Kvinna distansarbetar från hemmakontor

Den som arbetar hemifrån kan ha svårare att göra sig hörd vid digitala möten där några sitter i en grupp på kontoret. En tydlig agenda för mötet, och ordning och reda på tekniken, är två sätt att motverka det.

Foto: Johnér Bildbyrå

Hybridmöten – så visar ni omsorg om alla som är med

Vi är tillbaka på arbetsplatserna, och på god väg in i det nya arbetslivet där mötena kommer att vara både digitala och fysiska samtidigt. Men hur gör vi för att få till ett bra hybridmöte?

En hel del fallgropar finns i hybridmötet. Det blir särskilt svårt på grund av den obalans som riskerar uppstå mellan dem som befinner sig både i det digitala rummet och fysiskt i ett rum tillsammans, och de som finns endast i det digitala rummet.

Anna UhlinEnligt forskaren Anna Uhlin brister det ofta i medvetenheten om hur vi använder tekniken, och hur tekniken påverkar hur vi agerar i mötet. Risken finns att vi tror oss om att vara bättre på digital mötesteknik än vi egentligen är:

– Vi vänjer oss allt mer vid att mötas med teknik utan att vi vet så mycket om hur det påverkar mötet, säger hon.

Studerar hybrida och digitala möten

Det är den kunskapen som hennes forskning bidrar med. Hon är doktorand i industriell ekonomi och organisation vid Mälardalens universitet. Där ingår hon i ett sex år långt forskningsprogram som heter DigMa, vilket står för Digitalised Management, ungefär Digitaliserad Förvaltning. Programmet finansieras av Forte och är inne på sitt femte år.

– I programmet studerar jag möten, både hybrida och digitala, och undersöker samspelet mellan människa och teknik i de mötena.

Studierna är kvalitativa. Anna Uhlin använder sig av intervjuer och observation – hon deltar i möten, spelar in dem och går igenom dem för att undersöka vad som händer i dem.

Tekniken påverkar vad vi väljer att dela med oss av, och därmed vad vi kan åstadkomma. Ett konkret exempel från en av studierna visar hur:

Man vet inte vem som lyssnar

– Deltagarna pratade om detta att inte kunna stänga dörren bakom sig i det digitala rummet. Att man inte ser vem som är i rummet, bakom de andra skärmarna. Att man inte riktigt vet vem som lyssnar. Det kan få konsekvenser för vad man väljer att dela med sig av.

Ett annat exempel är när man deltar på distans vid ett hybridmöte och vet att om man väljer att tala, så kommer ens ansikte att visas på en stor skärm i det fysiska mötesrummet.

– Jag vill inte vara där, mitt ansikte blir enormt. Jag känner att det är jobbigt, att jag blir svettig, att jag måste veta exakt vad jag ska säga. Kanske jag avstår. I det här fallet hämmar tekniken mig i vad jag vill bidra med. Det påverkar möjligheterna att faktiskt mötas i hybridmöten.

Risk att vi vänjer oss

Efter den snabba digitala resa som arbetslivet gjort de senaste åren, ser hon en risk att vi vänjer oss vid att inte dela med oss.

Vi behöver prata mycket om möteskultur

– Vi behöver prata mycket om möteskultur för att skapa förtroendet att våga bidra i möten – vare sig de är helt digitala eller hybrida.

Hon ger några förutsättningar för ett bra hybridmöte:

  • Var på det klara med varför ni har mötet.
  • Ha en tydlig och kommunicerad agenda, och håll er till den.
  • Se till att tekniken fungerar och att alla vet hur de ska använda den.
  • Ha gärna flera personer i mötesledningen. En person kan driva mötet framåt, en kan hålla koll på talarlistan, och en kan ta ansvar för att tekniken fungerar.
  • Kom överens om hur mötet ska gå till: det är inte självklart att alla behöver ha kameran på, eller micken av.

– Jag tror att vi alltid behöver börja med att fråga oss varför vi ska ha ett möte överhuvudtaget. När vi bestämt oss för att det är det bästa sättet att hantera en fråga är det dags att ta reda på vilket slags möte vi ska ha.

Exempelvis brukar man ofta välja fysiska möten för mer kreativa ändamål, medan ett hybridmöte med sin obalans mellan det digitala och det fysiska rummet brukar passa bäst för information.

Risk att bli exkluderad

Under hybridmötet riskerar den som är på distans på flera sätt att bli exkluderad, och det gäller att hitta sätt att motverka det. En tydlig agenda som alla har fått ta del av för att få en chans att förbereda sig är grundläggande.

– Mötesledaren kan göra en lista på vad som bubblar upp i rummet, men bör hålla sig till agendan så att de på distans är med. ”Oj, jag kom på en grej”, det känner man av i rummet men inte på distans.

En sidekick som kan hantera tekniken och ha koll på talarlistan är bra att ha.

Användandet av teknik blir på lika villkor först när alla vet hur den fungerar och har fått en möjlighet att träna på att använda funktionerna. Anna Uhlin föreslår att man tillsammans på arbetsplatsen övar på tekniken, med de funktioner som man har bestämt sig för att använda under mötena. Om en är fena på whiteboarden som ska användas, så duger det inte riktigt om flera andra inte kan, eller inte får det att fungera på sina enheter.

– Om jag inte förstår hur tekniken fungerar så kopplar jag ur lite grann. Därmed missar jag möjlighet att bidra. Och de andra missar att ta del av det jag kan bidra med.

Under själva mötet kan det vara bra med flera personer i mötesledningen:

– Det krävs en enorm koll om en ensam mötesledare ska klara av att hantera inkluderingen samtidigt som man ska driva innehållet i mötet framåt. En sidekick som kan hantera tekniken och ha koll på talarlistan är bra att ha.

Kameran tar energi

Kamera på eller inte har det pratats mycket om. Det ingår inte direkt i Anna Uhlins forskning, men hon pekar på annan forskning som visar att kameran tar mycket energi. Ännu mer så i hybridmöten där man kanske har stark medvetenhet om att man visas på stor skärm.

Kameran kan vara på vid diskussion eller samarbete

– Detta kan ingå i det man kommer överens om inför mötet. Är det ok att slå av kameran om någon informerar om något, och bara vila i att lyssna? Medan kameran kan vara på vid diskussion eller samarbete.

Efter dessa råd vill Anna Uhlin skicka med en brasklapp: ta råden med en nypa salt.

– Varje möte måste förstås i sitt sammanhang: vad ska åstadkommas, hur mogen är gruppen, vad har varje individ med sig till mötet just idag?

Forskningen befinner sig bara i början på det här området, det vill hon poängtera.

– Det kommer att komma ny forskning framöver som kanske till viss del kullkastar det vi tror oss veta idag.

Text: Marika Sivertsson, 07 juni 2022