Att planera scheman i verksamheter kan vara komplext. Det är därför viktigt att personer med relevant kompetens får tid att tänka över hur olika förslag och förändringar i arbetssätt och scheman kan påverka både arbetsmiljön och verksamheten. Genom att involvera medarbetare i dialogen kan de vara med och tycka till kring arbetstiderna. Det är sedan arbetsgivaren som tar beslut utifrån sitt ansvar att bemanna verksamheten.
Att jobba systematiskt handlar om att återkommande lyfta frågan om arbetstider i arbetsgruppen för att hitta gemensamma lösningar som lever upp till regler och som fungerar för alla. Vissa lösningar kan man testa direkt och utvärdera efter tid. Andra lösningar kan kräva ett djupare analysarbete innan man testar ett nytt arbetssätt eller nya scheman.
Här finns stöd för hur ni kan tänka kring förändringar av arbetstidens förläggning.
Kort om stödmaterialet
Det här är ett stöd till dig som både driver och stöttar i förändringsarbete kring arbetstidens förläggning på din arbetsplats. Förändringar genomförs bäst i samverkan. Tänk på att involvera de som arbetar med schemaläggning och de som direkt berörs av förändringen.
Målgrupp: hr, chefer och skyddsombud
Ta stöd av frågorna:
Vilka resultat vill ni se av förändringen efter en tid? Förväntas exempelvis tillbuden, sjukfrånvaron och tröttheten minska vid en förändring?
Andra positiva förväntningar så som bättre återhämtning eller ökad arbetsglädje, minskad arbetsbelastning.
Vi vill minska tröttheten i verksamheten genom att ta bort arbetspass med kort dygnsvila och även riktigt långa arbetspass. Målet är att:
Medarbetarna känner sig mindre trötta inom några veckor med det nya schemat
Medarbetarna är sjukfrånvarande i mindre grad efter ett antal månader med nya schemat
Tillbud på grund av misstag i arbetet minskar inom kort med det nya schemat.
Använd statistik över tillbud och sjukfrånvaro, medarbetarundersökningar eller andra relevanta undersökningar som görs i verksamheten för att få en nulägesbild. Ta hjälp och stöd av företagshälsovården eller annan expertresurs för att mäta exempelvis trötthet.
Ta stöd av frågorna:
Vilka risker ser vi med förändringen?
Hur sannolikt är det att riskerna inträffar och hur stora blir konsekvenserna?
Vilka åtgärder behöver vi vidta för att ta bort eller minska riskerna?
När och hur ska förändringen inklusive riskbedömningen följas upp?
En riskbedömning ska göras innan en förändring genomförs. Riskbedömningen ska vara skriftlig och ange vad som ska göras, när det ska göras, vem som är ansvarig och när det ska följas upp.
Bestäm en tydlig testperiod. När testperioden är slut utvärderar ni tillsammans hur det blev. Då vet alla att det finns en tydlig tidpunkt när det finns möjlighet att ge sina synpunkter och förslag på förbättringar.
Ta stöd av frågorna:
Vilka slutsatser kan ni dra av testperioden? Uppnådde vi förväntat resultat?
Vad har hänt och kan det finnas förklaringar till det som har hänt eller inte hänt?
Behöver vi fortsätta testa under en period?
Behöver vi skruva på något eller testa något helt annat?
När följer vi upp nästa gång?
