Dans på morgonmötena och personliga scheman – det är nu verklighet i hemtjänsten i stadsdelen Frölunda-Askim-Högsbo i Göteborgs stad. Här arbetar chefer och medarbetare med stadens handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön. Tillsammans har de förvandlat den till aktiviteter som ska minska sjukfrånvaron och öka trivseln.
I en stor enplansbyggnad i rött tegel har Frölunda hemtjänstcentral sina lokaler i stadsdelen Frölunda-Högsbo-Askim. Stadsdelen är en del av Göteborgs stad, består av ungefär 50 000 invånare och servas av ytterligare två hemtjänstcentraler.
Inuti byggnaden ger de breda korridorerna intrycket av att vara i en skola, men utan elever. Käty Olsson som är enhetschef inom hemtjänsten har sitt ljusa kontor utmed en av korridorerna. Hon berättar att huset mycket riktigt var en gymnasieskola, men idag använder annan kommunal verksamhet den i stället.
Utöver kontor finns här också lunchrum och mötesrum för hemtjänstpersonalen som jobbar i området.
— Vi brottas bland annat med hög sjukfrånvaro och det påverkar arbetsdagen för övriga i personalen. När någon är borta måste vi planera om. Det gör att andra får hoppa in eftersom allt inte alltid går att täcka med vikarier, säger Käty Olsson.
Handlingsplan ska förbättra arbetsmiljön
Sedan våren 2016 har en handlingsplan för hela Göteborgs stad tagits fram för att göra arbetet inom hemtjänsten mer attraktivt. I planen ingår att förbättra arbetsmiljön så att medarbetarnas hälsa stärks. Den ska också förebygga ohälsa, både fysisk och psykosocial. Även att förbättra chefers förutsättningar att kunna vara bra chefer ingår. Handlingsplanen tar upp olika prioriterade områden att jobba med, men varje arbetsteam bestämmer själva vilket område som är viktigast för dem.
I Käty Olssons grupp har medarbetarna ägnat två planeringsdagar åt att fundera över framtiden. I brainstormingövningar fick de först fundera över vad de har på sin arbetsplats idag som de inte vill ha i framtiden. Förslagen skrevs post it-lapparna och sedan fick alla vara med och välja ut det de minst önskade genom att sätta ut prickar på sex av lapparna. Det skapade en lista över vad gruppen uppskattade minst på arbetsplatsen.
Efter det fick de föreställa sig hur de vill ha det i framtiden, i den allra bästa av världar. Här fick de släppa loss och verkligen vara kreativa. Personalen delades in i grupper där varje grupp fick välja ut vad de allra helst önskade och illustrera det med ett kort skådespel.
Bestämde tid för reflektion
— Till sist fick vi titta på alla de förslag som kommit fram under de två dagarna och fundera över vad som går att förändra på en gång. Det fanns en stor kreativitet och engagemang bland medarbetarna och det kom fram en massa bra idéer, säger Käty Olsson.
Frida Samsonovits är en av medarbetarna som var med på framtidsverkstaden. I den grupp som hon var med i pratade de mycket om teamkänsla och hur de kan skapa det. En av de saker som hon och hennes kollegor vill ha mer tid till, är att diskutera sitt jobb. Deras förslag blev att avsätta en timme varje vecka till reflektion i grupp.
Redan nu ser vi att de anställda upplever en ökad delaktighet.
— För det mesta jobbar vi ensamma så det är nästan bara vid lunchtid vi träffas och kan talas vid, och då rör sig samtalet oftast runt jobbet trots att rasten är obetald arbetstid. Reflektionsgrupperna är en väg bort från det. Om vi kan träffas då och då i organiserad form och lufta problem och utbyta erfarenheter så kanske vi kan försöka släppa jobbet på rasten.
Nu bestämde de en fast tid i veckan och satte ihop en lista över ämnen att ta upp på mötena.
Gymnastik på morgonmötena
Det andra fokusområdet ur handlingsplanen som de vill arbeta med är friskvård. Frida Samsonovits hemtjänstteam brottas med hög sjukfrånvaro och har som ett av två team i Göteborgs stad blivit utvalda att i ett pilotprojekt få träna tillsammans två timmar i veckan på arbetstid. Men de pratade även om att införa rörelse dagligen som ett sätt att kombinera fysisk aktivitet med att skapa sammanhållning.
— En annan sak vi började med direkt efter planeringsdagarna var att införa morgongymnastik på våra morgonmöten. Någon sätter på en låt på mobilen och så avslutar vi med fem minuters övningar. Det är så lätt att tänka att man inte hinner, men gemensamt kan vi göra det till en vana, .säger Frida Samsonovits.
Askims hemtjänstgrupp har också lagt mycket tid på handlingsplanen. Solveig Fors är enhetschef där. I hennes arbetslag ville medarbetarna framför allt öka tryggheten och kunna påverka sin arbetsdag.
Att ofta gå till jobbet utan att veta vart och till vem man ska gå, var något som många blev stressade av och det skapade otrygghet.
Individuella scheman ökar tryggheten
— Under några veckors tid diskuterade vi på våra arbetsplatsträffar om vad det här med trygghet betydde för var och en. Alla fick skriva ner vad de tyckte var viktigt på post it-lappar som sattes upp på stora ark. Det område som flest tyckte var viktigast i mitt team var önskan om att kunna påverka sina arbetstider, säger Solveig Fors.
I personalens schemasystem kan alla kan lägga in hur de vill jobba, men vissa regler måste de följa om hur många kvällar och helger var och en ska jobba. Förut fick de bara schema för fyra veckorna i taget. Många vill veta hur de ska jobba längre fram än så, för att planera för storhelger och semestrar.
— Nu har vi infört individuella scheman. Alla får fundera över vad som passar just dem och deras liv. Några vill bara jobba helger eller kvällar medan andra bara dagtid eller variera. För att klara bemanningen har vi två vikarier och så utvärderar vi hur detta faller ut. Redan nu efter några månader ser vi att de anställda upplever en ökad delaktighet, säger Solveig Fors.
Frida Samsonovits är noga med att understryka att det inte räcker med enbart några träningstimmar eller möten för att minska sjukfrånvaro och förbättra arbetsmiljön, utan att detta är en pusselbit bland andra.
— Vi i vår grupp är måna om att den här satsningen blir bra, för om det blir goda resultat kan det sprida sig till andra.