Så tränar de för att samverka bättre

Träningsläger för samverkansgrupper, vad är det för påhitt? Jo, det är Malmö stad som tar ett nytt grepp för att förbättra samverkan mellan chefer och fackliga representanter. På bara en halvdag kan mycket hända. Så här går det till!

– Träningslägret gjorde att vi i samverkansgruppen fick större förståelse för varandra, säger Malin Ljungberg, facklig samverkansrepresentant för Kommunal.

Till vardags arbetar hon som aktivitetsledare på daglig verksamhet, och är även skyddsombud. I höstas var hon en av cirka 100 deltagare på ett av Funktionsstödsförvaltningens hittills fyra träningsläger för samverkansgrupper. Varje avdelning hade sitt ett eget träningsläger.

Malin Ljungberg deltog tillsammans med enhetschefen Karolina Larsson Fogel. De ingår i samma samverkansgrupp inom sin enhet. På bara en förmiddag höjde de kvaliteten på sin samverkan, och fick bättre kommunikation.

Samverkan sker på alla nivåer i organisationer som har samverkansavtal. Det här är nivåerna i Funktionsstödsförvaltningen:

• Mellan medarbetare och chef, till exempel på arbetsplatsträffarna
• I samverkansgrupper med representanter för arbetsgivare och fackliga organisationer på enhetsnivå, avdelningsnivå och förvaltningsnivå.

Ville förbättra samtalsklimatet

Förvaltningen har några tuffa år bakom sig, och det påverkade även förvaltningarnas samverkansgrupper. Omställning, medarbetare som bytte tjänster och verksamheter som fick andra lokaler. Det kom nya arbetssätt och organisationsförändringar som samverkansgrupperna hade att hantera.

– Det var hög belastning och många ärenden vi behövde ta itu med, berättar Malin Ljungberg, Kommunal.

På enhetsnivå kan ett samverkansmöte hålla på cirka en och en halv timme och ske en gång i månaden. Då är det mycket som ska hinnas med, lägger enhetschefen Karolina Larsson Fogel till bilden.

I det läget är det lätt hänt att kommunikationen börjar krångla. Det var också vad förvaltningens hr såg när de gjorde en årlig uppföljning av samverkansavtalet.

– Vi behövde påminna om bakgrunden till att vi har samverkan, säger Moa Elfström, förvaltningens hr-konsult inom arbetsmiljö.

Samverkansgrupperna behövde även förbättra sina samtalsklimat. I den vevan kom förvaltningsdirektören med idén om träningsläger. Nu skulle det övas!

Övade på att lyssna

Träningslägret leddes av Moa Elfström och Klara Kursis från hr. Avdelningschefen Joakim Hansson var också engagerad i planering och genomförande. Han inledde med att berätta om sina egna erfarenheter av mer eller mindre lyckad samverkan. Att avdelningschefen deltog med sitt engagemang var en signal om att det här är viktigt, enligt Moa Elfström.

Sedan fick deltagarna lära sig mer om samverkansavtalet. De fick även en tillbakablick på hur medarbetarnas inflytande har förändrats i lagar och avtal genom åren.

–Det är viktigt att ha med sig vad som ledde fram till att vi fick samverkansavtal i Sverige, och på vilken lagstiftning de vilar, säger Klara Kursis.

Därefter var det dags för de delar av träningslägret som satte djupast spår hos deltagarna: att bli medveten om olika beteenden och vad de gör med en, och att öva på att lyssna.

– Vi ville att deltagarna skulle träna på samverkan så att det verkligen sitter i kroppen.

Övningen bestod av rollspel, i grupper om två. Halva gänget gick ut och fick instruktionen att de skulle berätta om en sak för tre personer. Den andra halvan fick instruktion om att de skulle möte tre personer som hade något att berätta. De skulle bemöta dessa på tre olika sätt: ”ointresse”, ”ta över samtalet” eller ”lyssna aktivt”.

För chefen och Kommunals representant väckte övningen många känslor.

– Jag kom helt av mig när jag bemöttes med ointresse, övningen kändes på djupet och ledde till bra samtal, säger Karolina Larsson Fogel.

Det betyder mycket att bli lyssnad på.

Malin Ljungberg blev också först ställd, men sen också lättad när någon helt plötsligt lyssnade aktivt.

– Det betyder mycket att bli lyssnad på.

Enkla mobilfilmer hjälpte dialogen

Därefter fick de se fyra enkla filmer som hr-konsulterna hade filmat med mobil. I de korta filmerna spelade några av förvaltningens chefer och samverkansrepresentanter upp ett fiktivt samverkansmöte. De tog de ut svängarna och visade beteenden som inte stärker samverkan, men som ändå låg ganska nära verkligheten.

– Det var en fördel att deltagarna såg att det var välkända personer i filmerna.

Filmerna lade grunden till ett samtal om olika beteenden. Vilka beteenden ville de se mer av i sin samverkan? Vad ville de komma ifrån? De fick också en stund till egen reflektion utifrån de här frågorna:

• Är det några positiva beteenden jag behöver lägga till eller förstärka?
• Är det några negativa beteenden som jag behöver tona ned eller sluta med?
• Behöver jag agera på någon annans beteende?

Satte ord på krångel i samverkan

Träningslägret förbättrade även den formella delen i samverkansgruppen som Malin och Karolina är med i. I och med dialogen som nu kom igång kunde de sätta ord på flera saker som krånglat till det.

Deras samverkan kommer fungera bättre när chefen Karolina förstår mer om varför vissa underlag efterfrågas av facket. Och Malin från facket blev medveten om vikten av att i god tid inför samverkansmöten lyfta vilka underlag facket behövde, och förklara varför. På så sätt blir alla mer förberedda.

En annan viktig insikt var att småpratet över en kaffe i samband med månadens samverkan är guld värd för att få ett bra samtalsklimat. De ska också fortsätta prata om hur de samverkar.

– Träningslägret var första gången, utöver våra samverkansmöten, som vi faktiskt pratade om hur vi samverkar och hur det går, säger Karolina Larsson Fogel.

Genomsyras av friskfaktorer

Funktionsstödsförvaltningen arbetar med friskfaktorer för att förbättra och bibehålla en god arbetsmiljö. Enligt Moa Elfström drar förbättrad samverkan och friskfaktorarbetet åt samma håll.

–Det är vår intention att träningslägret om samverkan ska genomsyras av flera friskfaktorer. Det handlar om ökad delaktighet och rättvis och transparent organisation, men även friskfaktorn ledarskap och förbättrad kommunikation. Vinnare blir inte bara organisationen, utan även de som verksamheten finns till för: Malmöborna.

3 tips till er som vill ordna ett liknande träningsläger

1. Undersök i förväg hur behoven ser ut, och skräddarsy träningslägret utifrån de samverkansgrupper som deltar.
2. Gör en praktisk övning i att lyssna. Det kan leda till bra dialoger.
3. Planera in tid på slutet för att prata om det som kommit upp.

Tipsen kommer från de som medverkar i artikeln.

Foto på Moa Elfström, Klara Kursis och Karolina Larsson Fogel: Anna Kerstinsdotter