Alla anställda har varit involverade i förändringen på Individ- och familjeomsorgen Söder i Malmö, berättar skyddsombuden Svante Sundgren och Linda Widelo Malm och deras chef Hannah Sjöholm.

Foto: Emil Langevad / TT

Handlingsplan och forskarstöd satte fart på arbetsmiljöarbetet

Nya rutiner för att förebygga hot och våld, färre medarbetare per chef och mer stöd för de nyanställda – nu får socialsekreterarna i Malmö en bättre arbetsmiljö med hjälp av en handlingsplan och stöd av forskning.

I väntrummet alldeles innanför entrén till Individ- och familjeomsorgen Söder rör sig människor ut och in i en jämn ström. En handfull personer sitter och väntar medan någon fyller en mugg vatten från dricksvattenmaskinen. Då och då kommer någon ur personalen in i väntrummet och ropar upp ett namn. Efter handskakningar och vänliga hälsningsfraser försvinner de tillsammans vidare in i byggnaden.

I ett mötesrum några trappor upp från entrén och väntrummet har sektionschefen Hannah Sjöholm och socialsekreterarna Svante Sundgren och Linda Widelo Malm, som också är skyddsombud, samlats.

Inspektion från Arbetsmiljöverket startpunkt

Det gångna året har de tillsammans med alla sina kollegor jobbat mycket med att förbättra sin arbetsmiljö. Bakgrunden är att Arbetsmiljöverket gjorde en tillsyn av av socialtjänsten i Malmö våren 2015, inom ramen för en nationell tillsynsinsats av socialtjänster i kommuner.

— Precis som på många andra håll hade vi problem med att socialsekreterarna var överbelastade. Och vi chefer hade för många underställda vilket gjorde att tillgången till oss blev dålig. Det skapade stress och påverkade den psykosociala arbetsmiljön, berättar Hannah Sjöholm.

Vid tillsynen identifierade Arbetsmiljöverket ett antal brister i arbetsmiljön. Efter det satte individ- och familjeomsorgen i Malmö samman en styrgrupp och en processgrupp för att driva arbetsmiljöarbetet framåt.

Alla anställda inom socialtjänsten fick läsa Arbetsmiljöverkets skrivelse med de brister som var identifierade och jobba fram handlingsplaner för att åtgärda dem.

— Inspektionen var positiv för den har gjort att vi har pratat mer om arbetsmiljön. Alla har varit extremt involverade. Nästan alla arbetsplatsträffar det senaste året har gått åt till att diskutera detta och ta fram handlingsplaner, säger Linda Widelo Malm.

Utifrån Arbetsmiljöverkets skrivelse tog cheferna gemensamt fram olika huvudområden att jobba vidare med. För Individ- och familjeomsorgen Söder handlade de om hot och våld, systematiskt arbetsmiljöarbete och arbetsförhållanden.

För varje område har de i grupper som bestått av fackliga företrädare, medarbetare och chefer genom diskussioner hittat lösningar på de problem som pekades ut i rapporten.

Omvänd riskanalys

För området hot och våld resulterade det i nya rutiner för besök hos klienter utanför förvaltningshuset. Enheten har också köpt in bärbara larm. Dessutom har de infört en så kallad omvänd riskanalys.

— Enligt rutinen ska vi alltid vara två personer vid hembesök men i praktiken är det inte nödvändigt i alla fall. Förr gjorde varje socialsekreterare en riskbedömning på egen hand. Nu måste sådana undantag dokumenteras, säger Linda Widelo Malm.

Hon upplever att arbetet med de nya rutinerna har lett till att de pratar mer om hot och våld. Tidigare hade alla så mycket att göra att det, liksom mycket annat, inte riktigt hanns med.

Stöd för nyanställda

Ett område som behövde förbättring är introduktionen av nyanställda. Svante Sundgren berättar att en nyanställd i princip bara fick överta ärenden från den som hade slutat och sedan lämnades att jobba på. Så går det inte till längre.

— Om några dagar får vi en ny medarbetare och redan nu finns ett schema som innehåller introduktionsutbildning och annat för den personen, säger Linda Widelo Malm.

Schemat har deras nya introduktionskoordinator satt ihop. Denna koordinator är en helt ny resurs som har tillkommit på förvaltningen och har till uppgift att hålla i alla aktiviteter kopplade till nyanställda så att de får en bra introduktion till sitt nya jobb. Sektionscheferna blir alltså avlastade och behöver inte hantera praktikaliteter.

Chefsstöd och fler tjänster

Just chefernas arbetsmiljö är ett annat område som de har fokuserat på. När cheferna är belastade blir alla medarbetare drabbade eftersom de behöver vara delaktiga och insatta i alla beslut kring klienterna. Enligt lagen är det chefen som ytterst är ansvarig för besluten.

— Vi socialsekreterare upplevde att det var svårt att få tid med chefen och det påverkade vår arbetsmiljö. Dessutom är det inte rättssäkert, säger Svante Sundgren.

Även andra tjänster som chefsstöd och planeringstjänster har tillkommit för att ge cheferna en möjlighet att bättre finnas till hands för socialsekreterarna. De sistnämnda har dessutom blivit fler men efter en omorganisation är det idag färre medarbetare per chef än tidigare.

— Vi chefer har också fått vidareutbildning inom ledarskap. Inom ledningsgruppen har vi pratat om ledarskapsstil och värdegrund. Det som har gjort att vi chefer har orkat med arbetsbelastningen har varit just kontakten med medarbetarna och att jobba tillsammans med dem, säger Hannah Sjöholm.

Tog hjälp av Malmö högskola

Det har alltså pågått arbete på alla nivåer inom socialtjänstförvaltningarna för att förbättra arbetsmiljön. En av dem som har deltagit i arbetet på förvaltningsövergripande nivå för hela Malmö stad är huvudskyddsombudet Hanna Ljungberg, Akademikerförbundet SSR i Malmö stad.

Hon berättar att ett av kraven som Arbetsmiljöverket ställde efter sin inspektion var att ta in en extern sakkunnig resurs för att analysera arbetsmiljön. Valet föll på Malmö högskola och utvärderings-verktyget Copsoq för att undersöka den organisatoriska och sociala arbetsmiljön bland alla medarbetare.

Med hjälp av det kunde de se att problemområdena skilde sig åt något mellan de fyra inspekterade förvaltningarna. Men vissa risker återkom.

— Gemensamt för alla var den höga arbetsbelastningen. Det fanns också en otydlighet gällande roller och mål inom den egna organisationen, men även i förhållande till andra myndigheter och verksamheter. Eftersom vi är den sista instansen i det sociala nätet blir det lätt att vi kompenserar för brister hos andra, men så ska det inte vara, säger Hanna Ljungberg.

Viktigt prata om det som är bra

Men det fanns också områden som var bra enligt Copsoq-undersökningen. Ett av dem var det kollegiala stödet och Hanna Ljungberg menar att det är viktigt att se och värna det.

— Det är ett klassiskt misstag att bara prata om risker. Vi behöver också ta upp faktorer som fungerar bra och jobba systematiskt även med dem, och inte bara ta sådant för givet.

Tillbaka i mötesrummet på Individ- och Familjeomsorgen Söder konstaterar de tre runt konferensbordet att det tar på krafterna att jobba så intensivt med arbetsmiljön och handlingsplaner som de gjort det senaste året.

Om någon månad är det dags för nästa Copsoq-undersökning för att se om det finns några mätbara förändringar i arbetsmiljön jämfört med när de gjorde den sist. Troligen kommer den visa att arbetet med arbetsmiljön inte är slut. Men visst känner de att det har skett positiva förändringar.

— För ett år sedan hade vi inte haft tid för att göra en sådan här intervju. Läget känns hoppfullt, och nu är det upp till bevis, säger Hannah Sjöholm.

Text: Teres Hallman, 03 april 2017

Senaste artiklar

Se stressen i tid – testa dig själv

Hur är det med den osunda stressen? Nu lanserar Suntarbetsliv verktyget Stress och balans där du kan göra ett test för upplevd stress. Genom att se symptomen i tid går…

Förskolan fick fart på sitt arbetsmiljöarbete

Mer vi-känsla, bättre bemötande och gladare prat. En förskola i Nacka kommun tog avstamp i Suntarbetslivs verktyg Vår arbetsmiljö och förbättrade samarbetet på arbetsplatsen. – Nu finns en större förståelse…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Träningsklädd vinna ligger på yogamatta på gräsmatta med höstlöv, tema utmattningssyndrom. stress

9 myter om utmattningssyndrom

Varför blir vi utmattade och hur kommer vi tillbaka? I dag vet forskarna en hel del om utmattningssyndrom. Arbetsplatser behöver...