Amra Avdispahic i Mjölby gjorde många saker som inte ingick i hennes uppdrag. Köpte fika till möten på jobbet till exempel. Det kom fram när kommunen undersökte hennes och hennes kollegors tid för administration. Nu pågår arbetet med att minska administrationen.
– I framtiden tror jag att man kommer att skratta lite åt en del saker som vi brukade göra. Det var en självklarhet för oss, men det kommer det inte att vara för kommande chefer, säger Amra Avdispahic, förskolechef i Mjölby.
Själv brukade hon till exempel fixa fika till möten på arbetsplatsen. Det innebar att åka och handla, och se till att det som behövdes fanns på plats. Någon gång bredde hon själv mackorna till personalen, eftersom hon hade glömt att köpa färdiga.
– Det tog flera timmar, berättar hon.
Förra året började Mjölby kommun arbeta med frågan om förskolechefernas administration. Sedan dess sköter inte Amra Avdispahic mötesfikat. I stället beställer förskolans administratör smörgåsar från stadshusets cafeteria och får dem levererade.
Amra Avdispahic är chef för en förskolenhet, som består av två förskolor med sammanlagt 160 barn och 32 medarbetare.
Suntarbetsliv träffar henne och kommunens personalchef Yvonne Stolt på Tunets förskola. Den ligger i grönskan i ett område med flerfamiljshus, nära centrum. Den stora gården – med gräs, kullar och träddungar – vimlar av barn. När det blir dags för fotografering flockas de nyfiket runt oss.
Mätte uppgifter i dagbok
Mjölby kommun gick med i ett utvecklingsprojekt som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) höll i under 2017–2018. Bakgrunden var att cheferna generellt tyckte att de lade för mycket tid på administration, som de inte alltid såg nyttan med. Lokal projektledare var Thomas Gustafsson, ekonomistrateg i kommunstyrelsens förvaltning.
Under en vecka fick förskolecheferna mäta vad de gjorde under arbetsdagarna, och notera det i en form av dagbok. Uppgifterna fördes ihop i olika kategorier, till exempel ”ekonomi” och ”personal”. Det gav en bild av hur administrationen såg ut för olika chefer. Forskare från Linköpings universitet gjorde olika intervjuer för att fördjupa bilden. Hela SKL-projektet följdes dessutom av en inom området administration, från Södertörns högskola.
Flera viktiga saker kom fram, säger Yvonne Stolt.
– Vi såg att cheferna ganska mycket väljer vad de lägger sin tid på, beroende på kunskap och eget intresse. De har fått skapa sin egen vardag på bästa sätt, för att det har varit brister i ledningen.
Arbetsuppgifterna för de administratörer som finns knutna till varje förskola fördes också upp på bordet. Jobbet visade sig variera mycket, beroende på vilken chef administratören har. Tanken är att rollen ska renodlas och förtydligas.
Resultatet analyserades och diskuterades på flera workshoppar, där chefer, HR och andra stödfunktioner deltog. Så småningom fanns en handlingsplan med 28 punkter.
Internpost och mötesanteckningar
En del betungande administration var lätt att åtgärda. Annat innebar mer långsiktigt arbete. Förskolorna kunde själva ändra på vissa saker. Andra förutsatte beslut av förvaltningen eller kommunledningen.
För Amra Avdispahic handlade en enkel förändring om internposten.
En av hennes förskolor hörde till dem som inte fick internpost levererad till sig. Breven samlades i stället på en annan förskola. Där fick hon själv hämta posten och lämna den till stadshuset, eller till rätt mottagare
– Vi chefer fick ta med oss posten när vi åkte runt och besökte våra olika förskolor. Nu vet vi att vi kan få den levererad och att det kostar trettio kronor per stopp. Vi tar det, tack!
Hon brukade också själv skriva minnesanteckningar på olika möten. Det var en rutin som hon ärvt från tidigare chefer. Numera ligger det ansvaret på utvalda medarbetare, eller på administratören. Förändringen innebar en avlastning. Dessutom gav den bättre förutsättningar för samtal.
– När jag både ledde mötena och antecknade, behövde jag titta ner för att skriva vad medarbetarna sa. Nu ser jag dem verkligen. Den som pratar förlorar inte min blick, säger Amra Avdispahic.
Inget mer pling på natten
En förändring på högre nivå gällde det digitala systemet för att hantera rehabiliteringsfrågor. Det skickade automatiska påminnelser, oberoende av veckodag och tid på dygnet.
– Det kunde plinga till i chefernas mejlbox mitt i natten, vilket många tyckte var stressande. Det var lätt att ändra, så det har vi tagit bort för alla chefer i kommunen, säger Yvonne Stolt.
Mycket som ”gnagde i vardagen” hade att göra med de olika system som cheferna jobbar i, fortsätter hon. Datasystem som cheferna använder sällan kunde stressa, eftersom de hann glömma bort hur man skulle göra i dem. Nu får de till exempel flera – men kortare – uppdateringar om hur rehabiliteringsportalen fungerar.
Amra Avdispahic behöver inte skicka in ekonomirapporter lika ofta som förut. Det gör skillnad.
Tydligare rutiner sparar tid
I flera frågor har rutinerna förtydligats. Det gäller exempelvis fakturahantering och rekrytering. Förskolecheferna ska veta vad som ligger på dem, vad andra utför och vilken hjälp de kan få från de stödfunktioner som finns.
Klara gemensamma rutiner sparar tid och kraft för alla, anser Amra Avdispahic. Nu planerar förskolorna öppethållandet på sommaren systematiskt. All administration kring frågan går att sköta i en gemensam digital process. Det finns en karta som visar vad som ska göras, och när. Det går lätt att trycka ut de blanketter som behövs.
Jag har nog blivit modigare i att fråga.
Det gav många aha-upplevelser att få se hur andra chefer gör, och diskutera med dem, säger hon.
– Jag har nog blivit modigare i att fråga. Ingår det här verkligen i mitt uppdrag? Är det något som vi ska göra? Hur påverkar det mina medarbetare?
Hon tycker att hennes egen arbetsmiljö har blivit bättre. Det är lättare att lägga fokus på rätt saker – inte minst på det pedagogiska ansvar som hon har enligt skollagen.
Fortsätter med rektorer
Många punkter på att-göra-listan är avbockade, men arbetet är långt ifrån klart, sammanfattar personalchefen Yvonne Stolt.
Nu kommer grundskolerektorernas administration att angripas på samma sätt. Steg ett blir en ordentlig kartläggning av vad de faktiskt gör. Kommunen har också tagit in konsulter knutna till forskningsprojektet Chefios. De ska undersöka de organisatoriska förutsättningarna för chefer i hela kommunen.
–För att kunna ge stöd till cheferna behöver vi kunskap. Vi kan inte bara tro att vi vet hur de har det, säger Yvonne Stolt.