Foto på äldre läkare (kvinna) som pratar med någon.

Färre medarbetare per chef är ett sätt att förbättra arbetsmiljön för alla. Dessutom får chefen mer tid till personalvård, administration och verksamhetsutveckling.

Foto: Maskot/TT

Lyckad satsning på ökad chefstäthet

Västra Götalandsregionen har satsat på att minska antalet medarbetare per chef. Nu har cheferna mer tid för sina medarbetare och de hinner bättre med att utveckla verksamheten. Det visar en utvärdering som regionen har gjort.

En chef med många underställda har sämre möjligheter att vara en bra chef. Relationen till medarbetarna försämras och det är svårt att hinna med både personalvård, administration och verksamhetsutveckling.

Slutsatserna kommer från Chefios, ett forskningsprojekt om chefers villkor. År 2015 beslutade regiondirektören i Västra Götalandsregionen att införa ett normtal för antalet medarbetare per chef. Spannet sattes till mellan 10 och 35, baserat på forskningen och på regionens förutsättningar.

– Syftet är att skapa bättre organisatoriska förutsättningar för chefer. Många chefer har stora grupper direkt underställda. Mycket tid läggs på administration, i stället för på ett närvarande ledarskap och verksamhetsutveckling, säger Robert Green, HR-strateg på Västra Götalandregionens koncernstab.

Förvaltningarna gjorde handlingsplaner

Före åtgärden låg drygt hälften av regionens 1700 chefer inom spannet. Vissa chefer hade färre än tio underställda, men det var betydligt vanligare med ansvar för fler.

– Forskningen visar att man måste lägga viss tid på varje medarbetare för att kunna stötta. Med 150 underställda blir det inte många minuter var och en får med sin chef. Det blir ett bekymmer att inte kunna vara närvarande när saker händer, säger Robert Green.

Regionen styrde inte i detalj hur förändringen skulle gå till, utan lämnade beslutet till förvaltnings- och bolagscheferna. De fick i uppdrag att upprätta en handlingsplan: hur skulle normtalet kunna uppnås under de kommande tre åren?

– De fick se över sina egna organisationer för att se hur man kunde agera. Det finns nog ingen universallösning som funkar för alla. Så vi har sett tre olika lösningar, säger Robert Green.

Tre olika lösningar

Den ena varianten var att tillsätta en ny chef som fick ansvar för medarbetarna tillsammans med den gamla chefen. Lösning nummer två innebar även den en ny chef, med skillnaden att medarbetarna blev uppdelade mellan de båda cheferna. Den tredje lösningen var att lägga till ett nytt chefsled under den gamla chefen. Där hamnade en ny chef som fick ansvar för en del av medarbetarna.

– Det fanns de som upplevde för lite stöd och de som tyckte att det var tillräckligt. Det är svårt att komma uppifrån med den ultimata lösningen i en så extremt stor organisation. Jag tycker att förvaltningarna varit fantastiskt duktiga på att hitta de här lösningarna, säger Robert Green.

Under 2017 skulle åtgärden vara klar, enligt beslutet. Även om inte alla chefer har uppnått normtalet ännu, är förändringen märkbar. Nu ligger ungefär 75 procent inom spannet 10 till 35 medarbetare per chef.

Cheferna mer närvarande

I slutet av 2018 utvärderade regionen vad det här arbetet hade fått för effekter. En konsultbyrå intervjuade chefer och medarbetare. Resultaten är sammanfattade i en rapport, som visar på goda resultat. Tre stora förändringar visade sig vara viktigast:

  • Cheferna har fått högre närvaro i verksamheten, vilket ökat medarbetarnas trygghet.
  • De har kunnat lägga mer tid på verksamhetsutveckling och planering, med ökad effektivitet som följd.
  • Chefernas arbetsbörda har minskat och de har fått bättre balans mellan jobb och privatliv.

Hjälp med administrationen

En verksamhet som blivit förändrad efter satsningen är intensivvårdsavdelningen på Alingsås lasarett. Där jobbar specialistsjuksköterskor och undersköterskor. Det är en arbetsplats som ställer höga krav både på personal och chefer.

– Det kan vända fort när någon av patienterna snabbt blir dålig. Och ibland får vi larm för hjärtstopp och personalen måste rusa iväg till andra avdelningar, berättar chefen Linda Johansson.

Linda Johansson, Alingsås lasarettTillsammans med en kollega har hon idag gemensamt chefsansvar för de 48 medarbetarna. Före åtgärden fanns bara en chef med personalansvar. Dessutom fanns en biträdande chef på deltid.

Tidigare tog personalen ett stort ansvar för administration. Om det plötsligt kom fler patienter till avdelningen fick de till exempel ringa runt till andra avdelningar för att se om patienter kunde flyttas dit. Med två chefer kan en alltid vara tillgänglig för sådana sysslor, medan personalen kan ägna sig åt patientnära arbete. Det har inneburit en större trygghet, menar Linda Johansson.

– Det tar mycket tid och energi att ta emot en sjuk patient. Då vill man fokusera på det och inte behöva ringa andra samtal. Vi chefer kan avlasta genom att sköta logistiken. Personalen tycker att det känns tryggare, säger hon.

Text: Nils Otto, 12 juni 2019

Relaterade verktyg

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

Senaste artiklar

Rektorerna i Vårgårda tar hjälp av Chefoskopet

Chefoskopet kan bli första steget mot en förändring - det menar rektorn Thomas Stenseker Larsson. I Vårgårda har han och hans kollegor använt Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet för att kartlägga sin…

De delar på arbetsbelastningen

På den kirurgiska akutvårdsavdelningen på Skaraborgs sjukhus bedömer man patienternas vårdtyngd inför varje arbetspass, och sätter in extra resurser där det behövs. Det har skapat både överblick och ett lugn…

Fler tjänster sänkte sjukfrånvaron

Många verksamheter brottas med hög sjukfrånvaro de första 14 dagarna. Men det går att vända situationen, få en bra arbetsmiljö och ändå hålla budgeten. Det är patologen på Sundsvalls sjukhus…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

”Vi vill rusta chefer”

Det går att rusta chefer, så att de kan förebygga psykisk ohälsa hos sina medarbetare. Till stor del handlar det...