Sittande kvinna skriver på laptop, bättre dokumentation för socialsekreterare.

Socialsekreterare inom barn- och ungdomsvården dokumenterar mycket. Genom att öva sig i bättre dokumentation har deltagare i ett projekt kunnat snabba upp och korta ner sitt skrivande.

Foto: Pexels

Vinn tid med nytt sätt att skriva

Snabbare, kortare och mer lättläst dokumentation. Socialsekreterare i 29 kommuner har vässat sitt skrivande i ett nationellt utvecklings­projekt för bättre dokumentation.
– Jag kan nu lägga min tid på de utredningar och beslutsunderlag som kräver mer arbete, säger socialsekreterare Sabina Preschel.

Vad ska vi dokumentera och hur? Att skriva rakt på sak och kortfattat kräver sin övning. Och tydliga regler för vad som ska vara med. I sex län har 134 socialsekreterare för barn och unga fått öva sig i bättre dokumentation. Arbetet har letts av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och innehållit webbsändningar och lokala workshops.

Porträtt Sofia Lager Millton, bättre dokumentation socialsekreterare.

– Vi har medvetandegjort hur vi skriver i dag. Deltagarna har granskat sina egna och andras texter. Är det här nödvändigt att ha med? berättar Sofia Lagar Millton, regional utvecklings­ledare i Jönköpings län.

Våga sålla

Socialtjänstens barn- och ungdomsvård använder handläggnings- och dokumentations­systemet BBIC – Barns behov i centrum, som ger en struktur för hela hand­läggnings­processen.

Men de uppgifter som ska dokumenteras i besluts­underlagen inbjuder till alltför omfattande  och tidsödande dubbel­dokumentation.

– Som ordentlig svensk vill man gärna fylla i överallt. Och är man ny och osäker blir det ju något att hålla sig i. Men det blir för mycket text och upprepningar. Social­styrelsen har nu förändrat BBIC och förtydligat att under­lagen är ett stöd. I projektet har vi därför tagit bort en del under­rubriker och tränat på att skriva mindre, berättar Sofia Lager Millton.

Bättre dokumentation spar tid

Socialsekreterarna har övat på att

  • skriva journal med stöd av ingress
  • skriva i punktform när det fungerar
  • skriva kortfattade och sakliga beslutsunderlag
  • undvika dubbeldokumentation

Och vinsterna är flera. Framför allt sparar socialsekreterarna tid på att dokumentera mer koncist och kortfattat. En vinst är också större glädje när dokumentationen känns lättare, går snabbare och ger tydligare resultat. ”Vi har återfått skrivglädjen”, beskriver någon i projektets slutrapport.

Det viktiga i fokus

– Jag har alltid tyckt att man dokumenterar väldigt mycket och får lägga otroligt mycket tid på det i stället för på det sociala arbetet, vilket skapar stress. Nu är det fokus på det viktiga. Det här har verkligen effektiviserat min dokumentation, speciellt beslutsunderlag, säger socialsekreterare Sabina Preschel på familjesektionen i Vetlanda kommun.

Vad har förbättrats?
Porträtt Sabina Preschel, bättre dokumentation socialsekreterare.– Jag kan nu lägga min tid på de utredningar och beslutsunderlag som kräver mer arbete. De som inte behöver arbetas med lika mycket kan avslutas snabbare. Vi använder inte alla rubriker längre och det sparar tid att skriva journal i punktform. En del kanske tycker att det är svårt men det funkar för mig.

Det här har verkligen effektiviserat min dokumentation.

En fördel är också att dokumentationen blivit tydligare för klienterna, vilket underlättar socialsekreterarnas kontakt med dem. Projektet har dessutom verkat utbildande i sig eftersom all lagstiftning för dokumentation har gåtts igenom grundligt.

Börja med lättare ärenden

I Jönköpings län deltog, förutom Vetlanda kommun, även Nässjö och Jönköping. I Nässjö kommun deltog socialsekreterare som skriver de tyngsta ärendena, alltså komplexa ärenden om exempelvis placeringar och tvångvård.

– De har sett mer problem och svårigheter i projektdeltagandet eftersom sådana ärenden behöver mer dokumentation, medan Jönköping och Vetlanda tyckt att det passat bra in i deras arbete, berättar Sofia Lager Millton.

Våga förändra skrivsättet.

Hennes tips till andra kommuner är därför att börja utveckla bättre dokumentation för de mindre komplexa ärendena.

– Det handlar om att man ska våga förändra skrivsättet. Sedan kan det spilla över på svårare ärenden. Vi hoppas kunna använda SKL:s utbildningsstöd till alla våra andra kommuner, som inte var med i projektet.

SKL erbjuder en kostnadsbelagd webbutbildning som bygger på projektets resultat, med webbföreläsningar och praktiska övningar. Andra kommuner kan därmed utveckla sin dokumentation på samma sätt som inom projektet.

Text: Jeanette Neij, 01 oktober 2018

Relaterade verktyg

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

Senaste artiklar

Här får de ny energi under arbetsdagen

TEMA ÅTERHÄMTNING Boosta energi på arbetstid – hur gör man det? Åhus vårdcentral satsar på återhämtande aktiviteter. – Sammanhållningen är allra viktigast, säger sekreterare Margurite Magnusson. Ta del av deras…

Vinn tid med nytt sätt att skriva

Snabbare, kortare och mer lättläst dokumentation. Socialsekreterare i 29 kommuner har vässat sitt skrivande i ett nationellt utvecklings­projekt för bättre dokumentation. – Jag kan nu lägga min tid på de…

Luleå lär av föräldrars klagomål på skolan

Alla skolor ska ha rutiner för att hantera klagomål från föräldrar. Tydliga rutiner är bra för både verksamheten och arbetsmiljön. I Luleå arbetar barn- och utbildningsförvaltningen systematiskt för att lära…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • OSA-kollen

    Jobba tillsammans med organisatorisk och social arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

en liten flicka tittar fram under locket på en låda full med hinkar och spadar. Förskolemiljö utomhus i bakgrunden.

Nära till chefen viktigt i förskolan

Närvarande chefer, tillräcklig bemanning och bra vardagsrutiner är viktigare än förskolans pedagogik. Det visar forskare i Umeå som har studerat...