Snabbare, kortare och mer lättläst dokumentation. Socialsekreterare i 29 kommuner har vässat sitt skrivande i ett nationellt utvecklingsprojekt för bättre dokumentation.
– Jag kan nu lägga min tid på de utredningar och beslutsunderlag som kräver mer arbete, säger socialsekreterare Sabina Preschel.
Vad ska vi dokumentera och hur? Att skriva rakt på sak och kortfattat kräver sin övning. Och tydliga regler för vad som ska vara med. I sex län har 134 socialsekreterare för barn och unga fått öva sig i bättre dokumentation. Arbetet har letts av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och innehållit webbsändningar och lokala workshops.
– Vi har medvetandegjort hur vi skriver i dag. Deltagarna har granskat sina egna och andras texter. Är det här nödvändigt att ha med? berättar Sofia Lagar Millton, regional utvecklingsledare i Jönköpings län.
Våga sålla
Socialtjänstens barn- och ungdomsvård använder handläggnings- och dokumentationssystemet BBIC – Barns behov i centrum, som ger en struktur för hela handläggningsprocessen.
Men de uppgifter som ska dokumenteras i beslutsunderlagen inbjuder till alltför omfattande och tidsödande dubbeldokumentation.
– Som ordentlig svensk vill man gärna fylla i överallt. Och är man ny och osäker blir det ju något att hålla sig i. Men det blir för mycket text och upprepningar. Socialstyrelsen har nu förändrat BBIC och förtydligat att underlagen är ett stöd. I projektet har vi därför tagit bort en del underrubriker och tränat på att skriva mindre, berättar Sofia Lager Millton.
Bättre dokumentation spar tid
Socialsekreterarna har övat på att
- skriva journal med stöd av ingress
- skriva i punktform när det fungerar
- skriva kortfattade och sakliga beslutsunderlag
- undvika dubbeldokumentation
Och vinsterna är flera. Framför allt sparar socialsekreterarna tid på att dokumentera mer koncist och kortfattat. En vinst är också större glädje när dokumentationen känns lättare, går snabbare och ger tydligare resultat. ”Vi har återfått skrivglädjen”, beskriver någon i projektets slutrapport.
Det viktiga i fokus
– Jag har alltid tyckt att man dokumenterar väldigt mycket och får lägga otroligt mycket tid på det i stället för på det sociala arbetet, vilket skapar stress. Nu är det fokus på det viktiga. Det här har verkligen effektiviserat min dokumentation, speciellt beslutsunderlag, säger socialsekreterare Sabina Preschel på familjesektionen i Vetlanda kommun.
Vad har förbättrats?
– Jag kan nu lägga min tid på de utredningar och beslutsunderlag som kräver mer arbete. De som inte behöver arbetas med lika mycket kan avslutas snabbare. Vi använder inte alla rubriker längre och det sparar tid att skriva journal i punktform. En del kanske tycker att det är svårt men det funkar för mig.
Det här har verkligen effektiviserat min dokumentation.
En fördel är också att dokumentationen blivit tydligare för klienterna, vilket underlättar socialsekreterarnas kontakt med dem. Projektet har dessutom verkat utbildande i sig eftersom all lagstiftning för dokumentation har gåtts igenom grundligt.
Börja med lättare ärenden
I Jönköpings län deltog, förutom Vetlanda kommun, även Nässjö och Jönköping. I Nässjö kommun deltog socialsekreterare som skriver de tyngsta ärendena, alltså komplexa ärenden om exempelvis placeringar och tvångvård.
– De har sett mer problem och svårigheter i projektdeltagandet eftersom sådana ärenden behöver mer dokumentation, medan Jönköping och Vetlanda tyckt att det passat bra in i deras arbete, berättar Sofia Lager Millton.
Våga förändra skrivsättet.
Hennes tips till andra kommuner är därför att börja utveckla bättre dokumentation för de mindre komplexa ärendena.
– Det handlar om att man ska våga förändra skrivsättet. Sedan kan det spilla över på svårare ärenden. Vi hoppas kunna använda SKL:s utbildningsstöd till alla våra andra kommuner, som inte var med i projektet.
Fotnot: SKL erbjöd 2018-2019 en kostnadsbelagd webbutbildning som byggde på projektets resultat, med webbföreläsningar och praktiska övningar. Andra kommuner, runt 140 stycken, kunde därmed utveckla sin dokumentation på samma sätt som inom projektet.