En starkare laganda och bättre ordning på arbetstiderna. Det blev vinsterna när anestesi- och operationsteamet på ortopeden vid Danderyds sjukhus fick pengar från Arbetsmiljölyftet, för att se över sina arbetsrutiner.
Att samarbetet inte fungerade optimalt var ingen nyhet när pilotprojektet Sluta arbetsdagen i tid genom stärkt teamarbete inleddes hösten 2015. Trots ny personal, nya chefer och ny ledningsstruktur lyckades teamen inte komma igång i tid på morgnarna – vilket ledde till ”onödig” övertid i slutet av arbetsdagen.
– Vi tyckte om varandra och hade verkligen försökt hitta en lösning inom operationsteamet, men vi förstod inte varandra och hade olika tänk, säger Rosalba degl’Innocenti.
Hon var chefsjuksköterska för anestesiavdelningen och den som formulerade ansökan till Arbetsmiljölyftet (se faktaruta nedanför artikeln). Projektet blev möjligt tack vare ett bidrag på drygt 700 000 kronor för bland annat vikarier, studiebesök och projektledare.
Efter en intresseansökan till cirka 150 berörda var en arbetsgrupp med undersköterskor, sjuksköterskor, läkare från både anestesi och ortopedoperation snart bemannad. För att få en bra start och nya idéer gjorde gruppen bland annat en gemensam studieresa till Umeå universitetssjukhus för att studera hur de arbetade där.
Fast mötestid varje vecka
Tillbaka i Danderyd var det viktigt att snabbt hitta ett effektivt arbetssätt eftersom alla i gruppen arbetade kliniskt parallellt med projektet. För att få en gemensam utgångspunkt skrev alla ned sina tankar och idéer på post-it-lappar.
Samtidigt kunde alla medarbetare lämna synpunkter, bland annat genom att sätta upp egna lappar på ett stort plakat på centraloperation. Dåvarande projektledare sammanfattade resultatet och satte samman alla arbetsmoment i ett flödesschema.
I november 2015 tog kvalitetsutvecklare Viveka Palmqvist över projektledarrollen. Alla var då positiva till projektet, men eftersom de fortfarande hade olika bilder av verksamheten var det, enligt henne, bra att någon kom in från sidan.
Målet var rätt person på rätt plats i rätt tid
En av hennes första åtgärder var att bestämma en fast mötestid varje onsdag mellan klockan 14.00 och 15.00.
– Alla behövde veta vad som gällde – inte minst cheferna som skulle bemanna avdelningarna.
Chefen Rosalba degl’Innocenti tittade ofta förbi men deltog sällan fullt ut i mötena.
– Chefer ska vara informerade och delaktiga men behöver inte höra allt som sägs i den kreativa fasen, säger Viveka Palmqvist.
Hemuppgifter och att-göra-listor
För att få fart på arbetet skickade hon ut agendor och inledde varje möte med en ”runda” då alla fick komma till tals. Varje träff mynnade också ut i att-göra-listor med hemuppgifter. En sådan uppgift kunde vara att tidsstudera en funktion, en annan att läsa igenom och ge konstruktiv feedback på en arbetsbeskrivning.
– Vi trodde att vi visste vad kollegorna gjorde, men allt blev så mycket tydligare när det blev nedskrivet, säger hon.
Från första början enades man om att fokusera på vad ”jag” kan göra för att arbetet ska fungera så bra som möjligt.
– Målet är rätt person på rätt plats i rätt tid och när vi stötte på patrull frågade vi efter orsaken för att förstå, istället för att anklaga. Efterhand såg vi hur allt hänger ihop och kunde förenkla en del moment.
Nya rutiner gav oväntat mervärde
Ett sådant exempel var att sätta in en extra transportör för att förbättra flödet från avdelningen till operation på morgonen. Ett annat att ersätta telefonsamtalet till uppvaket med en knapptryckning som via en knallrosa tidsmarkering på nya och befintliga digitala skärmar i korridoren visar att en patient är färdig med operationen om femton minuter.
– Poängen var att alla som inte var upptagna av annat kunde hjälpa till med transport eller städning, säger Viveka Palmqvist och tillägger att ”kvartningsknappen” togs i drift praktiskt taget direkt.
Som extra bonus underlättade den nya rutinen även flödet på uppvaket eftersom personalen där blev förvarnade utan att behöva ta emot ett telefonsamtal.
Fyra veckors test i skarpt läge
I februari 2016 var de nya arbetsskrivningarna klara att testas i skarpt läge på en av operationssalarna. Testet pågick måndag till torsdag under fyra veckor och alla medarbetare som deltog fick de nya beskrivningarna i en enkel fickfolder.
– Eftersom många tidigare hade upplevt att de måste stressa, tidsatte vi alla moment för att visa att det faktiskt finns tillräckligt med tid för alla uppgifter, säger Viveka Palmqvist.
Projektets slutrapport blev klar före sommaren och de nya beskrivningarna började implementeras hösten 2016.
Stort intresse för en fortsättning
Gunnar Fors är anestesisjuksköterska och skyddsombud för Vårdförbundet. Han var inte med i arbetsgruppen men tog del av diskussionerna via bland annat arbetsplatsträffar. Liksom flera av sina kollegor är han i grunden positiv till projektet.
Liksom kvalitetsutvecklare Viveka Palmqvist håller han också med om att det är lätt att glömma de förbättringar som har skett löpande.
– I dag tar vi de nya skärmarna i korridorerna, kvartningsknappen och transportörerna på morgonen för givna och tänker inte längre på hur irriterande det var att behöva ringa till uppvaket i ett läge när vi behövde ha allt fokus på patienten, säger hon och tillägger att arbetsgruppen finns kvar.
– Än så länge är den vilande, men trycket ökar och folk rycker i mig för att vi ska gå vidare. Och intresset är stort även från andra klinker och sjukhus.
Här hittar du en kort film om projektet på Danderyds sjukhus anestesi- och ortopedavdelning!