Närbild av två kvinnliga chefer i ett arbetsrum i en skola.

Nu kan Jenny Zander, rektor på Lorensborgsskolan i Malmö, ägna mer tid åt det som är viktigast i rektorsrollen. Administrativa chefen Eva Gröhn håller i lokaler, ekonomi och andra hårda frågor.

Foto: Johan Nilsson/TT

Administrativ chef ger rektorn avlastning

Lokaler, städning, skolmat och kontorsarbete. Nu slipper grundskolerektorn Jenny Zander ägna så mycket tid åt den sortens frågor. Malmö stad satsar på administrativa chefer, som avlastar rektorerna. Eva Gröhn är en av dem.

Lorensborgsskolans skolgård badar i vårvintersol. De barn som har rast leker i smågrupper, klättrar i klätterställningen eller försöker göra mål borta på bollplanen. Forsythian lyser gul i rabatterna.

Här på skolan går drygt 400 elever i årskurserna F-6. Det finns även specialverksamheter för barn med autism eller synnedsättning, och förberedelseklasser för nyanlända. Elevantalet ökar, som på andra håll i staden. Skolan växer stegvis från två till tre parallellklasser. Nio av tio elever har invandrarbakgrund.

Lorensborg, från sent 1950-tal, är ett av de tidigaste storskaliga bostadsområden som byggdes i Sverige. Lorensborgsskolan ligger i skarven mellan innerstaden och stadsdelen Hyllie. Runt om finns flerfamiljshus, några riktigt höga, andra med tre-fyra våningar. I närheten ligger flera stora grönområden.

Kan arbeta mer strategiskt

Jenny Zander är rektor och ytterst ansvarig för verksamheten på skolan. Redan tidigare hade hon stöd av två biträdande rektorer. Våren 2018 fick skolan ytterligare förstärkning, då Eva Gröhn anställdes. Hon är administrativ chef på halvtid och biträdande rektor för fritidshemmet på den andra halvan.

Alla medarbetare har rätt till kompetent och närvarande arbetsledning.

När Suntarbetsliv träffar dem båda har de arbetat ihop i ungefär ett år. Det är inte många meter mellan deras kontor, och för vissa uppgifter sätter de sig gärna tillsammans och jobbar.

– Att ha en administrativ chef är en stor avlastning för mig. Det gör att jag kan arbeta mer strategiskt med de övergripande frågorna, säger Jenny Zander.

De administrativa cheferna gjorde sitt intåg i Malmös grundskolor 2018, efter ett beslut inom grundskoleförvaltningen. Tanken är att de både ska minska skolledarnas arbetsbelastning och bidra till att utveckla kvaliteten.

Lokaler, städning och mat

På Lorensborgsskolan håller den administrativa chefen främst i frågor som gäller fastigheten, städningen och skolmaten.

– Det är de hårda frågorna, de som skapar förutsättningar för att vardagen ska flyta på ett bra sätt. Mycket administration kring personal och budget ligger också hos mig, säger Eva Gröhn.

Förut behövde Jenny Zander själv ta en aktiv roll när något skulle lagas, eller bytas ut i lokalerna. Skolans vaktmästare stödde henne, och stod ofta för det praktiska arbetet. Ansvaret för att hålla fart i frågan låg ändå på henne som rektor.

Besluten blir bättre

Hon ser en stor skillnad när det nu finns en administrativ chef, som kan driva frågor om fysisk miljö på ett strategiskt sätt. Då integreras också lokalfrågor tydligare i skolans pedagogiska arbete. Besluten blir helt enkelt bättre, tycker Jenny Zander.

När nya möbler skulle köpas in till matsalen till exempel, kunde Eva Gröhn ta ett helhetsgrepp på frågor om möblering, ljudnivå, trivsel och matro. Hon såg också till att processen höll farten. Då frågorna tidigare låg på rektorns bord konkurrerade de med ärenden som var mer akuta.

– För att vår skola ska vara attraktiv behöver den vara hel, ren, säker och trygg, säger Eva Gröhn. Allt hänger ihop, därför är de hårda frågorna också verksamhetsfrågor.

Med tid för pedagogiskt ledarskap

Jenny Zander tycker att hon nu kan fokusera på det som är viktigast i rektorsrollen och använda sin kompetens rätt. Tiden som frigörs försöker hon ägna åt det pedagogiska ledarskapet. Hon kan vara mer ute i skolan och lägga mer tid på att coacha medarbetare. Att utveckla lärarnas användning av digitala verktyg är ett annat exempel.

Eva Gröhn i sin tur, är närmaste chef för den administrativa personalen och stöttar dem i det vardagliga jobbet – en uppgift som tidigare låg på rektorn. Alla medarbetare har rätt till kompetent och närvarande arbetsledning, säger de båda två. Det är dessutom en klok investering i personalen.

Det märks att rektorn har fått lite mer tid, tycker Eva Gröhn.

– Det är tydligare nu att du går framför och visar vägen.

Första mejlsortering

De räknar med att arbetsuppgifterna kommer att renodlas ytterligare när systemet för e-post ändras under våren.

Än så länge får Jenny Zander i sin inkorg all e-post som är riktad till skolan rent allmänt. Den kan komma från idrottsklubbar som vill bjuda in till turneringar, eller från studenter som vill besöka skolan för en studie till exempel. Vissa dagar kan det rör sig om uppemot hundra mejl.

Snart ska alla grundskolor i Malmö få en särskild e-postlåda för den typen av ärenden. På Lorensborgsskolan ska Eva Gröhn ta ansvar för att göra en första sortering och hantera det som kommer in.

– Det kan låta som en liten grej, men det tar någon timme och det blir ofta på kvällstid. Det är mycket tid för arbete som man inte behöver rektorsutbildning för, säger Jenny Zander.

Tjänsterna vidareutvecklas

Eva Gröhn, som närmar sig pensionsåldern, var rektor på en annan Malmöskola då hon valde att söka en av de nya tjänsterna som administrativ chef. Hon visste av egen erfarenhet hur svårt det är för rektorer att hinna med kärnuppgifter i arbetet, eftersom de måste hantera och driva så många frågor av helt annan karaktär.

– Jag ville se om man som administrativ chef kan avlasta rektorn i uppdraget och vara med att utveckla verksamheten. Är det möjligt, så vill jag vara med och känna den glädjen säger Eva Gröhn.

Hon ingår i en grupp av administrativa chefer som nu träffas på förvaltningsnivå och diskuterar hur de nya tjänsterna kan vidareutvecklas. Skolorna har både gemensamma och specifika behov.

Det är de hårda frågorna, de som skapar förutsättningar för att vardagen ska flyta på ett bra sätt.

De administrativa cheferna har också olika kompetens.

Man behöver inte alls ha varit rektor själv, betonar Eva Gröhn. Samtidigt tycker hon att hennes egna erfarenheter har varit till nytta, och även gett henne mod i den nya rollen.

Effekterna kan dröja

Lärarnas arbetssituation har inte påverkats så mycket av att Lorensborgsskolan har fått en administrativ chef, säger Elisabet Bergqvist. Hon är idrottslärare på skolan och fackligt förtroendevald för Lärarförbundet.

Medlemmarna verkar inte uppleva att rektorn nu tydligare kan ta rollen som pedagogisk ledare, säger hon.

– Det hade man kanske hoppats på, eftersom det var syftet. Men det kan ha att göra med hur vi är organiserade på skolan. Lärarnas närmaste chef är de biträdande rektorerna.

Den administrativa chefen har också bara varit på plats i ett läsår, påpekar Elisabet Bergqvist.

– Det kanske kan ta lite mer tid innan vi ser full effekt av förändringen.

Sover lugnt om natten

För Jenny Zander blir arbetsveckorna fortfarande ofta längre än 40 timmar. Hon kompenserar för det genom att ta ledigt på skolloven. Det är självklart för henne att en rektor ska ha det yttersta ansvaret för hela skolan.

Den nya organisationen ger bättre förutsättningar att ta det ansvaret, menar hon.

– Det gör att jag kan sova lugnt om nätterna.

Text: Margareta Edling, 23 april 2019

Relaterade verktyg

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

Senaste artiklar

Fri tid hos hemtjänsten i Västervik

I Västervik bestämmer hemtjänstpersonalen själva hur länge de ska vara hos de äldre. Personalens stress har minskat och de äldre är delaktiga i besluten. Alla blev nöjda när hemtjänsten började…

De går före med digifysisk vård

Numera är det lugnt i väntrummet på Ringens vårdcentral. Många patienter får istället vård via en chatt - något som har skapat stora förbättringar för både patienter och personal. Det…

”Alla har rätt till en trygg arbetsmiljö”

På jobbet gäller de regler som lagen och arbetsgivaren sätter, och alla har rätt till en trygg arbetsmiljö. Stefan Blomberg, psykolog och forskare är mycket tydlig när han pratar om…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?