnvänlig arbetsplats, arrangerat av Partsrådet.

Också en del av arbetsmiljön

När vi pratar om arbetsmiljö brukar vi prata om den fysiska, digitala eller den organisatoriska och sociala. Men Gisela Bäcklander menar att det också är relevant att uppmärksamma den kognitiva arbetsmiljön.

Kognition handlar om hjärnans förmåga att ta emot, lagra, bearbeta och plocka fram information.

Kognitiv arbetsmiljö är ett sätt att beskriva förutsättningarna för hur vi ska lyckas utföra vårt arbete, med tanke på allt som påverkar vår hjärna.

Begränsad bandbredd

Men kognitionen har sina gränser.

­­– Vi har ett arbetsminne som inte klarar av hur mycket som helst samtidigt – bandbredden är så att säga begränsad.

Och det är mycket som konkurrerar om denna bandbredd. Sådant som är belönande är svårt att stänga ute – det kan vara ett meddelande som plingar till eller något ätbart som hägrar. Men det gäller även hot och störningsmoment. Det kan vara sociala hot (”tänk om kollegan tycker att jag gör fel”), eller störande intryck som tar energi att stänga ute.

– Dessutom har vi bara en begränsad mängd ork och energi. Har man gjort en avancerad arbetsuppgift är man sämre på att göra en till precis efteråt. Man är så att säga kognitivt uttröttad.

Flera projekt samtidigt

De här begränsningarna gör att det är slitsamt att ingå i olika projekt samtidigt.

– Det är krävande att växla kontext. Att tänka att ”nu ska jag rensa bort det här som jag hade i huvudet nyss”. När man ingår i flera projekt har man dessutom ofta fler chefer, och fler kollegor än vanligt. Det innebär att man har krav från flera håll.

Det är krävande att växla kontext.

Att vara ständigt tillgänglig är också slitsamt.

– Det är som ett eget sinnestillstånd, där man har vikt en del av sin uppmärksamhet åt att hela tiden hålla koll. Man har antennerna uppe. Det lirar inte alls med att vara försjunken i en arbetsuppgift.

Om hjärnans bandbredd eller kapacitet överskrids, kan vi utsättas för kognitiv stress. Tecknen liknar dem som uppstår vid ”vanlig stress”: man får svårt att koncentrera sig, man blir irritabel, trött, får svårt att minnas, varva ner och släppa tankar. Det kan då bli som en ond cirkel, när stressen i sig blir ett störande moment för hjärnan.

Minska belastningen och skapa återhämtning

Vad kan vi då göra för att minska belastningen på hjärnan och få en hjärnvänlig arbetsplats? Gisela Bäcklander har ett antal tips:

• Förtydliga uppgifter, krav och resurser – för att se till exempel vilken hjälp som finns och vilken tid som finns för en uppgift.
• Få saker ur huvudet. Skriv ner dem eller överlämna dem till en annan person.
• Skapa egna ”temadagar” – till exempel en fokusdag, en dag för administrativa uppgifter, och så vidare. Det blir ett sätt att slippa försöka göra allting hela tiden.
• Turas om med kollegor om att vara tillgänglig, så att inte alla behöver vara det hela tiden.
• Försök att inte ha proppfullt i kalendern. Det måste finnas utrymme även för det oväntade.
• Försök att få återhämtning både under och mellan arbetsdagarna.

Och vad gäller just återhämtningen, har Gisela Bäcklander ett antal tips och råd även för det.

Tre grundläggande tips är att se till att få tillräckligt med sömn, dagsljus och rörelse. Det kan också vara bra att blanda in rutinartade uppgifter under dagen – som att plocka disk – för att få tömma hjärnan lite. Och slutligen att försöka byta miljö vid arbetsdagens slut.

– Det hjälper att kunna koppla bort jobbet. Det kan vara svårare när vi jobbar hemifrån, men då kanske man kan städa undan datorn, eller ha någon liten ritual vid arbetsdagens slut som visar att nu byter jag miljö rent kognitivt.

Tips till organisationen

Även om många av de här råden är riktade till individen, så är det en fråga som också bör hanteras på organisationsnivå, anser Gisela Bäcklander. För organisationen gäller det att arbeta för en arbetsmiljö som präglas av nyfikenhet snarare än prestation. Det gäller också att skapa en tydlighet kring till exempel kommunikation. Förväntas alla ha alla kanaler öppna hela tiden, eller räcker det att titta in ibland?

Över huvud taget gäller det att arbetsgivaren gör vad den kan för att skapa en hjärnvänlig arbetsplats.

– Titta på hur ni kan organisera för att få medarbetare att göra rätt, och försök att puffa in dem på rätt bana.