Färre medarbetare per chef kan ge mer närvarande ledarskap och bättre arbetsmiljö. Men bara om förändringen görs på rätt sätt. Stödfunktioner, chefskollegor och tydliga organisatoriska förutsättningar avgör om satsningen lyckas.
– Det är inte bara siffran – hur många man ansvarar för – som avgör utan också hur man valt att komma dit.
Det säger Linda Corin, forskare vid Institutet för stressmedicin, ISM i Göteborg. Hon har forskat om chefers förutsättningar i många år. I en studie har hon och hennes forskarkollegor undersökt vad som hände när man minskade antalet medarbetare per chef i vården.
Undersökningen omfattar fem vårdverksamheter på tre sjukhus i olika storlek i Västra Götalandsregionen. Regionens mål är att chefer ska ha ansvar för högst 35 medarbetare. Verksamheterna hade valt olika sätt att minska kontrollspannet: dela upp enheter, införa delat ledarskap eller lägga till en ny chefsnivå. Kontrollspann är antalet medarbetare som en chef har direkt ansvar för.
Cheferna blev mer närvarande
Resultatet visar att minskat kontrollspann gav cheferna bättre förutsättningar att vara
- mer närvarande
- mindre splittrade
- bättre på att ge stöd
Både chefer och medarbetare beskrev att arbetsmiljön blev bättre. Medarbetarna upplevde sina chefer som mer synliga och tillgängliga. De kunde lättare fånga upp problem och se medarbetares olika behov.
Delat ledarskap gav extra stöd
Men – det var olika beroende på hur förändringen genomfördes.
– Det delade ledarskapet verkar ge extra kraft och extra stöd till den individuella chefen och även bättre kvalitet i ledarskapet. Det har varit en väldig styrka i att vara två, säger Linda Corin.
Däremot kunde det vara problematiskt om en organisation delade upp enheter på ett sätt som gjorde att chefer hamnade långt från chefskollegor.
– Då blev det inte så lyckat. Behöver man göra den typen av uppdelningar behöver man tänka kring dem.
I vilka forum finns de här cheferna med då? Träffar de andra chefer? Hur bygger man närhet på ett annat sätt än rent fysiskt?
– Det är olika saker att ta hänsyn till beroende på vilken typ av organisationsstruktur man väljer, säger Linda Corin.
Stödet måste finnas kvar
Minskat antal medarbetare per chef ger heller inte så stor effekt eller uteblir helt om cheferna får sämre förutsättningar i övrigt. I Västra Götalandsregionen skulle införandet av maxtaket 35 medarbetare per chef ske inom givna budgetramar.
– Flera av verksamheterna gjorde då samtidiga förändringar, som minskad tillgång till hr eller annat stöd och då blir det ett nollsummespel.
Cheferna fick en aha-upplevelse
En lite oväntad reaktion hos vissa chefer i studien var det Linda Corin beskriver som ett halleluja-moment. ”Är det så här det kan vara att vara chef?!”
– Alltså när man verkligen får förutsättningar – är det så här bra det kan vara när man kan få tid att faktiskt se sina medarbetare. De var tvungna att se med egna ögon för att förstå att det ju var helt ohållbart förut.
Särskilt eftersom vissa av de här cheferna var skeptiska till förändringen i början och inte ville ha en organisationsförändring.
Organisationen måste möta upp så att cheferna blir rätt rustade.
Linda Corin, forskare
Vad tror du motståndet berodde på?
– Kanske en kombination av tradition i hur man alltid har gjort, status i att ha stora grupper och andra motiv för att ta på sig ledarrollen?
Hon tycker också att det märktes att cheferna ställs inför andra utmaningar än förut när de kommer närmare sina medarbetare. De behöver sätta gränser och ta tag i saker på ett annat sätt.
– Det kan ha varit bekvämt att leda lite på distans. Har man många medarbetare kan ju inte förväntningarna på ledarskapet vara så höga.
Rusta cheferna rätt
Ett viktigt medskick från Linda Corin är därför att organisationer behöver tydliggöra vad frigjord tid ska användas till om man satsar på mer närvarande chefer. Vad menar vi med ett närvarande ledarskap? Vad ska man leva upp till då?
– Organisationen måste möta upp så att cheferna blir rätt rustade, menar hon.
Visste du att...
…ett närvarande ledarskap är en friskfaktor i en organisation? Läs mer om friskfaktorn Närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap och reflektera utifrån frågor – hur är det hos er?
