Efter ett år med pandemi har många bra koll på tekniken vid digitala möten. Men hur får man mötet att fungera bättre rent mänskligt? Här kommer tips som kan gå på tvärs mot det du tidigare fått lära dig.
Har du lärt dig att mikrofonen ska vara avstängd på digitala möten när du inte pratar? Eller att kameran ska stängas av på stora möten, för att spara på bandbredd? I så fall kan det vara dags att lära om.
De kunskaperna är en rest från de digitala mötenas barndom, och har spelat ut sin roll. Det menar i alla fall Jens Edlund som är docent i talkommunikation och forskar vid Avdelningen för tal, musik och hörsel på KTH.
– Förr var det vanligt med dålig uppkoppling som gav fördröjningar där läpparna på den som pratade inte synkade med ljudet. Då var det lika bra att låta bli att titta. Men numera är det sällan problem med själva bilden. Ändå har det blivit som ett standardmantra att stänga av videon och att tysta sina mikrofoner, säger Jens Edlund.
Han har forskat om talkommunikation i över 20 år, och är bland annat ansvarig för forskningsprojektet Ögonkontakt i samtal. Planen är att bland annat ta fram ett tekniskt stöd som ger deltagarna ögonkontakt vid digitala möten.
Finns mycket man kan göra direkt
Bristen på ögonkontakt är nämligen en av de saker som gör att digitala möten inte blir som vanliga möten. Men redan nu kan man kan göra mycket för att få till mänskligare digitala möten, enligt Jens Edlund.
Ett vanligt bekymmer i nuläget är att deltagarna snabbt tappar fokus och blir trötta under digitala möten. Även om det, enligt Jens Edlund, finns väldigt lite forskning om digitala möten, så det finns massor av forskning om hur man lägger upp föreläsningar för att åhörarna ska orka koncentrera sig.
– Normalt sett har människor ett koncentrationsspann på runt 40 minuter.
Att många blir trötta och ofokuserade på kortare tid än så vid digitala möten kan enligt honom bero på att hjärnan tröttas ut av enformiga intryck, och av att göra samma saker en längre tid.
Därför behöver deltagarna få fler små sinnesintryck under digitala möten. Och det får man när alla har mikrofonen och kameran på.
Skapa fler sinnesintryck
För att skapa fler sinnesintryck kan man sträva efter att det digitala mötet ska likna ett vanligt möte där man ses i samma rum.
– Lite bakgrundsljud gör inget, så länge det är ljud som skulle höras på ett vanligt möte. En bra tumregel är att det du skulle göra på ett vanligt möte kan du göra även på ett digitalt möte.
Det du skulle göra på ett vanligt möte kan du göra även på ett digitalt möte
Det är alltså en fördel för koncentrationen om man hör en kollega hosta och humma, eller att själv knattra lite på datorn under mötet. Det ger variation och hjälper till att sortera information.
Men vid arbete hemifrån kan det finnas sånt som stör fokus på det digitala mötet.
– En partner som spelar gitarr i bakgrunden, en gullig katt eller två snoriga barn i knäet ger inte den sortens syn- och ljudintryck som hör till arbetsmöten.
Om man inte kan åstadkomma ett lugnt mötessammanhang där man arbetar är det bättre att delta utan kamera eller mikrofon påslagen, menar han. Men det är mer undantag än regel.
Vill se varandras reaktioner
Med kameran och mikrofonen på flyter också samtalet lättare och det blir en mer naturlig turtagning.
– Då slipper man den här konstlade fördröjningen som uppstår när någon hastigt ska slå på mikrofonen. Eller när en mötesledare ropar på en deltagare, som man inte vet ens om den följer med i samtalet eftersom man inte ser eller hör varandra.
Även ansiktsuttryck och gester bidrar till ett mer mänskligt möte. Människor vill överlag gärna titta på den som pratar och se den som lyssnar på en. Även de som bara är åhörare vill gärna se de andra deltagarnas reaktioner. När det inte är möjligt är det lättare att tappa fokus.
– Samtalet samproduceras av de som är med. Du som lyssnar är lika delaktig som jag som pratar. När jag pratar vill jag veta om du förstår det jag säger. Jag vill se om du ser frågande ut eller om du nickar och håller med. Det jag ser reagerar jag på genom att ge återkoppling och kanske förklara mer hur jag menar.
Mötets storlek påverkar också
Att ha både mikrofon och kamera på gäller mest för arbetsmöten med högst omkring sju personer, enligt Jens Edlund. Det är ungefär samma deltagarantal som fungerar bäst på fysiska möten. Med fler som deltar behövs en moderator och agenda även där.
På större eller mer formaliserade digitala möten kan kameran fortfarande vara påslagen.
– Den som talar på ett stort möte får ett mycket tydligare gensvar om deltagarna har kameran på.
Små tecken kan visa om det fungerar
Frågan är hur man kan mäta när ett digitalt möte fungerar bra ur ett mänskligt perspektiv. I nuläget finns inga objektiva mått på det, enligt Jens Edlund.
Den här intervjun genomfördes som ett digitalt möte med kamera och ljudet påslaget. I slutet av intervjun kliade jag mig på näsan. Då gjorde även Jens Edlund det. Han speglade mig och vi märkte det båda två.
– Folk tenderar att göra lite likadant när de får bra kontakt med varandra i ett samtal eller ett möte. Det är svårt att mäta om ett möte fungerar, men den här typen av små saker, som att jag också kliade mig på näsan, kan vara ett tecken!