I Skåne har tre kommuner gått samman för att förbättra de organisatoriska förutsättningarna för sina chefer. De tre är först ut att använda Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet.
– Vi hade pratat om chefernas förutsättningar tidigare. Men med Chefoskopet fick vi ett gemensamt språk och en struktur för att jobba med det, säger Marie Härstedt, HR-chef i Lomma.
Chefoskopet är ett verktyg för att förstå och utveckla chefers organisatoriska förutsättningar. Det är utvecklat av Suntarbetsliv och bygger på resultat från forskningsprojektet Chefios. Tanken med verktyget är att ge en teoretisk och praktisk grund för ett förändringsarbete i den egna organisationen.
Chefoskopet är tänkt att användas i ledningsgrupper med stöd av en processledare. Och det är just så kommunledningarna i de tre kommunerna Kävlinge, Lomma och Burlöv har gjort.
– Vi är mitt uppe i det här och vet inte riktigt vad det kommer att landa i. Men det viktiga är att få prata om de här sakerna som man inte hinner med till vardags, säger Elin Willerud, HR-chef i Kävlinge.
Hon tycker att hela hennes ledningsgrupp har lärt sig mycket om chefers organisatoriska förutsättningar, genom att använda Chefoskopet.
Tre workshoppar
Ledningsgrupperna i var och en av de tre kommunerna består av kommundirektör, förvaltningschefer och chefer för HR, ekonomi och andra stödfunktioner. Under våren har varje ledningsgrupp för sig under tre workshoppar gått igenom de olika ”stationerna” i Chefoskopet, med hjälp av en extern processledare.
Det viktiga är att få prata om de här sakerna
Med hjälp av Chefoskopet fick ledningsgrupperna en insikt i vad organisatoriska förutsättningar för chefer kan vara. Sen kartlade och analyserade de hur cheferna har det i organisationen. Nu har de ett arbete framför sig att skapa handlingsplaner för att förbättra för sina chefer i kommunerna.
Vad tyckte de om Chefoskopet? Och vad blev resultatet så här långt av att gå igenom verktyget?
Suntarbetsliv träffar en representant från varje kommunledningsgrupp i Kävlinge kommunhus en varm och solig dag i maj. Det är Lars-Åke Ståhl, kommundirektör i Burlöv, Marie Härstedt, HR-chef i Lomma och Elin Willerud, HR-chef i Kävlinge.
Folk utmed hela väggen
Lars-Åke Ståhl berättar om en av de första övningarna de gjorde. Deltagarna fick ställa sig utmed en vägg för att visa på en skala vad de tyckte var viktigast för ett bra ledarskap: personliga eller organisatoriska förutsättningar.
– Det var ju folk utmed hela väggen – vi hade helt olika bild av det där! Så vi var inte eniga när vi började.
Efter den tredje och sista workshoppen hade ledningsgruppen dock skaffat sig en mycket mer gemensam bild av vad som kunde behöva förbättras för kommunens chefer.
– Vi har bland annat talat om att utveckla ”ett lika för alla” chefsuppdrag i kommunen, och om ett mentorsprogram för yngre chefer, säger Lars-Åke Ståhl.
Vi vill utveckla ett lika-för-alla chefsuppdrag i kommunen
Mycket inspirerande, men i början svårt att förstå hur man ska använda den nya kunskapen i den egna organisationen, tycker Marie Härstedt, HR-chef i Lomma.
– Workshopparna har varit en berg- och dalbana för oss – från ivrighet, till frustration, till att vi ändå har landat ganska bra i vad vi vill gå vidare med.
Hon sammanfattar vad hon tycker är det viktigaste hon fått med sig med Chefoskopet.
– Det handlar i grunden om att få en balans mellan kraven på personlig ledarförmåga och de förutsättningar som cheferna har. Förutsättningarna kan ställa till det om de inte är på plats.
Handlingsplan i september
I september ska ledningsgrupperna ha en handlingsplan klar, som bygger på vad de kommit fram till under workshopparna i Chefoskopet. Vad den planen ska innehålla finns det än så länge inga detaljerade beslut om.
Men alla tre kan berätta något. Och det är tydligt att de lösningar man diskuterar stämmer väl överens med Chefoskopets exempel på vad man ofta behöver förbättra för chefer i kommunala verksamheter.
I Kävlinge gjorde HR-avdelningen ett stort förarbete redan under 2015 och 2016. Då intervjuade de bland annat sina chefer i första linjen om hur de upplevde sin arbetsmiljö. Under 2017 skapades en ”OSA-grupp” med chefer från första linjen. Tillsammans med HR har de arbetat fram en rapport om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för cheferna i Kävlinge. Efter det började de se över stödet för cheferna, berättar Elin Willerud, HR-chef i Kävlinge.
Enhetliga rollbeskrivningar
– Vi har förtydligat och gjort mer enhetliga rollbeskrivningar för cheferna i hela kommunen. Och vi har bestämt att vi ska samordna vårt verksamhetsstöd och göra det mer enhetligt för alla chefer. Vi har sett att stödet för chefer i olika verksamheter kan se helt olika ut. Rektorer har till exempel ett helt annat administrativt stöd än chefer i äldreomsorgen.
I Kävlinge diskuterar ledningsgruppen just nu också hur många medarbetare varje chef bör ansvara för i kommunen.
Lomma kommuns ledningsgrupp har ringat in några områden där stödet till första linjens chefer behöver bli bättre. Det handlar bland annat om att ge ett bättre stöd för alla de administrativa uppgifter som tar tid för en chef i första linjen.
Chefoskopet även för politiker
– Vi diskuterar också att sätta ett normtal, eller ett spann, för hur många medarbetare varje chef bör ansvara för, säger Marie Härstedt, HR-chef i Lomma.
Ledningsgruppen funderar också på om inte kommunens politiskt förtroendevalda borde gå igenom valda delar av Chefoskopet. Det är ju de förtroendevalda som har det yttersta ansvaret för de kommunanställdas arbetsmiljö.
– Det handlar om att skaffa sig ett gemensamt språk och en förståelse för våra chefers situation, säger Marie Härstedt.
Under hösten 2018 kommer Suntarbetsliv att komplettera Chefoskopet med stöd för det praktiska arbetet med att kartlägga, analysera och utveckla chefers organisatoriska förutsättningar.