Kliniksamordnaren Lena Kempe införde ett nytt schema när två kliniker slogs ihop till en. Tandläkare Carl Holmberg känner sig piggare idag, när han kan styra mer över sin egen arbetstid.

Kliniksamordnaren Lena Kempe införde ett nytt schema när två kliniker slogs ihop till en. Tandläkare Carl Holmberg känner sig piggare idag, när han kan styra mer över sin egen arbetstid.

Foto: Birgita Klepke

Nytt schema minskade stressen i folktandvården

Tvåskift, lördagsjobb och längre öppettider. Arbetsorganisationen vid Folktandvården Lilla Torget låter inte automatiskt som en god arbetsmiljö. Men efter fem år har verkligheten bevisat motsatsen. Koncentrerade kliniska arbetspass och egen ansvarstid gör att ingen vill ha tillbaka sina gamla scheman.

År 2010 slogs två tandläkarmottagningar i Linköping samman till en. För kliniken på Repslagaregatan 25 innebar det ytterligare cirka 25 anställda, samtidigt som tjugo behandlingsrum reducerades till tio. En ekvation som krävde både ny organisation och nytt arbetsschema.

För kliniksamordnare Lena Kempe innebar situationen också en chans att införa sitt ”drömschema”; tvåskift med kliniskt arbete sex timmar måndag till fredag och var fjärde lördag (se faktaruta). Övriga arbetsuppgifter sköter var och en på så kallad ”ansvarstid” före eller efter det kliniska passet.

Det känns som att jobba deltid eftersom jag kan träna eller handla utan att ta ledigt

Framförhållningen är två månader och Lena Kempe samlar alla Excel-ark i en tjock pärm, där rosa, ljusblå och gröna markeringar skapar överblick. Personalens närvaro registreras via en digital stämpelklocka.

– Forskningen visar att medarbetare i allmänhet vill ta ansvar och kunna påverka sin arbetstid. Hos oss vet alla vad de ska göra och ser till att det blir gjort, säger hon.
Såvitt hon vet är Folktandvården Lilla Torget ensam om systemet och många kollegor har besökt kliniken för att se och lära.

Nya schemat gör att man slipper stressa

Klockan två på eftermiddagen sitter tandläkaren Carl Holmberg i ett av klinikens två skrivrum och konsulterar en kollega. Han har jobbat med patienter sedan sju i morse och därefter ätit lunch. Nu ska han föra in några journalanteckningar innan han går hem för dagen. Kanske väljer han också att träna ett pass innan det blir alltför trångt i gymmet.
Carl Holmberg var med under omorganisationen år 2010 och minns att han, liksom många andra, oroade sig för hur det skulle bli.

– Idag har inga av våra farhågor besannats och såvitt jag vet vill ingen ha tillbaka det gamla sättet att jobba, säger han och får medhåll av tandsköterskan Mia Pilgaard som är skyddsombud för fackförbundet Vision.

Carl Holmberg är 36 år och hade tidigare ofta ont i axlar och rygg när han kom hem från jobbet. Idag arbetar han med patienter sex timmar i sträck – och känner sig mycket piggare.

– Ansvarstiden gör att jag slipper stressa. De få administrativa timmar i veckan som vi hade tidigare räckte sällan och det var frustrerande att vänta en hel vecka till nästa tillfälle.

Resultatet blev ständiga diskussioner med arbetsgivaren om mertid och övertid, intygar Lena Kempe som vet att många jobbade över på kvällarna för att hinna med.

Ansvarstid planeras efter egna behov

Alla som arbetar på Folktandvården Lilla Torget väljer själva när de vill göra sina ansvarstimmar. Ansvarstiden räknas som arbetstid och arbetet måste ske i klinikens lokaler. Medarbetarna måste också bära arbetskläder.

– Förutom att vi måste ha tillgång till journalsystemet, finns vi till hands om en kollega behöver akut hjälp, säger Lena Kempe.

Under ansvarstiden har alla möjlighet att flexa upp till 20 timmar.

– Om någon flexar eller tar ledigt ett kliniskt arbetspass förutsätter jag att hon eller han sätter upp motsvarande patienttid en annan dag, säger Lena Kempe och konstaterar att det hittills har fungerat utmärkt.

Liksom många andra njuter hon av sina två sovmorgnar i veckan. Och av möjligheten att sluta tidigt två andra dagar.

– Det känns som att jobba deltid eftersom jag kan träna, handla eller gå till frissan – utan att ta ledigt. Ibland blir det långlunch eller en eftermiddagsbio.

Andra medarbetare som pendlar från Tranås – en timmes resväg härifrån – uppskattar att vara hemma medan det är ljust några dagar i veckan under vinterhalvåret.

Måste prova för att upptäcka fördelarna

Lena Kempe har jobbat med schemaläggning i 17 år och vet att de flesta som berörs först bara ser det negativa. Hon vet också att fördelarna oftast märks när man provat.

– Lördagarna, som många fasade för, visade sig till exempel vara en lättsam arbetsdag men mindre stressade patienterna och lite av ”fredagskänsla”.

Hon menar också att den som vill förändra måste vara beredd att justera det som inte fungerar.

När den nya organisationen infördes år 2010 lade hon först ut klinisk tid mellan klockan 10.00 och 19.00 eller mellan klockan 07.00 och 16.00 en dag i veckan. Det innebar att rummen stod oanvända tre timmar per dag och kliniken anställde snart fler vårdgivare för att kunna använda alla rum effektivt.

Från början anpassade Lena Kempe schemat efter vilka kvällar personalen ville jobba, men efter två månader insåg alla att det inte fungerade. Bland annat visade det sig att en tandläkare kunde ha fem olika sköterskor på en vecka.

Nästa schema anpassade Lena Kempe därför mer till verksamheten än till individen vilket, enligt henne, var en viktig process för att ”få alla att förstå konsekvenserna av att ta för mycket hänsyn till privata önskemål”.

Uppskattar flexibiliteten

Från början omfattade schemat bara tandläkare och tandsköterskor, men när tandhygienisterna såg hur väl det fungerade ville de också vara med.
Idag omfattar det samtliga 48 anställda – inklusive klinikchefen Åsa von Post:

– Som chef uppskattar jag att vi utnyttjar lokalerna effektivt med ökad tillgänglighet för våra patienter. Som tandläkare och småbarnsmamma uppskattar jag flexibiliteten som med lite pussel ofta gör det möjligt att korta dagarna på förskolan eller kunna dela vab-dagarna med maken.

Liksom Lena Kempe trodde hon att många skulle uppfatta det oregelbundna schemat som en nackdel. Men det blev tvärtom.

– Många unga vill jobba flexibelt och rörligt och idag är arbetsorganisationen en tillgång i vår rekrytering.

Så här jobbar de på Folktandvården i Linköping

Klinisk arbetstid:

  • Måndag till torsdag 07.00–13.00 eller 13.00–19.00
  • Fredagar 07.00–13.00 eller 13–17.00
  • Var fjärde lördag 08.00–14.00

Ansvarstid:

  • Den tid då var och en sköter sina övriga arbetsuppgifter, till exempel dokumentation. Ansvarstiden bestämmer man själv över.
Text: Birgita Klepke, 15 september 2015

Senaste artiklar

Rektorn som tar hand om föräldrarnas skäll

Till personalen accepterar vi enbart hövliga samtal. Det är skolledaren Mikael Lindbergs budskap till elevernas föräldrar. Den som är arg och behöver skälla på någon får ringa till rektorn. Samtal…

Allt fler rehabkoordinatorer i primärvården

Den som blir sjukskriven för stressrelaterade besvär behöver ofta stöd för att komma tillbaka till jobbet. På allt fler vårdcentraler inrättas nu rehabkoordinatorer för att samordna de insatser som kan…

Trygghetsarbete i vården vid gängkriminalitet

En uppgörelse mellan kriminella gäng. Ett skott eller knivhugg. SOS får alarm, skickar ambulans. Kanske dumpas den skadade vid akuten. Vårdpersonalen vet – det här kan bli stökigt, till och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Video

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Video

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?