Jenny Häggström lutar sig mot ett räcke utanför sin arbetsplats.

Enhetschefen Jenny Häggström är en av äldreomsorgens stöttepelare i Umeå. Nu får hon och de andra enhetscheferna en bättre arbetsmiljö. Förändringen sker med stöd av Chefoskopet.

Foto: Erik Abel

Chefoskopet visar vägen till förändring i Umeå

Vad behöver vi för att göra ett så bra jobb som möjligt? Det har enhetscheferna i Umeås äldreomsorg tagit reda på med hjälp av Chefoskopet. Nu har politikerna ett bra underlag när de ska fatta beslut om god arbetsmiljö för cheferna.

Våren har kommit till Umeå, även om en och annan snöfläck ännu ruvar i skuggorna. För Jenny Häggström, enhetschef på Dragonens vård- och omsorgsboende, är det högsäsong i planeringen inför sommaren och rekrytering av de vikarier som behövs.

Vintern som gått saknar motstycke. Inte bara på grund av pandemin, utan också för att hon mitt under den flyttat ett 20-tal brukare från nedlagda Haga servicehus, där hon var enhetschef, till Dragonen som ligger i centrala Umeå. I samma veva deltog hon dessutom i Chefoskopet på distans, tillsammans med i stort sett alla andra chefer inom äldreomsorgsförvaltningen.

Förde loggbok om jobbet

Chefoskopet är ett forskningsbaserat verktyg som ger stöd för att arbeta systematiskt med att förbättra chefers organisatoriska arbetsmiljö. Det vänder sig till ledningsgrupper, men under arbetets gång kommer även verksamhetsnära chefer med. Då gör de bland annat en kartläggning av sin balans mellan krav och resurser, och för loggbok över sin arbetstid.

Jenny Häggström uppskattade arbetet med Chefoskopet.

Porträtt på Jenny Häggström– Det var strukturerat och bra med en processledare som kom utifrån med nya ögon och hjälpte oss att komma igång. Kanske var det inga himlastormande nyheter som kom fram när vi undersökte våra behov och hur vi har det, men det var bra att få det på pränt. Mycket var sådant som vi lyft tidigare och som våra chefer har försökt att stötta, men det är inte förrän nu som det funnits förutsättningar att förändra det, säger Jenny Häggström.

Vi undersökte våra behov och hur vi har det.

Tidsstudien av vad arbetstiden går till var givande, tycker hon, som har många järn i elden i rollen som chef för två avdelningar med ungefär 35 fasta medarbetare och ett antal vikarier. Men sedan hon kom till Dragonen har hon redan fått lite bättre förutsättningar.

Ringade in behoven

Förutom att leda och planera verksamheten har hon tidigare fått ställa ut sommarmöbler, spika upp tavlor och be felparkerare flytta på sig utanför boendet. Numera kan hon istället lägga en beställning till det privata bostadsbolagets vaktmästare, och betala för det.

Det ser lite olika ut med vaktmästarstödet på äldreomsorgens boenden, oavsett om det är privatägt eller kommunalt ägt. Men nu finns en plan på att upphandla vaktmästartjänster till alla boenden inom äldreomsorgen.

Den digitala arbetsmiljön och kommunikation är ett annat område där enhetscheferna vill se förändringar.

– Vi har IT-system som inte pratar med varandra och då kommer inte information över som det ska. Vi har dessutom många olika program att hålla reda på: intranätet, Teams, Sharepoint och rutinbibliotek. Det här är ganska svårt för mig som ändå har arbetat som chef i tretton år, och ännu svårare för den som är ny, säger Jenny Häggström.

Drivkraften är tillfredställelsen när allt klaffar.

Det är hög omsättning på enhetschefer, så hon är lite ovanlig som stannat så länge, även om hon basat för olika verksamheter. Drivkraften är tillfredställelsen när allt klaffar och brukaren och personalen får tid till promenader eller fin samvaro utifrån det personcentrerade förhållningssätt som ska prägla äldreomsorgen i Umeå.

Skapat handlingsplan utifrån behoven

I sista delen av Chefoskopet sätter man samman en handlingsplan utifrån de behov som kommit fram. Handlingsplanen presenteras därefter för politikerna, eftersom det är de folkvalda som fattar besluten som styr chefernas förutsättningar.

I Umeå var det projektledaren Lena Lundqvist som höll i Chefoskopet, och att utforma handlingsplanen med åtgärder utifrån det som kom fram. (Läs mer om innehållet i planen i faktarutan efter artikeln.)

Porträtt på Lena Lundqvist.– Resultatet från Chefoskopets kartläggningar har sammanställts, presenterats och diskuterats i en workshop med ledningsgrupp och representanter från enhetschefer och fackförbund. Då tydliggjordes och prioriterades aktiviteter, och fattades beslut om arbetsgrupper som arbetar vidare, säger Lena Lundqvist, projektledare för Ledarskap och hälsa.

Ger cheferna bättre förutsättningar

Pernilla Henriksson är äldreomsorgsdirektör i Umeå. Hon tror att det finns potential till förbättringar när det gäller enhetschefernas uppdrag inom äldreomsorgen.

– Enhetscheferna har många medarbetare och ett spretigt uppdrag. Chefoskopet blev därmed ett jättebra verktyg för att på ett systematiskt sätt tillsammans diskutera och ta fram handlingsplaner för att förbättra förutsättningarna för enhetscheferna, säger Pernilla Henriksson.

Hon ser vinster med att använda Chefoskopet.

Pernilla Henriksson, äldreomsorgsdirektör Umeå.– Den stora vinsten är att vi nu har ett underlag som är framtaget med en vetenskapligt underbyggd metod att använda i resonemang med politiken. Vi kan nu på ett tydligt sätt visa hur enhetschefernas förutsättningar faktiskt ser ut och vilka åtgärder som behövs.

Den stora vinsten är att vi nu har ett underlag som är framtaget med en vetenskapligt underbyggd metod att använda i resonemang med politiken.

Umeå kommun har som mål att vara en attraktiv arbetsgivare med en god arbetsmiljö och en hållbar låg sjukfrånvaro över tid. Därför arbetade kommunens äldreomsorg under 2019 med att stärka friskfaktorer tillsammans med Suntarbetslivs resursteam, och arbetar vidare med Chefoskopet och flera andra åtgärder under åren 2020–2021.

Bland annat har de infört en process för aktiv rehabilitering under de första 30 dagarna som en medarbetare är sjuk.

– Åtgärder som kommit fram i Chefoskopet är sådant som ger cheferna bättre förutsättningar att arbeta med rehabprocessen, utveckla sitt närvarande ledarskap, utveckla dialog och relation med medarbetarna. Sänkt sjukfrånvaro påverkar ju så klart kvaliteten i verksamheten, chefernas och medarbetarnas arbetsmiljö och ger stora positiva effekter på ekonomi, säger Pernilla Henriksson.

“Gjort ett fantastiskt jobb”

Vision är enhetschefernas fackförbund och i Umeå är Marie Sandström deras ordförande. Hon anser att arbetsmiljön är ansträngd för enhetscheferna i äldreomsorgen, och att det blev värre när covid kom. Enhetscheferna har gjort ett fantastiskt jobb som avsatt tid och varit med i Chefoskopet mitt under pandemin, tycker hon.

Visar var det behövs satsningar.

Marie Sandström– Resultatet från Chefoskopet ger en tyngd och visar var det behövs satsningar. Nu blir det lättare att ha en dialog med politiken. Men om enhetscheferna ska få bättre förutsättningar för sitt arbete så behöver även vård- och omsorgspersonalen få det. Man måste satsa på äldreomsorgen hela vägen, säger Marie Sandström, Vision.

Hon ifrågasätter förslaget i handlingsplanen om att upphandla vaktmästartjänster.

– Vissa saker ska inte den enskilda förvaltningen behöva bära. Vaktmästarna skulle kunna anställas i tekniska förvaltningen och arbeta mot äldreomsorgen.

Text: Anna Norrby, 26 april 2021

Senaste artiklar

A, B och C minskar stressen i förskolan

A, B och C-tid – så delar de in sina arbetsdagar på Sjöhästens förskola i Malmö. Det är en modell som har minskat stressen och skapat tydlighet för både barn…

Hybridkontor med flera vinster i Borlänge

”Om det fungerar så finns det stora vinster att hämta för miljön, ekonomin, arbetsmiljön och verksamheten”. Så motiverar Borlänge kommun beslutet att låta anställda fortsätta jobba hemifrån på femtio procent.…

Så ska de få bättre arbetsmiljö i förskolorna

Nu satsar hela Förskoleförvaltningen i Göteborg på att införa friskfaktorer i sitt arbetsmiljöarbete. På sikt ska det märkas på alla kommunala förskolor. Målet är att öka frisknärvaron hos medarbetare och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?