Så fick de arbetsro med en tydligare organisation

Brist på vikarier, otydlig organisation och oroligt bland eleverna. Sådant var läget för några år sedan på Röda Berga, en skola i Smedjebacken. Nu har de fått tillbaka arbetsron och arbetsmiljön är bra. Vilken betydelse har samverkan haft för att vända utvecklingen?

Charlotta Jokiniemi är rektor på Röda Berga, en skola från förskoleklass till årskurs 6. I morse var hon på jobbet strax före sju. Att vara tidigt på plats är viktigt, tycker hon. Då kan hon till exempel förbereda sig för dagen och hälsa på sina kollegor och elever när de kommer.

Det är influensatider nu, till och med vikarierna är sjuka.

– Det första jag gjorde var att skynda upp till arbetslaget som hade sjukdom för att höra om de kunde pussla ihop dagen ändå, säger Charlotta Jokiniemi, rektor.

Just idag är det friluftsdag med skidåkning på schemat, något som underlättar planeringen lite.

Sedan tog hon en sväng till lärarrummet, men då ringde socialtjänsten om ett akut ärende att hantera. Så kan en morgon se ut för en rektor.

Ungefär samtidigt kom skyddsombudet Gunbritt Gustafsson till jobbet. Hon är lärare i svenska som andra språk på mellanstadiet, har varit skyddsombud i över tio år och är även förtroendevald för Sveriges Lärare.

Det är kalasfint före i skidspåren, slog hon och kollegorna i arbetslaget fast när de sågs på morgonen. Flera hade tagit en skidtur kväll innan.

Skyddsombudet Gunbritt Gustafsson får en kram på jobbet.

Från problem till bättre arbetsmiljö

Gunbritt Gustafsson tycker att de har en bra arbetsmiljö nu. För några år sedan var läget annorlunda. Under 2023 fick Röda Berga hemläxa av Skolinspektionen, när myndigheten gjorde en planerad kvalitetsgranskning.

Då fick rektorn Charlotta Jokiniemi bland annat i uppgift att skapa en tydlig mötes- och ledningsorganisation. Det har hon jobbat med de senaste åren. Inte ensam, utan med stöd i samverkan med skyddsombud och fackliga företrädare.

Nu ser de resultaten.

– Medarbetarundersökningarna från de två senaste åren stärker bilden av att organisationen nu fungerar, säger Gunbritt Gustafsson.

Det som kommit fram på medarbetarsamtalen pekar åt samma håll, lägger rektorn till.

Nu har de också låg sjukfrånvaro, bortsett från när influensan slår till. Inga rehabiliteringsärenden pågår heller i nuläget.

– Med en organisation som fungerar får vi ett bra klimat på skolan och en god arbetsmiljö, säger Charlotta Jokiniemi.

Tät samverkan en viktig byggsten

En av nycklarna till att de lyckats är att de två och övriga skyddsombud och fackliga företrädare på skolan har en tät samverkan. Då har de dialog om arbetsmiljön och verksamheten. En del dialog sker i vardagen utanför schemalagda möten.

– Frågor kan dyka upp snabbt, och då är det viktigt att vi lätt kan söka upp varandra och inte behöva vänta tills vi ska ha samverkansmöte.

Det kan handla om sådant hon som rektor vill informera om direkt.

De har också fasta samverkansmöten en gång i månaden. Inför dessa möten har de rutiner för att fånga upp vad medarbetarna tycker i olika frågor, så att de också blir delaktiga.

– En vecka innan vi har samverkansmöte skickar jag ett mejl till alla i samverkansgruppen så att de har en chans att komma in med vad de vill att vi ska ta upp.

Även skyddsombudet sprider information i förväg om vad de ska diskutera på samverkansmötet. Då kan de få in åsikter även den vägen.

Rektorn fortsätter:

– Att vi har dialog på samverkansmöten är otroligt viktigt för mig som chef. Det blir lättare för mig att fatta beslut.

Skolan har även arbetsplatsträffar, apt en gång i månaden. De ingår också i samverkan. En utmaning med deras apt är att grupperna är lite väl stora – och att det kan dämpa dialogen, tycker de båda. Det behöver lösas framåt, slår de fast.

Samverkan på Röda Berga ingår i ett större sammanhang med samverkansgrupper för fackliga organisationer och arbetsgivaren på olika nivåer hos kommunen.

Tre förändringar som lyfte arbetsmiljön

Men vilka förändringar har det åstadkommit på Röda Berga? Rektorn hade ju fått i uppdrag att skapa en tydlig mötes- och ledningsorganisation. Det här är några exempel:

• Har infört en tydligare ansvarsfördelning där förstelärarna ansvarar för att driva skolans kollegiala arbete.
• Specialpedagogerna har fått övergripande ansvar för lärmiljön på organisations-, grupp- och individnivå.
• Har skapat en organisationsgrupp där de följer upp verksamheten, utvärderar och beslutar om åtgärder och förändringar.

Så fungerar organisationsgruppen

Förutom att de samverkar om olika frågor har skolan nu alltså även en organisationsgrupp. Den samlas vid två tillfällen per termin. Rektor, specialpedagoger och lärarrepresentanter från varje årskurs och fritids är med i gruppen.

I organisationsgruppen ser de bland annat över att de har fungerande scheman för rastvärdar och bussvärdar. De bevakar också att all personal får ut sin rast och att de har resurser där det finns behov.

Det finns kopplingar mellan samverkansmöten och organisationsgruppen:

– Till organisationsgruppen kan vi ha med oss frågor som dykt upp på samverkan, och tvärtom – att det kan finnas frågor att samverka runt efter organisationsträffarna, säger Charlotta Jokiniemi.

Årshjul ger struktur till arbetsmiljöarbetet

Skyddsombudet och rektorn har också tillsammans gjort ett årshjul som stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet, och vad de ska ta upp när de samverkar. Årshjulet visar till exempel när de ska jobba med resultatet i medarbetarenkäten.

Snart ska de tillsammans försöka hitta lösningar på det som kom upp i senaste enkäten: hur kan de få till bättre möjligheter till återhämtning för personalen, och hur kan skolan förebygga hög ljudnivå i klassrummen?

Friskfaktorarbetet bidrar också

Skolan arbetar även med att stärka sina friskfaktorer, som forskning visar bidrar till att medarbetare mår bra, trivs och gör ett bra jobb.

En av friskfaktorerna är att ha ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap. Charlotta Jokiniemi anstränger sig till exempel för att vara tillgänglig, som i morse.

De ger flera fördelar, tycker skyddsombudet Gunbritt Gustafsson.

– Fördelen med en rektor som är tillgänglig och nära är att vi lätt kan lyfta idéer och annat vi behöver prata om.

Andra friskfaktorer de jobbat med hittills är delaktighet och inflytande, och kommunikation. I arbetet med friskfaktorer har de använt delar av Suntarbetslivs utbud.

Rektorn tipsar:

– Det finns otroligt mycket att hämta hos Suntarbetsliv. Det spar tid att vi slipper sitta och snickra ihop saker på egen kammare.

Fasta vikarier – en framgångsfaktor

Samverkan, kontinuitet och stabil personalgrupp är som hjärtat i den här skolans blodomlopp. De flesta som arbetar på Röda Berga har heltidstjänster. Skolan, som förut hade brist på vikarier, har numera fasta vikarier som kan täcka upp vid sjukdom eller annan frånvaro i personalen.

– De fasta vikarierna är en överanställning som jag har gjort. Det bär sig ekonomiskt och ger ett lugn, säger Charlotta Jokiniemi.

– Att veta att vi har vikarier har gjort mycket för arbetsmiljön. Det är en trygghet med samma vikarier för både personal och elever, säger Gunbritt Gustafsson.

Men ibland blir även fasta vikarier sjuka, som idag.

Vad ger bra samverkan för vinster åt eleverna och samhället?

– Samverkan som fungerar bidrar till en välfungerande skola med personal som trivs, stannar och är frisk. Det är gynnsamt för kommunen som helhet, säger skyddsombudet Gunbritt Gustafsson.