Kris och oro

Här finns stöd för krishantering och bemötande

Leda i kris

Som ledare har du en nyckelroll när en kris inträffar. Du behöver vara extra medveten om vikten av att kommunicera och informera samt att lyssna in eventuella behov och oro. 

Som ledare behöver du också vara lugn, sprida trygghet, ta kontroll över situationen och visa att du tar den på allvar – då bygger du tillit.

Råd på vägen

Att skapa trovärdighet och tydlighet är A och O för att klara kriser. Trovärdighet byggs genom kompetens och pålitlighet. Tänk därför på att vara öppen och ärlig, motivera olika ståndpunkter och beslut. Basera dina beslut på de fakta du har, organisationens värderingar och uppdraget för verksamheten. Ta hjälp av andra experter i frågor du själv inte har kunskap om. Allt du gör och inte gör är en del i att skapa tillit till dig som ledare.

1. Var tillgänglig och visa vägen

För att kunna jobba gemensamt mot samma mål behöver du vara tydlig och visa vägen. Lotsa din arbetsgrupp genom krisen och var lyhörd för hur medarbetarna kan bidra. Tydlighet i arbetet kan dämpa stress och oro. Var en förebild. När människor inte vet hur de ska bete sig så behöver de ledare att ta efter. Som ledare behöver du vara först med att leva som du lär. 

Det är också viktigt att du är närvarande och finns till hands för att stödja, följa upp och svara på frågor. Boka in avstämningsmöten regelbundet, både enskilda och i grupp. Måna om dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt. Fråga vad de behöver och vill – gissa inte.

2. Skapa en bild av nuläget och prioritera

I kris är det viktigare än någonsin att kunna göra adekvata bedömningar och fatta snabba beslut. Verksamheter som klarar av att ställa om och vara kreativa har störst chans att klara sig bra i osäkra tider. 

Både du som ledare och din arbetsgrupp behöver skapa en gemensam bild av nuläget i det sammanhang ni ingår i. Det är grunden för att kunna skapa samsyn i de vägval och prioriteringar som behöver göras. Utgå från nuläget för att fatta beslut om vilka prioriteringar som behöver göras och ta fram en plan över hur ni ska ta er fram genom krisen. Det skapar tydlighet och trygghet i gruppen och ett förtroende för dig som chef. 

Tips för att prioritera: 

  • Ha ett kort tidsperspektiv – nya mål kan behöva sättas i morgon. 
  • Bestäm ett fåtal saker att agera på. 
  • Fokusera på det ni kan påverka.
  • Bedöm vad som ska göras omedelbart, senare eller i nästa skede.  
  • Fokusera på det som skapar största möjliga nytta och värde. 
  • Involvera medarbetarna i prioriteringsarbetet. 
  • Tydliggör vad som ska göras, av vem, när och varför. 
  • Delegera mandat till medarbetarna att själva prioritera när det är lämpligt. 

    3. Kommunicera och återkoppla

    I kris är kommunikation en kärnverksamhet – inte en stödfunktion. Att vara transparent är alltid viktigt när man kommunicerar och särskilt under en kris. En öppen och ärlig kommunikation lägger grunden för hög trovärdighet. Trovärdighet är en förutsättning för att du ska få fram dina budskap och få människor att lyssna. Förminska inte problem, var öppen för kritik och förslag, be om ursäkt om något har gått fel.

    Redovisa så mycket som möjligt så snart som möjligt. Informera om vad som har hänt, vad som har gjorts hittills och vad som planeras framöver. Syftet är att minska oro och stabilisera, visa att läget är under kontroll, minska grogrunden för ryktesspridning och spekulationer.

    • Informera och kommunicera regelbundet
    • Skapa forum för regelbunden återkoppling
    • Tydliggör var, när och hur ofta ni utbyter information
    • Om ny information inte finns – informera om det
    • Lyft det som fungerar bra och ge positiv återkoppling

    Genom en bra dialog med dina medarbetare kan du få viktig information som blir ett stöd för dig att navigera i nuläget.

    4. Samla kompetens

    Organisationens förmåga att utnyttja befintlig kompetens och förmågan att utveckla nödvändig kompetens kan vara avgörande för hur ni klarar att ta er igenom krisen. Kompetensen kan finnas hos enskilda individer, grupper eller i organisationen som helhet.

    Inventera befintlig kompetens och gruppens styrkor. Ge dina medarbetare mandat och gör dem delaktiga i hur ni ska möta behoven vid förändring. Då tar du tillvara på mesta möjliga kompetens. Tänk i nya banor – hur kan du göra justeringar för att ännu bättre ta tillvara på dina medarbetare och det de kan och mår bra av? Genom att använda varandras styrkor och bidrag, och arbeta tillsammans kan ni nå viktiga mål. Du som ledare visar hur. I krisen behöver alla hjälpas åt.

    5. Främja återhämtning och socialt stöd

    Uppmuntra och skapa utrymme för socialt stöd och främja dina medarbetares återhämtning. Detta är särskilt viktigt om krisen blir långvarig. Prioritera återhämtningen både för dig och dina medarbetare så att ni kan vara hållbara även på sikt. Det kan handla om att skapa utrymme för att gå iväg en kort stund för att samtala med en kollega, se till att det finns fika och dryck eller en oas där man kan vara en stund för sig själv. Se till att alla vet vem de ska prata med om de inte mår bra eller om speciella behov finns.

    Var uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa och gör arbetsanpassningar vid behov, så förebygger du sjukfrånvaro och tar tillvara på arbetsförmåga. Den behövs och är värdefull. Kom ihåg att du kan ta stöd av och hänvisa till företagshälsovården vid behov.

    Läs mer om psykisk hälsa från SKR:s projekt Uppdrag psykisk hälsa.

    6. Lär i krisen

    En kris kan vara omskakande och ställa organisationen på prov. Den är ofta resurskrävande att hantera. Krisen kan samtidigt ge en möjlighet att lära sig om organisationens styrkor och svagheter. Ta vara på era lärdomar. När krisen lagt sig kommer ni att ha nytta av era insikter och upptäckter. Som ledare kan du se till att stärka och förbättra det som behövs. Kanske till och med ta med något som blir beständigt i det reguljära arbetet när krisen är över.

    Alla människor är olika och reagerar olika, inte minst i kris. Förstår ni krisens faser och hur olika människor kan reagera är det lättare att bemöta varandra på ett bra sätt.

    Möta och hantera oro

    Själva oförutsägbarheten i en kris kan skapa mycket oro. Det är normalt. Du som chef kan göra en hel del för att minska oron. Fokusera på ditt uppdrag som ledare och skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt.

    Krishantering på arbetsplatsen

    Film från Gilla Jobbet 2020 med psykolog och biolog Per Calleberg om krishantering på arbetsplatsen under coronapandemin.

    Krishantering på arbetsplatsen i coronatider

    Tips till dig som chef - så kan du hantera oro

    Ta vara på informationen som finns i oron – Är det många som uttrycker samma sak kan det vara viktig och värdefull information till dig som chef. Gör bedömningar och prioritera vad du behöver ta vidare.

    Normalisera och bekräfta – Att oroa sig är normalt, inte minst i en krissituation. Om oron tar över och blir ett hinder i vardagen är det dags att ta hjälp. Tipsa om hjälp som finns att få via företagshälsovården eller liknande. Bekräfta dina medarbetares eller grupps känslor och oro.

    Led i krisen –  Minska oron genom att leda tryggt i krisen. Ge dina medarbetare mesta möjliga koll på läget – det skapar lugn.

    Fokus på uppdraget – Låt oron ta viss plats om det behövs – men inte för mycket. Avsätt tid för en stunds oro och bryt sedan för annat. Påminn om vilket viktigt arbete du och dina medarbetare utför och hur värdefulla ni är för att verksamheten ska fungera.

    Se styrkor och erbjud stöd – Visa på olika sätt att du ser dina medarbetares styrkor och har tillit till deras kompetens. Erbjud också stöd om det behövs.

    Att tänka på vid svåra samtal

    Att agera snabbt som chef är viktigt. Här finns några medskick inför samtal mellan dig som chef och dina medarbetare.

    • Ge medarbetaren utrymme att berätta om sina tankar och känslor.
    • Bekräfta på olika sätt vad din medarbetare säger samtidigt som du behåller fokus på agendan.
    • Du behöver inte komma med råd eller lösningar direkt. Ofta är det bra att låta den andra personen ge förslag på hur situationen kan hanteras, och be om att få återkomma.

    Tips till enskilda och arbetsgruppen

    Det är normalt att känna oro – det är en del i att vara människa. När oron tar över och påverkar vår förmåga att göra ett bra jobb är det dags att ta tag i oron. Här finns tips och råd för hur du och dina kollegor kan hantera oro. Både på egen hand och tillsammans.

    Observera oron – Att skriva ner vilka orostankar du har kan vara till hjälp. Reflektera över vad oron gör med dig. Påminn dig om att oro är tankar och känslor.

    Dela dina oros-tankar – Att få uttrycka sin oro kan vara viktigt för att själv förstå oron. Det kan vara en vän eller kollega som är närvarande och lyssnar. Kom ihåg – lagom är bäst. Vad är bra att dela?

    Normalisera och bekräfta – Att känna oro är normalt och inte minst i en situation som denna. Bekräfta dina egna och andras tankar och känslor.

    Fokus här och nu – Det kan hjälpa att fokusera på andningen eller något i rummet som lugnar. Träna dig i att vara ”här och nu”. Om krisen blir långvarig kan det vara bra att utöva yoga, qi gong, mindfulness eller meditation. Fokusera på ert viktiga uppdrag.

    Sortera och värdera – Släpp det som inte går att påverka och lägg energin på det som är viktigt och som ni kan påverka. Vad i oron behöver skickas vidare till exempelvis chef?

    Sätt gränser – För mycket oro kan smitta och bli en belastning i arbetsmiljön. Bryt oron genom att prata om något annat, ta en fika, en promenad eller göra något kreativt som att sjunga, lyssna på musik eller måla.

    Värna rutiner, både på jobbet och hemma – Behåll de rutiner som fungerar på jobbet och håll dina rutiner med mat, sömn och träning.

    Fokusera på det som fungerar – Lyft något som du eller kollegan har gjort bra och påminn om något som blivit bra. Lyft något att vara tacksam över.