Ett bra samtal handlar om att tänka högt tillsammans. Då behövs gott om tid, en öppenhet för spontanitet och ifrågasättande, menar forskaren Charlotte Lundgren, samtalsforskare och universitetslektor på Linköpings Universitet.
Charlotte Lundgren har skrivit avhandlingen ”Samarbete genom samtal”. Hon har följt en arbetsgrupp bestående av arbetsterapeut, kurator, läkare, psykolog, sjukgymnast och undersköterska på en rehabiliteringsklinik. Ett av syftena med avhandlingen var att ta reda på vad bra kommunikation är för något.
– Vi säger att det är så viktigt, men vi vet inte så mycket om vad vi menar med det. Jag ville ta reda på vad folk gör som har ett bra samtal.
Sträva mot gruppens mål
Alla pratar vi såväl privat som på jobbet. Det som skiljer ett jobbsamtal från ett privat är att vi i arbetet oftast har ett specifikt mål som vi ska nå. Det kan handla om ett beslut som ska fattas eller att vi vill nå gemensam förståelse i en viss fråga.
Charlotte Lundgren menar att eftersom en så stor mängd av vårt arbete utförs genom samtal bör vi också betrakta kommunikation som ett av våra främsta arbetsverktyg. Men vad skiljer ett bra samtal från ett dåligt? Enligt Charlotte Lundgren kännetecknas ett bra samtal av att deltagarna får ut det de vill av samtalet.
– När alla som deltar känner att deras perspektiv kommit fram och man har nått det organisatoriska målet då har man haft ett bra samtal.
För att lyckas med det krävs att man klarar av att orientera sig mot två saker samtidigt. Dels att man har kontroll på vad man själv har att bidra med i egenskap av sin roll i organisationen. Dels att man förstår att man är en grupp som har ett gemensamt uppdrag.
– Om man bara företräder sin egen åsikt och profession, missar man det överordnade syftet med samtalet och hamnar lätt på sidospår som bara tar onödig tid.
Förbered för konstruktiva samtal
Inled lite försiktigt
Det gäller också att tänka på hur man säger sin åsikt. Enligt Charlotte Lundgren ska man inte låsa upp samtalet inledningsvis genom att direkt tala om vad man tycker eller ännu värre säga ”så här är det!”. Hon menar att ett tydligt ställningstagande ofta utlöser en lika tydlig motreaktion. Ju tydligare åsikt, desto mer måste de andra investera i att gå i klinch och risken är att samtalet utvecklas till en debatt.
– I många sammanhang finns det flera olika möjligheter till lösningar och tolkningar och därför är det bättre att öppna lite försiktigt med att säga ”jag har funderat på det här, vad tycker ni andra?”.
På så sätt bjuder man upp och ställer in sina samtalspartner på att man ska ha ett eftertänksamt samtal och försöka förstå tillsammans. De man pratar med kommer att ge svar på den fråga man ställt och därefter får man möjlighet att säga sin egen ståndpunkt.
Släpp prestigen
När samtalet väl är igång är det viktigt att det finns en acceptans för inlägg, även när det är någon annan som har ordet. Charlotte Lundgren menar att det finns en idé om att alla på ett möte ska ha tänkt ut i förväg vad de ska säga. Alla får sin chans att säga sitt och sedan ska man ta ett beslut.
– Men så fungerar det inte. Självklart är det bra att man förberett sig inför mötet, men när man sätter sig och pratar lär man sig nya saker.
Det innebär en möjlighet att omvärdera sin ståndpunkt och då måste det finnas utrymme att kasta in nya tankar och åsikter. På så sätt får alla möjlighet att hänga med och ställa frågor när de inte förstår eller fylla i information när de tycker att de har något att tillägga.
– Men det gäller att tajma sina inlägg så att det inte bli en hönsgård där alla hela tiden pratar i mun på varandra. Normalt sett hör vi när någon har pratat till punkt och då fungerar det att avbryta.
Bra med samtalsledare
Till sin hjälp kan man ha en samtalsledare som kan styra upp samtalet om det skulle behövas.
– Jag menar inte att man ska ha någon som delar ut ordet hela tiden. Men om det finns många småpåvar som bara vill prata om sitt eller tar över samtalet behövs en tydlig ledning för att alla ska få ordet.
Hur strikt samtalsledning man behöver beror på hur bra orienterade gruppen är mot det gemensamma målet. En grupp som är bra orienterad behöver kanske ingen styrning alls. Då kan samtalsledarens viktigaste funktion vara att skapa en tillåtande miljö där alla känner sig avslappnade.
Om någon inte ser ut att hänga med kan samtalsledaren fråga eller föreslå att det man pratar om behöver förklaras tydligare. Genom att själv ställa sådana frågor visar hon eller han att det är okej och det bidrar till att skapa en kultur där alla vågar ifrågasätta eller säga att de inte förstår.
– Men det är också viktigt att inse att alla har ett ansvar för att skapa en bra samtalskultur. Vi har rättigheten att bli lyssnade på, men också skyldigheter. Det duger inte att knyta handen i byxfickan på ett möte och tänka att ingen lyssnar på mig. Då får man åtminstone försöka göra något åt det, till exempel säga ”stopp ett tag, hör ni inte vad jag försöker säga!”
